Знаете ли вы, что средний офисный работник продуктивно работает только два часа и 23 минуты в день?[1] При восьмичасовом рабочем дне офисные работники тратят в среднем пять часов и 37 минут в день, что составляет более половины рабочего часа. Это представляет собой значительную ежедневную потерю времени!
Чувство непродуктивности может вызвать у вас чувство разочарования и вины. Вы словно застряли в зыбучих песках - чем больше вы пытаетесь выбраться, тем глубже погружаетесь. Когда напряженный день подходит к концу, вы задаетесь вопросом, куда ушло все время и почему вы не смогли добиться большего.
Но дело не только в том, что вы чувствуете себя непродуктивно. Истинная опасность непродуктивности заключается в цикле нехватки времени, который она порождает. Когда вы непродуктивны, вы находитесь в состоянии постоянного подавления. Казалось бы, слишком много дел нужно сделать за слишком короткое время, и у вас остается чувство срочности, которое никогда не уходит.
В этой статье мы рассмотрим причины непродуктивности и предложим действенные шаги, которые вы можете предпринять, чтобы вернуть свое время. Являетесь ли вы занятым профессионалом или просто хотите максимально эффективно использовать каждый день, вы найдете ценные идеи и стратегии, которые помогут вам выйти из колеи продуктивности.
Почему вы чувствуете себя непродуктивно?
Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных причин, почему вы чувствуете себя непродуктивно:
Перегружен задачами
Легко чувствовать себя подавленным, когда ваш список дел растет с каждой минутой, а у вас есть множество обязанностей, которыми нужно справляться. Это чувство подавленности может привести к усталости от принятия решений, заставляя вас откладывать действия или застревать в аналитическом параличе.
Умственное напряжение при выполнении нескольких задач может привести к ощущению беспомощности и снижению общей продуктивности.
Недостаток навыков управления отвлекающими факторами
В современном гиперсвязанном мире повсюду отвлекающие факторы: от смартфонов и социальных сетей до электронной почты и уведомлений.
Если вы не знаете, как справляться с отвлекающими факторами, вы можете легко отвлечься от намеченных задач, что приведет к снижению эффективности. Например, вы можете обнаружить, что вас постоянно бомбардируют электронные письма, мгновенные сообщения и импровизированные встречи, что затрудняет выполнение ваших основных задач.
Хочу получить полный контроль
Перфекционизм и желание иметь полный контроль над каждой деталью могут снизить производительность. Стремление к совершенству может привести к чрезмерным затратам времени на мелкие детали, что в конечном итоге приведет к задержке завершения и препятствию продвижения вперед.
Например, писатель, который одержимо пересматривает и переписывает каждое предложение, может с трудом закончить черновик, срывать сроки и в результате чувствовать себя непродуктивным.
Чтобы предпринять значимые действия, вам может понадобиться отказаться от необходимости полного контроля.
Отсутствие четкого направления
Поддерживать мотивацию и концентрацию сложно без четкого понимания направления или конкретных целей. Неопределенность в отношении желаемого результата может привести к неэффективным усилиям и отчуждению.
Я помню, как один из наших редакторов сказал мне, что чувствует себя непродуктивно, несмотря на то, что он постоянно исследует новые идеи контента, редактирует статьи и общается с писателями. Оказывается, он не совсем ясно представлял цель своей роли в нашем новом направлении контента. Он преследовал несколько идей одновременно, не добившись существенного прогресса ни в одной из них.
Четко сформулированные цели дают вам чувство цели, а также дорожную карту, которой нужно следовать, позволяя вам оставаться на правильном пути и избегать бессмысленных усилий.
Отсутствие расстановки приоритетов
Неэффективная приоритизация задач - еще одна причина непродуктивности. Когда все кажется одинаково важным, вы можете перескакивать с одной задачи на другую, не добившись существенного прогресса ни в одной из них.
Представьте себе продавца, который тратит слишком много времени на административные задачи, игнорируя важные действия, такие как построение отношений с клиентами. Им может быть трудно достичь своих целей по продажам.
Недостаток энергии
Чтобы добиться чего-то значимого, вам нужны время и энергия. Если вы придете на работу измученным, вы не сможете полностью раскрыть свой потенциал и в конечном итоге разочаруетесь, пытаясь наверстать упущенное. Однако, если вы энергичны и бдительны, вы сможете работать более продуктивно и продуктивно.
