В молодости у меня на комоде висела розовая копилка - и очень важная цель - купить блестящий красный велосипед. Каждый раз, когда я зарабатывала деньги на хлопотах, я бежала в копилку. Со временем, благодаря моей небольшой постоянной привычке, моя коллекция монет перестала быть просто мелочью. Наконец-то я накопил достаточно денег, чтобы купить велосипед.
Чем была тогда для меня моя копилка, тем сегодня мой распорядок дня.
У всех нас есть видение будущего, и смотреть на него издалека может быть ошеломляюще, особенно без плана. Лучший способ достичь целей - разбить их на более мелкие ежедневные привычки. Эта горстка монет может показаться тривиальной сегодня, но то, что вы делаете постоянно, в конечном итоге создает качество вашей жизни.[1]
Личный распорядок каждого человека будет выглядеть по-разному в зависимости от его личных целей и ценностей. Но применение нескольких общих принципов к вашему распорядку дня может помочь максимизировать вашу эффективность и продуктивность, а со временем помочь вам достичь своих целей.
Что такое распорядок дня и почему это важно
Люди - существа привычки. Мы жаждем повседневной рутины и функционируем лучше всего, когда у нас есть четкие ограничения на наше время.
Расписание дня позволяет вам контролировать свой день. Это дает вам структуру и дисциплину, необходимые для того, чтобы максимально использовать часы данного дня. Когда у вас есть план, которого вы придерживаетесь, вы выполняете больше ежедневной работы и в конечном итоге приближаетесь к своим целям.
Как сказал отец продуктивности Пол Дж. Мейер:
«Производительность никогда не бывает случайной. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и целенаправленных усилий».
Более того, распорядок дня предсказуем, что снижает усталость от принятия решений. Вы не тратите место в мозгу, решая, какую задачу выполнить следующей. Это означает, что вы можете сохранить уровень своей умственной энергии для действительно важных задач.
Так что настройте свой день на успех, спланировав свой день и организовав свое ежедневное время.
7 практических советов по составлению расписания на день
Вот 7 практик, которые помогут вам начать составлять распорядок дня.
1. Расставьте приоритеты в своих ценностях
«Успех» так же уникален, как и человек, который его преследует. Но у всех успешных людей есть одна важная общая черта: они планируют свою жизнь так, чтобы она соответствовала тому, что для них важнее всего.[2]
На практике это означает, что прежде чем вы сможете составить распорядок дня, который поможет вам достичь своих целей и жить той жизнью, которой вы хотите, вы должны определить, что вы цените. Понимание этих вещей поможет вам определить приоритеты, которые имеют смысл для баланса между работой и личной жизнью, и, в конечном счете, соответствующим образом организовать свой день.
В качестве первого шага выделите время, чтобы подумать о том, что для вас важно. Составьте список по порядку. Затем найдите способы включить эти вещи в свои ежедневные и еженедельные рутины в временных блоках, которые учитывают важность каждой ценности.
Например, если ваша главная цель - здоровье и фитнес, то вам следует отдавать предпочтение тренировкам и здоровому питанию перед другими, менее важными увлечениями. Если вашим главным приоритетом являются семья или друзья, вам нужно каждый день выкраивать время для общения с людьми, которых вы любите, прежде чем приступить к своей повседневной работе.
Определение ваших личных приоритетов не позволит важным для вас вещам ускользнуть из вашего списка дел и оказаться на полях. Это также позволяет вам делегировать и передавать на аутсорсинг задачи, которые не соответствуют вашим ценностям.[3]
Действие:
1 Действие
Выполняйтесамые утомительные, но важные задачи в первую очередь. Выбивая посуду сразу после обеда или заканчивая важный отчет, вы будете иметь больше умственной энергии, зная, что эти задачи не мешают.
2. Включите утреннюю рутину
Гуру продуктивности нередко хвастаются своими звонками для пробуждения в 4 утра и сложными процедурами перед заходом солнца. Но идеального времени для того, чтобы встать и помолчать, не существует - ваш утренний будильник будет зависеть от вашего собственного, индивидуального ритма. Однако независимо от того, когда вы начинаете свой день, есть что сказать о том, чтобы включить утренний ритуал в свой распорядок дня.
Почему так важно утро? Первое, что вы делаете после пробуждения, задает тон всему оставшемуся дню. Если вы встанете с кровати в полусонном состоянии и броситесь прямо в электронную почту, вам, скорее всего, будет трудно сосредоточиться и заниматься, и вы быстро выдохнетесь.
Но если вы регулярно заправляете постель, медитируете и едите здоровый завтрак каждое утро, ваш мозг научится быстро переключаться из «режима отдыха» в «режим продуктивности», и вы, вероятно, будете чувствовать себя лучше. настроение.
Тебе решать, что ты будешь делать утром. Цель состоит в том, чтобы начать свой день с одного и того же. В идеале это то, что соответствует вашим личным ценностям и готовит вас к предстоящим задачам.
