У всех нас бывают дни, когда выполнение поставленных задач кажется недостижимым. С искушением социальных сетей, мобильных игр и Интернета в целом, не говоря уже о постоянной суете людей в офисе, легко стать жертвой сбоев и отвлекающих факторов на работе.
Итак, что мы можем с этим поделать? Как быть продуктивным на работе?
Хотя у нас нет надежной системы, которая может полностью устранить нарушения и отвлекающие факторы, у нас есть 10 основных правил, которые могут помочь повысить уровень вашей производительности.
Продолжайте читать, чтобы узнать наши советы по продуктивности работы.
Что значит быть продуктивным?
“Как быть продуктивным на работе? - это извечный вопрос, который мучает как сотрудников, так и работодателей по всему миру. Независимо от того, где вы работаете и чем занимаетесь, каждый всегда ищет новые способы быть более эффективным и результативным.
Но что на самом деле означает быть продуктивным?
Выполнение большего количества задач в вашем списке или работа дольше не обязательно означает, что вы более продуктивны. Это просто означает, что вы более заняты, и продуктивность не следует путать с занятостью.
Производительность означает достижение эффективных результатов за как можно более короткое время, оставляя вам больше времени, чтобы свободно наслаждаться
Для этого нужно работать умнее, а не усерднее. Это означает усовершенствование процессов, ускорение рабочих процессов и снижение вероятности сбоев.
Продуктивность лучше всего достигается при анализе вашего текущего способа работы, выявлении узких мест, недостатков и препятствий, а затем поиске путей улучшения.
10 основных правил продуктивной работы
1. Остановить многозадачность
Многозадачность может создать впечатление, что можно выполнить больше задач, поскольку вы делаете несколько дел одновременно. Однако верно и обратное.
Исследования показали, что попытки делать несколько дел одновременно негативно сказываются на производительности, а переключение между задачами может стоить до 40 процентов чьего-то времени.[1]Это потому, что вам постоянно мешает сосредоточиться и сконцентрироваться из-за необходимости переключаться между задачами.
Если у вас много дел, определите свои приоритеты и выделите достаточно времени для каждой задачи. Таким образом, вы сможете сначала заняться срочными делами, и у вас будет достаточно времени для выполнения остальных задач.
2. Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы лучше расставить приоритеты
Матрица Эйзенхауэра - это инструмент, который поможет вам расставить приоритеты задач с точки зрения срочности и важности. Как соучредитель Dairy Free Games, я нашел ее чрезвычайно ценной; всегда казалось, что горит тысяча пожаров, но использование этого инструмента помогло мне решить, какие из них тушить самому и когда.
Вот как разбивается матрица:
- Срочно и Важно: Задачи, которые вы сами должны сделать прямо сейчас, или разговоры и решения, которые вы должны быстро отстоять.
- Несрочные и важные: Проекты, требующие планирования и стратегии, но которые можно немного отложить. Вам по-прежнему нужно будет установить для них крайний срок и выделить время в своем календаре, чтобы поработать над ними конкретно, но сегодня вам может не понадобиться заниматься ими.
- Срочно и не важно: Задачи, которые необходимо выполнить, но которые вы должны делегировать кому-то другому. Подумайте: файлы, документы или процессы, которые требуют обновления - задания, которые нужно выполнить быстро, но для которых не требуется ни вас, ни вашего лучшего инженера.
- Неважно и не срочно: Идеи, которые лучше вообще исключить из списка дел. Или, по крайней мере, задачи, которые следует отложить до тех пор, пока не будут отмечены все другие важные пункты. Это могут быть «хорошие вещи» - они не являются срочными или критически важными.
Самое важное здесь - решить, какие действия должны быть выполнены вами, а какие можно делегировать. Для многих у вас есть ощущение, что все, что срочно, также важно, и все, что важно, ДОЛЖНО быть завершено вами. Но со временем - используя эту матрицу - вы начинаете понимать, что срочное и важное на самом деле разные определители.
