Одним из главных источников беспорядка практически в любом офисе являются неподшитые документы. Я думаю, что все хотя бы немного страдают от синдрома «сохрани-это», ужасного недуга, который заставляет нас наполнять каждый клочок бумаги, который лежит на наших столах, таинственной силой, которая делает почти невозможным что-либо выбросить.
По крайней мере, часть проблемы заключается в нерешительности. Многие бумаги, которые мы храним, на самом деле не нужны, но мы храним их «на всякий случай» в будущем. Поскольку они не особенно полезны, их трудно систематизировать каким-либо осмысленным образом, поэтому они складываются стопкой, запихиваются в коробку для обуви или запихиваются в неуправляемый картотечный шкаф в произвольном порядке.
Но это только часть проблемы. Более глубокая проблема заключается в том, что мы знаем, что нам что-то нужно, но не знаем, как оформить это так, чтобы оно не мешало нам, когда оно нам не нужно, но облегчало бы его получение в тот момент, когда оно нам действительно нужно. Страх потерять что-то важное или забыть об этом может парализовать и часто приводит к тому, что мы пропускаем больше вещей, чем собираем.
Возможно, самая простая и наименее требующая размышлений задача, которую вы можете выполнять в офисе, - это ведение документации, но, поскольку существует так много рисков, это вызывает большое беспокойство - и практически в каждой офисной среде, в которой я когда-либо работал. в, это беспокойство во многом способствовало тому, что регистрация не была завершена.
И что делать?
Во-первых, нужно различать несколько разных видов бумаг. Во-первых, это файлы проекта, о которых я говорил ранее. Они должны быть под рукой, и с ними обычно проще всего разобраться. Ко вторым относятся официальные документы - счета-фактуры, накладные, квитанции, бланки, отчеты, протоколы совещаний и т. д. Они также имеют тенденцию попадать в естественные категории, которые напрашиваются сами собой, и вокруг них легко разработать систему хранения.
Настоящей проблемой при подаче документов являются справочные материалы. Справочный материал - это все, что содержит информацию, которая нам нужна или понадобится в какой-то момент, и которая будет иметь приложение, выходящее за рамки их непосредственного использования. Для меня одним из основных справочных материалов - здесь мы говорим о 10 000 страниц - являются научные статьи и заметки, которые я собирал с тех пор, как поступил в аспирантуру более десяти лет назад. Как ученый, я использую этот материал для написания статей, исследования тем для презентации в классе и провоцирования новых идей, но ничего из этого не приносит мне пользы, если я не могу найти то, что ищу, когда ищу. это.
Система, которая сразу напрашивается, - алфавитная, и в течение многих лет именно так я организовывал большинство своих статей: в алфавитном порядке по фамилии автора, как и мои книги. Проблема с этой системой заключается в том, что, хотя легко понять, куда попадают новые статьи - достаточно взглянуть на фамилию автора - поиск файлов - это проблема. Например, если мне нужна информация о пищевых табу в южной части Тихого океана, я должен помнить, что Маргарет Мид писала об этой теме. Мид легко запомнить - она, вероятно, самый известный из всех антропологов - но что, если статья, которую я хочу, написана автором, чье имя я не могу вспомнить, может быть, аспирантом какого-то малоизвестного университета?
Чтобы решить проблему поиска, я реорганизовал многие свои файлы в соответствии с основной темой. Это система, которую Дэвид Аллен рекомендует в книге «Как привести дела в порядок», и она очень помогает при поиске. После нескольких лет тематического архивирования у меня было несколько хорошо организованных ящиков с папками, расположенными в алфавитном порядке по темам: «Колониализм» после «Холодной войны» и до «Борьба с повстанцами». Найти папку со ссылками на любую конкретную тему было очень просто.
Тем не менее, на картотеке росла куча неподшитых бумаг. Не подаваемые бумаги. Статьи, одинаково посвященные двум или более темам, статьи, которые не поддаются никакому легко запоминаемому заголовку темы, и так далее. Как отмечает Аллен, если для подачи чего-либо требуется больше нескольких секунд, шансы на то, что вы это сделаете, резко падают - регистрация должна быть быстрой, легкой и даже увлекательной, иначе мы будем сопротивляться этому. Это означает, что по мере того, как моя куча работы, которую я не мог классифицировать, маркировать и архивировать за несколько секунд, росла, я становился все более и более сопротивляющимся тому, чтобы архивировать вообще.
И так пала моя бумажная империя.
Введите бумажного дракона
Система, которую я начинаю внедрять, вдохновлена системой, используемой программным обеспечением для управления документами Paper Tiger. В системе Paper Tiger файлы нумеруются и располагаются в порядке возрастания. Каждый новый документ или группа документов помещаются в следующую доступную пустую папку, а описание содержимого и ключевые слова вводятся под номером этой папки в базе данных программного обеспечения. Таким образом, моя папка, полная ресурсов по борьбе с повстанцами, может находиться в папке 08174; чтобы найти его, я просто ищу в базе данных слово «борьба с повстанцами», которое точно скажет мне, где находятся нужные мне документы.
Программное обеспечение Paper Tiger недешево - полнофункциональная версия для отдельных конечных пользователей стоит около 170 долларов. Вместо этого я создаю простую электронную таблицу со следующими столбцами:
Папка| Название | Автор | Ключевые слова | Примечания
Столбец с номером папки уже пронумерован до 1000 (или 01000, на самом деле - я могу добавить больше цифр до 99, 999, если мне нужно. Я думаю, что это далеко!). Идея в том, что чтобы найти что-нибудь, я могу искать CTRL-F. Позже я могу создавать запросы к таблице, но сейчас должно быть достаточно простого поиска «найти на странице». Еще позже я могу импортировать весь шебанг в Access или какую-нибудь другую базу данных - может быть, я сойду с ума в один из выходных, импортирую его в MySQL и напишу внешний интерфейс Ruby on Rails! (Я всегда хотел изучить Ruby on Rails)
The Paper Tiger - это, по сути, система маркировки физических документов (хотя технически она может быть расширена для охвата цифровых документов на моем ПК или любого предмета в любом месте, который я захочу каталогизировать. Но важно то, что это решает как проблему регистрации - не ограничиваясь одним заголовком темы, мне больше не нужно беспокоиться о том, что я не смогу найти что-то, потому что я подал это в разделе «Империализм» и искал это в разделе «Колониализм».” - и проблема поиска - единственный навык, который мне нужен для поиска файла, - это счет.
А ты? Как вы решили свои проблемы с подачей документов? Что не сработало для вас в прошлом (или настоящем) и что сработало? Дайте нам знать ваши мысли в комментариях.