Поэтому, когда вы устали, выгорели или находитесь в состоянии хронического стресса, ваша способность концентрироваться и работать с максимальной отдачей страдает.
Сегодняшние длительные смены без полноценного отдыха и ухода за собой являются примером того, что приводит к выгоранию медицинских работников, что влияет на их способность концентрироваться и оказывать качественную помощь и даже приводит к врачебным ошибкам.
Потеря мотивации
Трудно оставаться вовлеченным и преданным своим задачам, когда вам не хватает мотивации. Помимо внутренних факторов, таких как ясность цели и уровень энергии, на вашу мотивацию могут влиять внешние факторы, подобные этим:
- Недостаток признания: Ваши усилия и вклад остаются незамеченными или непризнанными? Чувство недооценки может привести к снижению вовлеченности и усилий.
- Неадекватная или несправедливая компенсация: Компенсация - это внешнее вознаграждение, и когда ее не хватает, это может снизить мотивацию человека к хорошей работе.
- Ограниченные возможности роста: Отсутствие возможностей для карьерного роста, развития навыков или личного роста может привести к снижению мотивации, поскольку мы часто мотивированы перспективой достижения наших карьерных целей и профессионального роста.
Что делать, если вы чувствуете себя непродуктивно
Чувство непродуктивности может расстраивать, но есть практические шаги, которые вы можете предпринять, чтобы восстановить чувство продуктивности и вернуться на правильный путь.
Если вы считаете, что ваша непродуктивность вызвана факторами мотивации, пришло время задуматься и подумать, стоит ли вам продолжать делать то, что вы делаете. Вам может быть полезна эта статья: Признаки того, что вам нужна смена карьеры
Но если вы считаете, что непродуктивны по другим причинам, вот 7 стратегий, которые помогут вам вырваться из порочного круга непродуктивности:
1. Подумайте о своей цели
Потратьте некоторое время на размышления о своей цели или о том, чего вы хотите достичь. Отсутствие ясности может негативно сказаться на вашей мотивации и продуктивности.
Подумайте, почему и что действительно важно для вас. Затем поставьте конкретную измеримую цель, которая соответствует вашим ценностям и стремлениям.
Например, если вы писатель-фрилансер, подумайте о своих долгосрочных целях. Вы хотите написать для крупного издания, написать книгу или начать успешный блог? Уточнение вашей конечной цели даст вам направление и цель, что позволит вам сохранять мотивацию, пока вы работаете над ее достижением.
Если вам сейчас слишком сложно ставить долгосрочные цели, попробуйте установить цель на день или на неделю. Эти цели могут мотивировать вас начать работу над чем-то значимым.
Полное руководство по постановке и достижению целей научит вас, как вернуться на правильный путь.
Подумайте о своей цели
3 Действия
Подумайте, почему и что действительно важно для вас.
Попробуйте установить ежедневную или еженедельную цель, если вам пока трудно придумать долгосрочную цель.
Прочитайте Полное руководство по постановке и достижению целей и узнайте, как ставить цели SMARTer.
2. Разбейте свою цель на более мелкие задачи
Большие и сложные задачи могут пугать, что приводит к прокрастинации. Итак, разбейте свою цель на более мелкие, более управляемые задачи, которые вы можете выполнять по одному шагу за раз. Сосредоточение внимания на более мелких задачах может помочь вам набрать обороты и добиться прогресса.
Чтобы эффективно разбивать задачи, я использую метод перемотки и сокращения. Позвольте мне показать вам, как я использовал его, когда запускал новый онлайн-курс по продуктивности:
Шаг 1. Перемотка назад
Я начал с определения конечной цели проекта: запустить онлайн-курс по продуктивности, в котором в течение первого месяца приняли участие не менее 1000 студентов.
Думая об этой цели, я работал в обратном направлении, чтобы определить ключевые этапы, необходимые для ее достижения:
- Веха 1: Разработка учебного плана и содержания курса.
- Веха 2: Создание высококачественных видеокурсов и материалов.
- Веха 3: Маркетинг и продвижение курса для привлечения студентов.
- Веха 4: Отслеживайте зачисление и собирайте отзывы для улучшения курса.
Шаг 2. Уменьшить
Далее я разбил каждую веху на небольшие действия, которые можно выполнить за час:
Например, для этапа 1:
- Задание 1: Изучите и наметьте ключевые темы для учебной программы курса.
- Задание 2: Напишите подробные планы уроков для каждого модуля курса.
