Можете ли вы подсчитать часы, потраченные на электронные письма в этом месяце? Как насчет этой недели или даже сегодня? Я почти уверен, что вы не можете.
В водовороте нашей офисной и личной жизни электронная почта стала краеугольным камнем нашей повседневной деятельности, как хорошо, так и плохо. Тратить бесчисленные часы на проверку электронной почты стало привычкой, укоренившейся в нашем подсознании. Проверка и управление электронной почтой может стать провалом практически для всех.
В 2013 году типичный пользователь корпоративной электронной почты отправляет и получает около 115 электронных писем; это примерно 2,5 часа каждый день, которые тратятся только на их написание. Это не оставляет «типичному корпоративному пользователю электронной почты» много времени, чтобы сделать что-нибудь еще, и поэтому мы должны научиться лучше обрабатывать электронную почту.
«Наша главная задача - определить, в чем заключается наша работа». Питер Друкер
Имейте в виду, что электронная почта - это всего лишь инструмент для выполнения вашей работы; он не предназначен для замены ваших должностных обязанностей и целей.
Измерение и отслеживание ваших привычек электронной почты обеспечит столь необходимую структуру, а поскольку мы имеем дело со значительной частью вашего дня, это также повысит вашу продуктивность.
Мы можем начать с самыми лучшими намерениями, но если мы не будем иметь дело с некоторыми «скрытыми» силами, битва не будет выиграна. Есть несколько вещей, которые вам нужно знать о своих привычках к электронной почте - вещи, которые не полностью находятся под вашим контролем
Сила №1: Наш мозг ящерицы
Есть часть нашего мозга, которая всегда стремится к совершенству. Он ведет к дотошному поведению и, в конечном счете, заставляет нас тратить непропорционально много времени на задачи, которые иногда тривиальны по своей природе - наш мозг ящерицы.
“Мозг ящерицы находится в состоянии повышенной готовности, чтобы убедиться, что все в порядке. Мозг ящерицы не успокоится, пока не узнает, что мы всем нравимся, что никто не обижается, что все графики идут вверх и вправо, и будущее обеспечено. Но, конечно, будущее (и настоящее) не идеально. Этого не может быть». Сет Годин
Кстати, именно поэтому мы помечаем письма как непрочитанные. Мы хотим, чтобы условия были идеальными, когда мы открываем нашу электронную почту, а «здесь и сейчас» никогда не бывает идеальным, поэтому, возможно, позже. Постарайтесь понять, условия никогда не будут идеальными, поэтому вам придется заставить все работать на вас. Вот почему вы никогда не должны открывать электронное письмо и помечать его как «непрочитанное». убедитесь, что вы коснулись его только один раз и обработали его (приходит к вам от Мастера GTD - Дэвид Аллен).
Сила номер 2: FOMO - Страх упустить выгоду
Страх упустить что-то, или FOMO, - это поведение, которое мы культивировали годами эволюции. Эволюция посредством естественного отбора отдала предпочтение «гену FOMO» и продвинула его вверх по лестнице, потому что охотник-собиратель с FOMO - лучший охотник-собиратель. Любопытство и потребность пожинать как можно больше наград привели нас к этому моменту времени, но, увы, в наши дни FOMO также не служит нам.
FOMO - одна из основных причин, по которой мы открываем электронные письма сразу после их получения. Наши смартфоны (или, возможно, я должен называть их как-то иначе) даже помогают отвлекать нас звуками и мигающими огнями каждый раз, когда приходит новое электронное письмо или текстовое сообщение. Текстовые сообщения Yes - это просто еще одна форма электронной почты - название меня не обманывает.
Конечно, вы, вероятно, говорите себе, что это просто ваш способ лучше справляться со своими задачами. Но вы не понимаете, что ничем не управляете! Ваши электронные письма и тексты управляют вами! Это может быть ключевой причиной срыва сроков, невозможности установить приоритеты и невыполнения задач, что в конечном итоге может помешать вам хорошо спать по ночам, т.е.е. эффект Зейгарник.
Вот почему вам нужно запланировать открытие электронных писем в течение определенного периода времени и не более двух-трех раз в день.
Сила номер 3: Депрессия
Да, я сказал этодепрессия. Исследование, опубликованное в 2011 году Шрирамом Челлаппаном из Университета науки и технологий штата Миссури, показывает, что люди, страдающие депрессией, очень активно пользуются электронной почтой.
«Участники исследования с депрессивными симптомами, как правило, очень активно пользовались электронной почтой. Возможно, этого и следовало ожидать: исследования психологов Джанет Морахан-Мартин и Филлис Шумахер показали, что частая проверка электронной почты может быть связана с высоким уровнем тревоги, которая сама по себе коррелирует с депрессивными симптомами». Шрирам Челлаппан NYTimes 12.06.
Это не означает, что если вы часами тратите часы на электронные письма, вы страдаете от депрессии; это означает, что люди, страдающие депрессией, как правило, проводят больше времени за электронной почтой. Почему? Потому что вы можете искать способы поднять себе настроение, и ваш мозг помнит, чем занять вас в погоне за онлайн-счастьем.
Что еще хуже, в настоящее время мы также оказываемся в окружении факторов окружающей среды, влияющих на нашу способность обрабатывать электронные письма, таких как увеличение потребления электронной почты через мобильные устройства, что увеличивает количество времени, которое мы тратим на электронные письма.
Добавьте к этому неудовлетворенный мозг ящерицы, тенденцию FOMO и вышеупомянутый эффект Зейгарник, и вы получите одну депрессивную смесь, которая усугубляет положение людей, уже страдающих от депрессии, так что будьте осторожны.
Историческая статистика показывает, что количество электронных писем, которые мы обрабатываем ежедневно, будет только увеличиваться по мере развития технологий, которые бросают нам физические и умственные нагрузки. Подготовка и изучение способов более эффективной и организованной обработки электронной почты является обязательным условием, если мы хотим быть более продуктивными!