Действие:
1 Действие
Заправляйте постель, медитируйте или молитесь. Упростите свой утренний распорядок и помните, что они предназначены только для того, чтобы помочь вам перейти к новому дню.
3. Назначьте «Самую важную задачу»
Ваш день неизбежно будет включать в себя важные задачи, которые не продвигают вас к вашим целям: звонки, встречи, ответы на электронные письма. Чтобы эти вещи не сбивали вас с пути, всегда определяйте, что вам абсолютно необходимо делать каждый день, и включайте это в свой ежедневный график.
Каждую неделю, когда вы планируете свое расписание, учитывайте свои цели. Что нужно сделать, чтобы держать вас в курсе? Затем выберите MIT (самую важную задачу) на каждый день.[4] Когда вы знаете, что вам нужно сделать, чтобы не сбиться с пути, вы будете тратить меньше времени на второстепенные задачи. работа.
Это помогает мне планировать свои самые важные задачи в то время, когда я наиболее сосредоточен и продуктивен, и сосредотачиваюсь на задачах, которые не требуют такой большой умственной мощности, когда мой уровень энергии падает.
Многие исследования показывают, что наша способность к когнитивным функциям меняется в зависимости от времени суток.[5] Для большинства людей, включая меня, пик продуктивности приходится на период между 9 и 11 утра, поэтому я всегда резервирую это время для MIT, а не для менее требовательной работы, такой как ответы на электронные письма.
Если ваша продуктивность повышается в конце дня, вы можете использовать противоположный подход. В любом случае, приложите усилия, чтобы понять свое пиковое рабочее время и соответствующим образом запланировать свои MIT.[6]
Действие:
1 Действие
Используйте матрицуВажные Срочные. Создайте квадрант для ваших срочных и важных задач, важных, но не срочных задач, срочных, но не важных задач и неважных и срочных задач задания. Ключ в том, чтобы выполнять их по порядку, начиная с 1-го квадранта.
4. Запланируйте время для дел, которые обычно вас отвлекают
Если вы чем-то похожи на меня, вы оказываетесь в своем почтовом ящике или в Твиттере несколько раз в течение дня (и в конечном итоге остаетесь там слишком долго). Нет ничего плохого в том, чтобы делать перерывы, чтобы проверить социальные сети, и всем нам нужно отвечать на электронные письма, чтобы выполнять свою работу. Но эти вещи также могут сильно отвлекать от самых важных задач.
Вместо того, чтобы позволять себе бездумно прокручивать, используйте проактивный подход, выстраивая блоки времени, чтобы заниматься потенциальными отвлекающими факторами. Например, ваше ежедневное расписание может включать временные рамки, в течение которых вы можете «обрабатывать» свою электронную почту или учетные записи в социальных сетях два или три раза в день. Важно относиться к этим задачам как к любой другой задаче - просто к еще одному пункту в вашем ежедневном расписании, - а не позволять им проникать в ваш день.
Действие:
2 Действия
Минимизируйте перерывы на кофе: Вместо того, чтобы пить кофе и весь день отвлекаться на коллег, попробуйте ограничить перерывы на кофе утром и днем.
Назначьте определенное время для электронной почты: Проверяйте электронную почту утром или до конца рабочего дня. Избегайте постоянного обновления папки "Входящие" в течение дня.
5. Включить перерывы
Каждый день я планирую часовой обеденный перерыв и несколько 10-15-минутных перерывов для медитации или прогулок. Может показаться бесполезным планировать время в течение дня, когда вы не работаете, но помните, что ни у кого нет бесконечной способности работать на полную катушку постоянно. И если вы попытаетесь, вы не будете настолько продуктивны, как хотели бы.
Существуют научные доказательства того, что случайные паузы действительно могут повысить продуктивность.[7] Во-первых, время от времени паузы могут повысить вашу способность мыслить творчески и стратегически. Иногда мозгу нужна смена обстановки (и перерыв от постоянного мышления), чтобы прийти к свежим идеям.
Планирование перерывов в течение дня также дает повод с нетерпением ждать конца. Когда вы знаете, что у вас будет возможность отдохнуть в конце рабочего блока, у вас будет гораздо больше шансов собрать больше энергии и сосредоточиться на текущих задачах.
Действие:
1 Действие
Делайте небольшие перерывы за несколько часов до обеда и за несколько часов до ухода с работы; прогуляйтесь, сходите в ванную, перекусите, поговорите с коллегами, проверьте свою семью или почитайте книгу.
6. Избегайте многозадачности любой ценой
Вот в чем дело: многозадачность не работает. Исследования показывают, что ваша производительность снижается, когда вы переключаетесь между двумя задачами.[8] Вы не только тратите больше времени, но и в конечном итоге делаете больше ошибок.
Что это значит для планирования вашего ежедневного расписания? Планируйте выполнять только одну задачу за раз - и не пытайтесь втиснуть что-то еще.