Шаг 3. Подведение итогов
Наконец, я суммировал все свои оценки для каждой вехи, чтобы получить достаточно точную временную шкалу.
Веха 1 должна была занять четыре часа, веха 2 - пять часов и так далее. У меня был четкий график проекта после добавления примерного времени для всех этапов.
Используя метод перемотки и сокращения, я смог разбить свой проект на управляемые задачи и создать реалистичный график для достижения моей цели.
Вы можете узнать больше о том, как использовать метод перемотки и уменьшения здесь.
Разбейте свою цель на небольшие задачи
3 Действия
Разбейте свою цель на более мелкие, более управляемые задачи, которые вы можете выполнять шаг за шагом.
Сосредоточьтесь на более мелких задачах, которые помогут вам набрать обороты и добиться прогресса.
Прочитайте, как разбить большой проект на управляемые задачи, чтобы узнать, как применять метод перемотки и сокращения в дальнейшем.
3. Расставьте приоритеты с помощью метода суперструктуры
Расстановка приоритетов необходима, чтобы не чувствовать себя перегруженным, когда несколько задач конкурируют за ваше внимание. Вы можете использовать метод суперструктуры для разумной расстановки приоритетов задач.
Метод суперструктуры позволяет классифицировать задачи как «обязательные», «обязательные» или «желательные», а затем планировать их на основе их соответствия вашей цели.
Позвольте мне показать вам, как работает метод суперструктуры:
Представьте себя руководителем проекта, балансирующим несколько задач. Используя метод надстройки, вы можете классифицировать задачи следующим образом:
- Обязательно: доработка плана проекта, получение одобрения заинтересованных сторон.
- Обязательно: Планирование собраний команды, обновление инструмента управления проектами.
- Полезное: организация мероприятий по сплочению команды, изучение дополнительных ресурсов.
Чтобы обеспечить успех проекта, расставьте приоритеты в «Обязательном». Так вы избежите перегруженности несколькими задачами.
Расставить приоритеты
3 Действия
Используйте метод суперструктуры, чтобы разделить задачи на 3 группы: обязательные, обязательные и полезные.
Расставьте приоритеты для обязательных задач и запланируйте другие задачи в соответствии со своими целями.
Подробнее читайте: Как упростить процесс принятия решений с помощью метода надстройки
4. Используйте технику помидора
Техника Помидора включает в себя работу в течение 25 минут (сессия «Помидор») с последующим 5-минутным перерывом. Эта техника позволяет вам сохранять концентрацию во время каждой сессии и делать регулярные перерывы.
Например, специалист по маркетингу, работающий над предложением кампании, может разделить свой рабочий день на определенные интервалы следующим образом:
-
Помидор 1: Наметьте цели кампании и целевую аудиторию.
Перерыв: встаньте, потянитесь и снова наполните бутылку с водой.
-
Помидор 2: Составьте список потенциальных маркетинговых каналов и тактик.
Перерыв: прогуляйтесь по офису или выйдите на свежий воздух.
-
Помидор 3: Разработайте бюджет и сроки кампании.
Перерыв: Найдите минутку, чтобы расслабиться и сделать несколько упражнений на глубокое дыхание.
- Помидор 4: Просмотрите и отредактируйте предложение для ясности и последовательности.
Продолжайте использовать этот шаблон, чтобы оставаться сосредоточенным, повышать продуктивность и избегать выгорания. Не забудьте сделать более длительный перерыв после завершения 4 Помидоров подряд.
Я более подробно рассказываю о том, как использовать Технику Помидора, в Технике Помидора: что это такое и как она повышает продуктивность
Используйте технику помидора
3 Действия
Структурируйте интервалы рабочего дня, ориентированные на информацию, с помощью различных сеансов Pomodor: работайте в течение 25 минут (сеанс «Pomodoro»), затем следует 5-минутный перерыв.
Сделайте более длительный перерыв после завершения 4 Помидоров подряд.
Прочитайте «Техника помидора: что это такое и как она повышает продуктивность», чтобы узнать больше.
5. Устраните отвлекающие факторы
Убийца продуктивности номер один - отвлечение внимания. Отвлечения делятся на два типа: внутренние отвлечения и внешние отвлечения.
