Как директор по маркетингу продуктов в Adobe, я каждый день говорю с клиентами о том, как они могут повысить свою продуктивность на рабочем месте. Они часто говорят мне, что тратят больше времени на то, чтобы понять, как выполнять свою работу, чем на самом деле.
Регулярно сталкиваясь с ошеломляющим объемом информации, им трудно удерживать всех на одной странице, отслеживать потерянные данные, информацию и IP. И сегодня профессионалы из разных отраслей используют для работы самые разные устройства, такие как смартфоны и планшеты. Мы полагаемся на технологии, чтобы сделать наши дни более продуктивными, но с таким количеством различных инструментов и платформ, доступных нам в наши дни, возникает вопрос, не слишком ли мы все усложняем. Разве цифровой мир не должен облегчить нашу жизнь и упростить ее?
Работающие специалисты, особенно те, кто работает в офисе, должны тщательно изучить свои привычки цифровой работы и понять, помогают ли эти привычки продуктивности или мешают ей. ИТ-отделы могут вооружить сотрудников нужными инструментами и обучением, но в конечном итоге люди сами контролируют, как они используют обучение и инструменты.
Первый шаг к тому, чтобы получить максимальную отдачу от работы в цифровом мире, - это разобраться в цифровом рабочем процессе. Что такое «цифровой рабочий процесс»? У всех нас есть один. Цифровой рабочий процесс основан на электронных процессах, которые устраняют необходимость в традиционных бумажных материалах.
В основе цифрового рабочего процесса лежат документы. Компании работают на документах. В них хранится история компании, финансы, стратегические планы, данные о персонале и т. д. В этом посте я сосредоточусь на цифровом документе, поскольку он играет важную роль в нашей повседневной работе.
Поместите контент в контекст
Благодаря социальным сетям произошел резкий сдвиг в том, как мы взаимодействуем с контентом. Понятие документа раньше было листом бумаги, сделанным цифровым. Но теперь у каждого работника есть мультимедийная студия на телефоне или ноутбуке.
Теперь возникает вопрос, как они используют это и одновременно работают более продуктивно? Например, страховому агенту необходимо обработать видео, изображения и формы, чтобы ускорить рассмотрение претензии. Было бы разумнее объединить эту информацию в удобоваримой форме, интуитивно понятной и удобной для навигации. Помещение контента в контекст не только добавляет ясности; это также повышает производительность, потому что информация становится более действенной.
Не разрывайте цепочку
Мы все были в таком состоянии - когда работаем над проектом или заданием, мы подходим к моменту, когда нам нужно взять трубку или отправить электронное письмо, чтобы что-то сделать. Затем ждем. Удивительно, но электронная почта по-прежнему является наиболее часто используемым механизмом обмена файлами и комментариями в типичном рабочем процессе.
Юридическая фирма, например, постоянно готовит документы по делу, которые включают в себя длинные свидетельские показания, экспертные заключения, вещественные доказательства и т. д. Эти типы документов могут состоять из многих сотен страниц, и они иногда требуют внесения последних изменений за минуту до отправки в суд. Вы можете себе представить, сколько человеческих сил уходит на компиляцию, редактирование, проверку и отправку этого огромного объема информации, а также потенциальное негативное влияние на производительность. Подобные проекты требуют инструментов, которые не ограничиваются созданием формы PDF, ее редактированием и отправкой по электронной почте - им требуется комплексное решение для успешного и быстрого выполнения работы от начала до конца.
Защитите себя
Наконец, если ваша информация не защищена и не защищена, не имеет значения, насколько эффективен ваш рабочий процесс. В современном онлайн-мире совместной работы как никогда важно, чтобы программное обеспечение обновлялось, а антивирусное программное обеспечение было установлено - независимо от того, какую платформу или устройство вы используете. Незащищенная среда представляет собой реальную угрозу производительности и интеллектуальной собственности.
Какие инструменты и методы вы применяете в своем цифровом рабочем процессе, чтобы максимизировать производительность?