Наиболее эффективными лидерами являются те, кто может различать одно и другое и планировать свой день вокруг задач, которые они действительно должны выполнить сами.
3. Отключить уведомления
Согласно опросу Gallup, более 50% владельцев смартфонов в США признаются, что проверяют свои телефоны несколько раз в час.[2]
Отключение телефона или, по крайней мере, уведомлений в рабочее время - это хороший способ не проверять телефон постоянно.
То же самое относится и к вашему компьютеру. Если у вас есть доступ к социальным сетям на рабочем столе, отключите там уведомления.
Еще один хороший совет - выйти из своих учетных записей социальных сетей. Поэтому, когда вы почувствуете желание проверить это, вы можете поколебаться, потому что ваша страница не так легко доступна.
4. Управление прерываниями
В офисе неизбежны определенные сбои, например, ваш менеджер просит о быстрой встрече или ваш коллега просит о помощи. Чтобы справиться с этим, лучше всего уметь справляться с прерываниями как профессионал.
Будьте активны и информируйте окружающих о том, что вам нужно сосредоточиться. Включите статус «занят/недоступен» в приложении рабочего чата.
Если вы поджимаете крайний срок, сообщите своим коллегам, что вам нужно сконцентрироваться, и они будут очень признательны, если вас не будут прерывать в данный момент, или даже поработайте из дома, если это возможно для вас.
Предвидя и имея план управления ими, вы сведете к минимуму ваши шансы на то, что вас заденут перерывы.
5. Съешь лягушку
Марк Твен однажды сказал, что:
“если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».
Это в основном означает, что вы должны сначала решить свою самую большую, самую срочную задачу.
У всех нас есть большая и важная задача, которую мы не хотим делать, но знаем, что должны ее выполнить, потому что ее невыполнение чревато самыми большими последствиями.
Съесть лягушку - это метод повышения продуктивности, который побуждает вас сначала выполнять самые важные и самые нежелательные задачи. Выполнение этой конкретной задачи перед чем-либо еще даст вам огромное чувство выполненного долга. Это поднимет настроение на весь оставшийся день и мотивирует вас с энтузиазмом выполнять другие задачи.
6. Сократите количество совещаний
Встречи могут занимать много времени, которое можно использовать для чего-то полезного.
Вы должны дождаться, пока все прибудут, а затем, после того, как любезности исчезнут, вы, наконец, сможете застрять в этом. А иногда на решение одной проблемы может уйти целый час.
Альтернатива? Ни в коем случае не устраивайте встречи. Вы будете удивлены, узнав, как много проблем можно решить с помощью электронной почты или быстрого телефонного звонка.
Но это не значит, что вам следует полностью отказаться от совещаний. Существуют определенные обстоятельства, при которых личные обсуждения и переговоры по-прежнему необходимы. Просто убедитесь, что вы заранее взвесили все варианты.
Если это просто обмен информацией, вам, вероятно, лучше отправить электронное письмо; но если требуется мозговой штурм или подробное обсуждение, лучше всего будет личная встреча.
7. Использовать инструменты
Наличие правильных инструментов для работы имеет решающее значение, поскольку вы действительно хороши настолько, насколько хороши ресурсы, которыми вы располагаете. Вы не только сможете выполнять задачи максимально эффективно, но и оптимизировать процессы. Указанные процессы необходимы для бизнеса, поскольку они управляют задачами, обеспечивают связь между сотрудниками и хранят важные данные.
Если вы менеджер или владелец бизнеса, убедитесь, что у вашей команды есть нужные инструменты.
А если вы сотрудник и считаете, что инструменты, с которыми вам сейчас приходится работать, не совсем соответствуют требованиям, сообщите об этом своему руководителю. Хороший руководитель группы понимает важность наличия правильных инструментов и того, как они могут повлиять на производительность сотрудников.
Некоторые примеры инструментов, которые можно использовать:
Связь
- Slack для командного чата и совместной работы.
- Samepage для программного обеспечения для видеоконференций.