Одна из причин, по которой нам трудно переключаться между задачами, заключается в том, что наш мозг не может так быстро адаптироваться к новому типу задач. Это называется «стоимостью переключения»: мы теряем время при переходе на другой навык и теряем время.
Избегайте этого, планируя похожие задачи подряд. Например, планируя свой день, объедините все свои встречи в один блок дня или посвятите час или два ответам на электронные письма. Такая пакетная обработка означает, что вы работаете более эффективно и тратите меньше времени впустую.
Ежедневная экономия времени значительна. Одно исследование показало, что вы восстанавливаете около 40% производительности, которая в течение дня может реально увеличиться.
Действие:
1 Действие
Сосредоточьтесь наодном проекте или задаче. Установите себе ограничение по времени.
7. Используйте шаблон ежедневного расписания
Наконец, упростите себе жизнь с помощью шаблона ежедневного расписания. Попробуйте эти бесплатные загружаемые шаблоны, которые помогут вам планировать свой день и управлять временем:
- Шаблон списка дел на день - это простой шаблон списка дел для повседневного использования. Используйте этот ежедневник, чтобы планировать свои ежедневные задачи, устанавливать приоритеты и назначать периоды времени для их выполнения.
- Шаблон целей на неделю - Попробуйте этот шаблон для постановки эффективных целей в еженедельном расписании. Прежде чем наступит понедельник, сядьте и определите, чего вы хотите достичь к концу недели.
- Шаблон проекта - Большие проекты ошеломляют. Ключ к выполнению проекта - разбить его на управляемые фрагменты, как этот шаблон поможет вам сделать. Используйте его, чтобы отслеживать ваш проект до его завершения.
- Список отвлекающих факторов - этот простой шаблон поможет вам избавиться от отвлекающих факторов. Если что-то придет вам в голову во время работы, запишите это на этом листе. Сделав это, вы выбросите все мысли из головы и сможете сосредоточиться на предстоящей работе.
Действие:
1 Действие
Превратите планирование в привычку: Вы можете сделать это, заблокировав свое расписание ежедневно, еженедельно, по проекту или устранив отвлекающие факторы. Это может занять много времени, но если это сработает, вы даже можете попробовать комбинацию этих шаблонов и посмотреть, что лучше всего подходит для вас.
Как придерживаться расписания
Составить расписание на день - это только полдела. Вы тоже должны придерживаться этого, что становится все более жестким в эпоху отвлечения внимания. Вот несколько советов, как это сделать:
1. Защитите свою рабочую среду от отвлекающих факторов
Удаленная работа становится нормой, граница между домом и работой стирается. Один из способов предотвратить это - выделить для работы одно рабочее место. Наведите порядок в этом пространстве и не делайте там ничего, кроме работы, чтобы ваш мозг не отвлекался.
2. Будьте реалистичны в отношении того, чего вы можете достичь за день
Если вы слишком амбициозны и впихиваете слишком много задач, ваше расписание обречено на провал с самого начала.
3. Добавьте «время ожидания» между задачами
Вместо планирования последовательных задач добавьте буфер на 15 или 20 минут. Таким образом, если что-то займет больше времени, чем вы ожидали, вы не нарушите весь свой график.
Лучшие приложения для планирования для вас
Используйте технологии, чтобы помочь вам. Благодаря множеству приложений для календаря и планирования времени, которые помогают оптимизировать ваше продуктивное время, планирование никогда не было таким простым.
1. Календарь Google
Календарь Google
- отличный организационный инструмент, и он удобен в использовании. Не стоит недооценивать это бесплатное приложение: оно обладает удивительно широким набором функций. Добавляйте новые события, устанавливайте напоминания, отслеживайте время и общайтесь с коллегами. Кроме того, он легко интегрируется с другими службами Google.
2. Календарь
Если вы ищете что-то с большим количеством функций, Календарь - еще один отличный выбор. Как и Календарь Google, приложение позволяет создавать и редактировать собрания по часовому расписанию, а также просматривать, что у вас на тарелке. Но он также предлагает полезный аналитический инструмент: Calendar Analytics. Это показывает, как вы тратите время, чтобы вы могли оценить и оптимизировать свое управление временем, чтобы быть более эффективным.
Заключительные мысли
Как пишет автор Мейсон Керри в своей книге Daily Rituals: How Artists Work,[10]
Рутина «способствует выработанному ритму умственной энергии и помогает предотвратить тиранию настроений».
Даже самые успешные люди могут сбиться с пути. Заблаговременное составление идеального ежедневного расписания является важной практикой, позволяющей не отвлекаться и расставлять приоритеты в том, что для вас наиболее важно. Думайте о своем расписании как об инвестициях в свое будущее. Может потребоваться некоторое время, чтобы «накопить» на ту жизнь, которую вы хотите, но мало-помалу вы увидите, как ваши цели воплощаются в жизнь.