“Прошу прощения, что это письмо такое длинное. У меня не было времени, чтобы сделать его коротким”
- БЛЕЗ ПАСКАЛЬ
Хорошие писатели знают, что лаконичный, живой язык почти всегда предпочтительнее, чем многословный, бессвязный текст. В мире практически нет письма настолько хорошего, что его нельзя было бы сделать лучше, сделав его короче. Конечно, есть исключения - контракт должен охватывать все возможные возможности, как и текст международного договора, но эти документы на самом деле не предназначены для чтения, они предназначены для принятия.
Когда вы отправляете электронное письмо, вы определенно хотите, чтобы оно было прочитано. Даже от человека. Когда все почтовые ящики трещат по швам от нежелательных сообщений, еженедельных информационных бюллетеней, Amazon замечает, что сообщает им о последних продуктах, которые люди, которые купили то, что они купили, также купили, обновлениях статуса, сообщениях рассылки и кто знает, что еще, вы сталкиваетесь с ужасным большая конкуренция в почтовом ящике вашего получателя за их внимание. Получение чтения - немалый подвиг сам по себе; побуждение читателя к действию - еще большее достижение.
Писать хорошо - это один из ключевых моментов. Хорошая проза всегда привлекательна и убедительна, независимо от цели. А краткое письмо - важная составляющая хорошего письма. Но лаконичность сама по себе имеет свои преимущества: короткое электронное письмо, особенно электронное письмо, содержимое которого помещается в область предварительного просмотра без какой-либо прокрутки, имеет гораздо больше шансов привлечь внимание читателя, чем письмо, начинающееся с трех страниц о пустяках.
Вот что выяснил Майк Дэвидсон: если его получатели были вполовину так же расстроены, как и он, он полагал, что они могли бы получить некоторое облегчение от многословных электронных писем, которые бессвязно продолжаются под видом любезностей. Вместо этого он взял на себя обязательство каждый раз писать электронные письма, состоящие из пяти или менее предложений. Чтобы объяснить свое решение и побудить других последовать его примеру, он создал сайт Five.sentenc.es, на котором объясняется:
Проблема
Ответ на электронную почту занимает слишком много времени, что приводит к постоянному переполнению почтового ящика для тех, кто получает много писем.
Решение
Обрабатывайте все ответы по электронной почте как текстовые SMS-сообщения, используя заданное количество писем в ответе. Поскольку считать буквы слишком сложно, вместо этого мы считаем предложения.
five.sentenc.es - это личная политика, согласно которойвсе ответы по электронной почте, независимо от получателя или темы, будут состоять из пяти предложений или меньше. Это так просто
Вы добавляете ссылку в свою подпись электронной почты, пишете свой ответ из пяти предложений и сообщаете получателю, что вы заботитесь о его или ее времени. (Для самых смелых Дэвидсон настроил домены с еще меньшим количеством предложений, вплоть до двух.sentence.es.)
Это все хорошо, конечно, но как вы можете быть уверены, что говорите то, что нужно, если ограничиваете себя пятью предложениями? (Или даже если вы возьмете на себя менее радикальное обязательство просто написать как можно более короткое электронное письмо?) Вы же не хотите ничего упустить, верно?
К сожалению, лаконичности на самом деле не учат и, честно говоря, не ценят в достаточной мере. Огромный роман считается более значимым, чем тонкая новелла, толстый конверт важнее тонкого, 10-страничное эссе более достойно пятерки, чем 5-страничное эссе. Учителя на самом деле поощряют многословие, давая учащимся указание писать сочинения длиной «не менее» 500 слов или 6 страниц, вместо того, чтобы поощрять максимально короткий объем, в котором вы можете полностью выразить свои мысли.
К счастью, супер-предприниматель Гай Кавасаки предложил хорошее руководство по электронному письму из пяти предложений (прокрутите вниз до пункта №9). Он говорит:
Молодой или старый UR, суть в том, что оптимальная длина сообщения электронной почты составляет пять предложений. Все, что вам нужно сделать, это объяснить, кто вы, чего вы хотите, почему вы должны это получить и когда вам это нужно.
(Не спрашивайте меня, для какой цели здесь служит, казалось бы, неуместный IM-язык - давайте просто спишем это на 5 сохраненных нажатий клавиш.)
Если мы примем совет Кавасаки близко к сердцу, хороший план электронного письма из пяти предложений может выглядеть примерно так:
- Кто ты? Это можно пропустить, если у вас уже есть отношения с получателем; в противном случае, как можно меньше места, объясните важные факты о себе.
- Что вам нужно? Объясните, почему вы пишете электронное письмо, что вы ожидаете от получателя, и любую соответствующую информацию, которая ему нужна, чтобы ответить соответствующим образом. действие.
- Зачем вам это? Или, что более важно, зачем им беспокоиться? Объясните, почему ваш запрос важен, и, если он уместен, что в нем для них.
- Когда вам нужно, чтобы они действовали? Открытые запросы получают открытые ответы, то есть на них отвечают всякий раз, когда получатель доходит до этого. Будьте как можно более конкретными, чтобы ваш получатель а) чувствовал срочность, б) чувствовал, что его ответ важен для вас, и в) чувствовал вдохновение действовать.
Так, например, электронное письмо профессору с просьбой о продлении эссе (которое должно быть не менее 10 страниц) может выглядеть примерно так:
Профессор Вакс, Я учусь на ваших дневных занятиях по антропологии в четверг, и у меня возникли проблемы с поиском достаточного количества ссылок для моей курсовой работы. Не могли бы вы дать мне дополнительную неделю, чтобы выполнить задание? Я понимаю, что это может повлиять на мою оценку, но я действительно хочу дать вам лучшую работу, какую только могу, а не просто 10 страниц заполнения, чтобы компенсировать недостающую информацию. Пожалуйста, ответьте мне завтра утром, чтобы я мог спланировать свое писательское расписание.
Спасибо, Туз Туден
Или электронное письмо коллеге с просьбой предоставить данные, необходимые для завершения отчета, может выглядеть так:
Дастин, Я работаю над отчетом по нашему предложению для Acme, Inc., и мне очень нужны цифры из проведенного вами маркетингового анализа. Не могли бы вы доставить их мне к концу дня, чтобы я мог закончить? Как вы знаете, этот отчет имеет решающее значение, если мы хотим заключить сделку о совместном брендинге с Acme!
Лучший, Эмма Плойи
Обратите внимание, что оба этих примера состоят из менее чем пяти предложений - суть не в том, чтобы впихнуть вашу работу в определенный формат, а в том, чтобы писать как можно меньше, чтобы донести суть.
Иногда, конечно, это означает написание более пяти предложений. Совет Кавасаки предполагает, что в большинстве электронных писем запрашивается какая-то информация, но это не всегда так. Но если вы заставите себя думать в терминах электронного письма из пяти предложений и пробежитесь по одному-двум предложениям, вы добьетесь гораздо большей эффективности, чем если набросаете трактат из 2000 слов.
Хотя электронные письма технически являются просто текстом, просто письмом, и, следовательно, теоретически могут быть такими длинными, сколько вы хотите их сделать, в действительности более длинные электронные письма с большей вероятностью останутся непрочитанными и с меньшей вероятностью будут внимательно прочитаны, чем короткие те. Если требуется дополнительная информация, формальный отчет, веб-страница, заметка или какой-либо другой вид документа, вероятно, будет лучше подходить для ее представления, чем электронное письмо. При необходимости отправьте вложение, отправьте ссылку или запланируйте личную встречу; не отправляйте огромное электронное письмо, на написание которого уходит несколько часов, в тщетной надежде, что оно будет прочитано.