Как человек, который тратит свои дни на проектирование офисов и организацию офисного ремонта, я знаю, каково это чувствовать, что я теряю контроль над своими повседневными задачами. В эпоху, когда люди из разных отраслей должны одновременно управлять несколькими клиентами, важными работами и более мелкими задачами, организация - это все. Это особенно верно, если учесть, насколько вырос уровень стресса на рабочем месте с начала рецессии.
Несмотря на то, что уровень отсутствия на работе снизился, 40% работодателей недавно сообщили об увеличении стресса на рабочем месте. Это сопряжено со своим собственным набором проблем, поскольку сотрудники приходят на работу нездоровыми и непродуктивными, и даже рискуют получить серьезные проблемы с сердцем.
Полное избавление от стресса в течение рабочего дня не является роскошью для многих людей, но я обнаружил, что существует множество способов оптимизировать свои повседневные задачи, чтобы привести себя в порядок и начать снижать уровень стресса..
Делегирование не равно лени
Я часто с ужасом смотрю на свой пугающий список дел. Независимо от того, сколько задач мне удается отметить, другие появляются, чтобы заменить их почти сразу, а это означает, что я постоянно в пути и изо всех сил пытаюсь распределить свое время.
Если это звучит знакомо, вы, возможно, также испытали чувство, что это ваша работа, поэтому вы должны выполнить ее в одиночку, и, если вы так хороши в своей работе, как вы думаете, вы не должны отставать. Это не может быть дальше от истины. Даже лучшие из нас иногда стараются не отставать от быстро меняющегося мира современной работы, поэтому не бойтесь делегировать определенные задачи другим.
Разделите нагрузку со своей командой
Если вы, как и я, являетесь старшим членом своей команды, я считаю, что передача более простых задач младшим членам команды может снять удивительное количество давления. В моем случае это работа в Photoshop, простая работа над 2D-планом и поиск изображения продукта, но мелкие задачи в любой отрасли - это те, которые откладываются на потом, накапливаются без вашего ведома, а затем вырисовываются из мрака с напряжённой местью. как раз тогда, когда вы думаете, что все сделано. Кроме того, я считаю, что они лишают рабочий день удовольствия, поэтому сохранение более сложных и творческих задач для себя - это идеальный способ вернуть интерес к своей работе.
Разделите нагрузку с фрилансерами
Теперь я понимаю, что не у всех есть преимущество возглавлять или работать в команде, но все же есть способы делегировать свои черные задачи.
Upwork и Amazon Mechanical Turk - отличные веб-платформы, где вы можете предлагать задания тысячам фрилансеров, которые будут выполнять их от вашего имени. Эти фрилансеры, очевидно, требуют оплаты, но ставки удивительно доступны и более чем окупают время, которое они высвободят в вашем плотном графике.
Списки - ваш лучший друг
Если вы работаете в роли, где ваши задачи постоянно меняются и добавляются, отслеживать их необходимо для организации ваших мыслей и не забывать об определенных работах. Я считаю, что лучший способ сделать это - составить списки.
Если вы, как и я, особенно забывчивы, вы будете полагаться на списки дел, чтобы следить за своей работой и сохранять концентрацию в течение дня. Вы также можете обнаружить, что теряете свои списки бумаг среди остальных документов, окружающих вашу рабочую станцию, поэтому я решил поделиться своим любимым маленьким организационным приложением.
Представляем Wunderlist
Wunderlist - это онлайн-список дел, который на самом деле довольно «чудесный». Помимо простого ввода задач, он дает вам возможность отслеживать и организовывать свою рабочую нагрузку на более глубоком уровне.
Вы можете устанавливать сроки выполнения своих задач и устанавливать напоминания, которые будут срабатывать, когда вы приближаетесь к крайнему сроку, перетаскивать задачи в порядке срочности, добавлять подзаметки к задачам, делиться своими списками дел с другим членам команды или коллегам по работе и даже делегировать им задачи. Существует даже приложение Wunderlist для мобильных устройств и планшетов, так что вы можете добавлять задачи в свои списки во время совещаний на лету. Великолепно, если вам сложно запоминать очки действия!
Один из моих любимых способов организации задач Wunderlist - это списки, созданные для каждого конкретного клиента или проекта. Таким образом, мне не приходится сталкиваться с путаницей одного длинного списка задач или страхом, который может возникнуть из-за того, что большое количество разных задач сгруппировано вместе.
Управляйте своей электронной почтой, не позволяйте ей управлять вами
Первое, что я делаю, когда прихожу на работу, это включаю компьютер и проверяю электронную почту. Плохая новость заключается в том, что вместо того, чтобы иметь несколько ответов и пару действий в задачах Wunderlist, я часто сталкиваюсь с двузначными суммами, требующими решения «как можно скорее!»
Хотя вы можете войти в свою электронную почту, чтобы просто проверить ее, прежде чем приступить к основной части своей работы, реальность такова, что электронные письма могут отнимать много времени, если ими неправильно управлять. Однако независимо от того, имеете ли вы дело с парой требовательных клиентов или с большим количеством клиентов одновременно, вы можете кое-что сделать, чтобы восстановить контроль над своим почтовым ящиком.
Отметить вещи, которые могут подождать
Не чувствуйте себя обязанным действовать сразу по каждому электронному письму. Если что-то не является очень срочным, я всегда помечаю электронные письма, которые можно должным образом прочитать или обработать позже. Я использую эту технику с важными электронными письмами, а не со срочными, потому что существует различие между «важным» и «срочным». Определите, какие проблемы и запросы классифицируются как срочные в вашей компании, и у вас уже будет некоторая формула для лучшего управления электронной почтой.
Организуйте свою почту с помощью папок
Дело не только в огромном количестве электронных писем, которые съедают ваш рабочий день, но и в разнообразии мест, откуда они приходят. От ваших различных клиентов и коллег до дополнительных учетных записей электронной почты, которыми вы управляете в одном и том же клиенте, все они могут потеряться среди новой корреспонденции от другого, прежде чем вы об этом узнаете.
Вместо того, чтобы пытаться вспомнить, когда вы получили каждое письмо, и испытывать все больший стресс, когда не можете его найти, создайте разные папки, чтобы отслеживать электронные письма, относящиеся ко всему, от разных клиентов до разных задач и проектов - чего бы это ни стоило. приоритет в вашей отрасли.
Стань одним из тех людей, до которых невозможно достучаться
Я собираюсь немного поспорить и порекомендую вам обрабатывать ваши электронные письма 20-40-минутными пакетами примерно 2-3 раза в день, а в остальное время держать почтовый клиент закрытым. Я имею в виду закрытый, а не просто свернутый.
Первую неделю тестирования я провел в состоянии паники, тем более, что у меня есть клиент, который делает то же самое и, как результат, это убийство! Тем не менее, теперь это обычная часть моего рабочего дня, и я считаю, что это дает мне гораздо больше свободы. Полное исчезновение ваших электронных писем на какое-то время может быть огромным грузом для ума и дает вам свободу просто выполнять свои задачи без этой вкладки электронной почты, скрывающейся в уголке вашего глаза!
С таким большим стрессом, который окружает современное рабочее место, которое не может исправить даже самый вдохновляющий дизайн офиса, сотрудники должны взять свои препятствия и запугивания в свои руки. Все дело в организации и перспективном планировании, и я надеюсь, что, внедрив эти процессы в свой рабочий день, вы почувствуете себя максимально упорядоченным и свободным от стресса. Я точно знаю!
Есть ли у вас какие-нибудь собственные советы, которые можно добавить в мой список? Оставьте их внизу; Я бы хотел их попробовать!