- Zendesk для взаимодействия с клиентами.
Управление задачами
- Zenkit для совместной работы над задачами и проектами.
- Wunderlist для списка ваших дел.
- Wekan для варианта с открытым исходным кодом.
Управление базой данных
- Zoho Creator для бесплатной онлайн-базы данных.
- Ninox для различных шаблонов.
- QuintaDB для конструктора веб-форм и CRM.
Учет времени
- Clockify для бесплатного трекера.
- TMetric для интеграции рабочей области.
- TimeCamp для мониторинга посещаемости и продуктивности.
Вы также можете ознакомиться с 10 лучшими инструментами повышения производительности, которые помогут вам добиться в 10 раз большего результата за меньшее время.
8. Наведите порядок и организуйте
Неорганизованное и захламленное рабочее место может ограничить вашу способность сосредоточиться. По мнению исследователей, физический беспорядок может отрицательно повлиять на вашу способность концентрироваться и воспринимать информацию.
Убедитесь, что у вас есть собственная система организации, чтобы вы знали, что делать, когда начинает накапливаться бумажная работа.
Организация также гарантирует, что вы будете знать, где найти подходящие канцелярские принадлежности, инструменты или документы, когда они вам понадобятся. Исследование, проведенное в США, показывает, что средний рабочий может тратить до одной недели в году на поиски потерянных вещей.[4]
Вот полезное руководство, которое поможет вам избавиться от хлама и организовать: Как расхламить свою жизнь и уменьшить стресс (Полное руководство)
9. Делайте перерывы
Регулярные перерывы необходимы для поддержания продуктивности на работе. Работа перед компьютером может привести к малоподвижному образу жизни, что повышает риск сердечных заболеваний, диабета и ожирения. Даже 30-секундный микроперерыв может повысить вашу продуктивность на 30 процентов.
Помимо вашего физического здоровья, перерывы также имеют решающее значение для вашего психического и эмоционального благополучия. Это потому, что ваш мозг подобен мышце, чем больше он работает без перерыва, тем легче он изнашивается.
Убедившись, что вы действительно делаете перерывы, вы избавитесь от усталости от принятия решений. Это также может помочь повысить творческий потенциал.
Взгляните на эту статью и узнайте, почему вы должны начать планировать время для перерывов: Важность планирования простоя
10. Пить воду
Хотя мы знаем, что должны, легко забыть выпить достаточное количество воды в течение рабочего дня.
Многие из нас переходят на чай или кофе, чтобы получить дозу кофеина, которая поддерживает нас. Однако, как и перерывы, питьевая вода необходима для поддержания уровня производительности на работе. Это просто и эффективно.
Недостаточное потребление воды может привести к обезвоживанию организма, а также к головным болям, усталости и увеличению веса.
Хороший совет, чтобы избежать обезвоживания, - держать бутылку с водой на рабочем столе, так как она может служить напоминанием о необходимости постоянно пить воду.
Если вы находите вкус воды немного пресным, добавьте немного фруктов, таких как огурец или лимон, чтобы придать воде лучший вкус.
Вы также можете получить больше идей о том, как пить больше воды здесь: Как пить больше воды (и почему вам следует)
Итог
Предыдущие 9 основных правил продуктивности работы не являются окончательными. У вас и у компании, в которой вы работаете, могут быть другие советы о том, как лучше всего повысить и сохранить производительность.
В конце концов, это то, что может восприниматься по-разному в зависимости от конкретной работы и рабочей среды.
Тем не менее, 9 основных правил служат хорошей основой для всех, кто поддается сбоям и отвлечениям и ищет способы преодолеть их.
Хороший совет, о котором следует помнить: изменения не происходят в одночасье. Начните с малого и будьте последовательны. Если вы ошибетесь, просто отряхнитесь и попробуйте еще раз.
Формирование привычек происходит постепенно, поэтому, если вы не отстаете от них, вы вскоре начнете замечать изменения, которые вы делаете, и в конечном итоге будете наслаждаться плодами своего труда.