Часто самая эффективная производительность достигается не тщательным планированием, а явным отсутствием планирования (или, по крайней мере, меньшим планированием). Это противоречит традиционным передовым практикам в отношении производительности и организации. На первый взгляд это кажется нелогичным, но во многих случаях планирование может на самом деле нанести ущерб. Мы должны четко понимать, что на самом деле мы говорим о ненужном планировании или чрезмерном планировании.
Есть много случаев, когда хотя бы немного планирования крайне необходимо и очень полезно. Кроме того, существует множество ситуаций, когда планирование требуется, востребовано, обязательно, как в любом бизнесе или карьере. Однако, как и во всем, в избытке хорошая вещь переходит черту во вредную или, по крайней мере, расточительную.
Планирование опасностей
Несоразмерное планирование: Sиногда на разработку стратегии и составление плана уходит больше времени, чем фактически требуется для выполнения проекта или задачи. Я полагаю, что есть определенные ситуации, когда это имеет смысл, как в поговорке «семь раз отмерь, один раз отрежь». Поэтому, если вы сапёр и ваша задача обезвреживать бомбы замедленного действия, пожалуйста, уделите время планированию, даже если это действие занимает всего 30 секунд. Однако для подавляющего большинства из нас, кто не сталкивается с такими ужасными последствиями, мы должны определить, основываясь на важности, сложности или связи проекта, насколько на самом деле требуется планирование и целесообразно ли планирование вообще.
Планирование траты времени: Нам нужно рассмотреть общую картину нашего свободного времени. Когда мы занимаемся чрезмерным планированием, мы используем драгоценное время, которое можно было бы использовать более ценным образом. Определите, какая временная возможность упущена и стоит ли тратить время на планирование в долгосрочной перспективе. Часто ответ положительный, потому что эффективное планирование может предотвратить дополнительную работу или осложнения в дальнейшем. Однако в других случаях ответ отрицательный, просто привычка планировать стала частью нашего рутинного процесса.
Планирование прокрастинации: Oв некоторых случаях, возможно, даже частое планирование или чрезмерное планирование на самом деле может быть формой прокрастинации. Мы, конечно, кажемся ответственными, организованными и эффективными, но это фасад. На самом деле мы используем планирование как способ оправдать откладывание задачи, тратя ненужное время на планирование того, как выполнить задачу, вместо того, чтобы ее выполнять. Это просто скрытая прокрастинация, замаскированная под благоразумие.
Когда планирование оправдано
- При выполнении проекта или задачи, которые не были выполнены ранее, может потребоваться планирование для определения правильных действий.
- Когда проект носит совместный характер, планирование необходимо для четкого распределения ролей и ответственности.
- Когда последствия ошибки могут быть катастрофическими, планирование, безусловно, оправдано.
- Когда проект чрезвычайно сложен или состоит из множества шагов или фаз, эффективное планирование может помочь обеспечить выполнение каждого шага или фазы в соответствующем порядке и в соответствии с графиком.
Эффективное и действенное планирование абсолютно необходимо для максимизации производительности, организации, достижения целей и успеха. Опасность заключается в том, что вы не можете четко определить, сколько времени и усилий вы должны потратить на планирование. Используйте свое время и энергию мудро и эффективно, будучи честными и реалистичными в отношении того, сколько планирования действительно необходимо.
Исключительно организованные люди должны быть крайне осторожны, чтобы автоматически не цепляться за свою привычку к детальному планированию. Планирование на самом деле может стать зависимостью для продуктивных и организованных людей. Лучший способ не попасть в ловушку чрезмерного планирования - определить минимально необходимый объем планирования, способ использования времени планирования по сравнению с другими доступными видами деятельности, а затем прекратить планирование и начать действовать.