Внутренние отвлекающие факторы - это негативные мысли и эмоции, вызванные сложной или непосильной задачей. Эти негативные эмоции вызывают у вас желание избежать текущей задачи и заняться чем-то другим, что заставит вас чувствовать себя лучше. Разбивка сложной задачи - хороший способ справиться с этим типом отвлечения внимания. Просто повторите вторую стратегию еще раз «Разбейте свою цель на более мелкие задачи», чтобы узнать подробности.
Внешние отвлекающие факторы, с другой стороны, исходят извне. Среди них телефонные звонки, уведомления, социальные сети и шум. Когда вам нужно сосредоточиться, избавьтесь от очевидных источников помех, отключив уведомления на смартфоне, закрыв вкладки социальных сетей и надев наушники с шумоподавлением.
Тренировка мышцы фокусировки также может помочь вам оставаться продуктивным в долгосрочной перспективе. Вот как это делается: Как сосредоточиться и сохранять резкость - подробное руководство
Устранение отвлекающих факторов
3 Действия
Устраните внутренние отвлекающие факторы, разбивая сложные задачи на выполнимые.
Удалите себя от очевидных источников отвлекающих факторов, таких как телефонные уведомления и социальные сети, когда вам нужно сосредоточиться.
Прочитайте подробное руководство «Как сосредоточиться и сохранять резкость» и узнайте, как повысить концентрацию внимания.
6. Научитесь успокаивать свой разум
Практики медитации и осознанности могут помочь успокоить гиперактивный ум, а также улучшить концентрацию и уменьшить стресс. Сделайте ежедневную медитацию частью своей рутины. Вы можете использовать приложения для медитации с гидом или просто выполнять упражнения по глубокому дыханию по 10-15 минут каждый день.
Кроме того, научитесь отпускать то, что вы не можете контролировать, и сосредоточиться на том, что вы можете. Например, когда член моей команды был обеспокоен задержкой поставки, я посоветовал ей сосредоточиться на общении с клиентами и поиске решений, а не зацикливаться на самой задержке. Статья «Как научиться отпускать то, что вы не можете контролировать» вдохновит вас.
Успокойте свой разум
3 Действия
Сделайте ежедневную медитацию частью своего распорядка дня.
Используйте приложения для медитации с гидом или делайте упражнения на глубокое дыхание по 10-15 минут каждый день
Прочитайте «Как научиться отпускать то, что вы не можете контролировать» и узнайте, как отпустить.
7. Сбалансируйте счетчик энергии
Уровень нашей энергии колеблется в течение дня, и определенные виды деятельности могут как повышать, так и снижать уровень нашей энергии. Например, написание предложения требует больше умственной энергии, чем ответы на электронные письма.
Идеально сгруппировать вместе все важные задачи, такие как мозговой штурм идей, написание предложений и подготовка к презентации. Однако из-за того, что все эти энергозатратные задачи сбиваются в кучу, мы все устаем, и наша продуктивность падает.
Чтобы поддерживать сбалансированный уровень энергии, постарайтесь планировать действия и задачи, исходя из того, сколько энергии они требуют. Кроме того, делайте регулярные перерывы и занимайтесь делами, которые заряжают вас энергией, например, занимайтесь спортом, читайте или проводите время на свежем воздухе.
Узнайте больше о том, как сохранить свою энергию, прочитав «Почему я так устал и как повысить свою энергию».
Применяя вышеперечисленные стратегии, вы можете преодолеть неэффективность, повысить концентрацию внимания и повысить общую производительность.
Сбалансируйте счетчик энергии
4 Действия
Определите, какие занятия дают вам энергию, а какие истощают ее.
Планируйте занятия и задачи, исходя из того, сколько энергии они требуют, и сбалансируйте свой уровень энергии во всем.
Делайте регулярные перерывы и занимайтесь тем, что заряжает вас энергией, например, занимайтесь спортом, читайте или проводите время на свежем воздухе.
Прочитайте «Почему я так устал и как увеличить свою энергию», чтобы получить больше советов по повышению энергии.
Заключительные мысли
Непродуктивность - это проблема, с которой время от времени сталкиваются многие из нас. Поняв его неотъемлемые причины - от чувства перегруженности задачами до внешних отвлекающих факторов, отсутствия мотивации и выгорания - мы можем предпринять активные шаги, чтобы восстановить нашу продуктивность.
Я призываю вас принять меры и применить стратегии, изложенные в этой статье, на практике. С позитивным настроем и стремлением к самосовершенствованию вы сможете преодолеть барьеры на пути к продуктивности и полностью реализовать свой потенциал.