Ваши дни кажутся безумно занятыми, а ваш список дел заполнен бесконечным количеством задач? Ваш календарь заполнен, а рабочий день состоит из непрерывной спешки от одного дела к другому?
Если это так, возможно, у вас слишком много на тарелке. Пришло время сделать шаг назад, потратить несколько минут и сократить список дел до самого необходимого.
Представьте на минутку, что в вашем списке на сегодня всего несколько дел. Представьте себе покой, который приходит от этого простого маленького факта. А теперь представьте свой рабочий день, день простоты, сосредоточенности, мощных свершений. Представьте, что вместо 10 мелких вещей, которые не имеют большого значения, вы делаете одну вещь, которая действительно повлияет на ваш бизнес, на то, кем вы являетесь, на ваше будущее.
Теперь сделай это. Возможно, этот мирный рабочий день, эта дзенская производительность. Но это потребует сосредоточенности и энергии, а также немного упрямства. Вот инструкция, как это сделать.
- Сосредоточьтесь на своих целях Чтобы понять, что важно, вы должны сначала понять, чего вы пытаетесь достичь. Если у вас нет целей, у вас нет способа узнать, является ли задача необходимой для достижения этих целей. Потратьте несколько минут, чтобы просмотреть свои цели (или запишите их в первый раз). Где вы хотите быть через 10 лет? Что вы можете сделать, чтобы попасть туда в этом году? Что вы можете сделать в ближайшие несколько месяцев? И что вы можете сделать на этой неделе? Имея эти цели, вы даете себе дорожную карту. Сосредоточьтесь только на одной цели за раз, пока она не будет достигнута, а затем сосредоточьтесь на следующей.
- Знай свою ценность Если вы не цените себя, вы не будете ценить свое время. И тогда вы будете отвечать «да» на каждую просьбу, и ваш список дел всегда будет переполнен. Потратьте несколько минут, чтобы подумать о своих навыках и о том, чего вы стоите. Подумайте, сколько вы хотите, чтобы ваше время стоило. А теперь не беритесь за работу, которая не стоит вашего времени и ценности.
- Больше всего затраченных средств Посмотрите на свой список дел: какие задачи в нем действительно важны? Какие из них принесут вам больше всего денег, принесут вам наибольшее признание и окупятся для вас больше всего в долгосрочной перспективе? Поставьте звездочку рядом с этими задачами. Если в вашем списке нет ни одной из этих задач, подумайте о том, чтобы придумать несколько. Это то, на чем вы должны сосредоточиться.
- Уничтожить остальных. Теперь, когда вы знаете, какие задачи действительно важны, посмотрите, что вы можете исключить из остальных. Некоторые из них можно сразу вычеркнуть. Несколько других стратегий исключения задач из списка приведены ниже.
- Очистите свое утро Каждое утро выделяйте большой блок времени (если возможно, все утро) для работы над отмеченными звездочкой задачами - теми, которые действительно важны. Это спокойное время, когда вы можете быть действительно продуктивным. Как только наступит полдень, дела, скорее всего, наладятся, и ваши важные задачи могут быть отложены. Очистите свой календарь по утрам, ничего не планируйте, выключите телефон и электронную почту, уберите свой рабочий стол и посмотрите, сколько вы можете сделать.
- Выберите три вещи Если в вашем списке 20 вещей, просто выберите три на сегодня. Но вы хотите сделать пять или семь? Будьте безжалостны. Расставьте приоритеты и выберите только три. Напишите эти три дела на отдельном листе бумаги, и это будет ваш список дел на сегодня. Убедитесь, что хотя бы один из них ведет к вашей краткосрочной цели на этой неделе. Две другие задачи обязательно должны быть отмечены звездочками - это действительно очень важные задачи.
- Остановить встречи Встречи почти всегда являются пустой тратой вашего времени. Если вы их контролируете, устраните их. Пусть люди сообщают о вещах по электронной почте. Совместная работа с помощью онлайн-инструментов. Или проводите встречи один на один, по 5-10 минут каждая, если это необходимо, и объединяйте их в один час во второй половине дня. Если вы не контролируете их, покажите своему боссу, почему вам не следует присутствовать на совещании, и как многого вы можете добиться, если вам не придется идти - сделайте предложение, от которого ваш босс не сможет отказаться.
- Делегировать Еще раз взгляните на свой список дел, есть ли в нем вещи, которые вам не нужно делать? Передайте их кому-то другому, либо выше в пищевой цепочке, чем вы, либо ниже, либо на том же уровне. Это не имеет значения. Пока это не ты. Знайте, что вам нужно сделать, а что нет.
- По умолчанию нет Вместо того, чтобы браться за каждую просьбу, которая приходит к вам, научитесь говорить нет. Беритесь только за те задачи, которые действительно должны быть выполнены вами, которые стоят вашего времени и которые принесут вам наибольшую пользу в долгосрочной перспективе. Скажи «нет» всему остальному, как бы тяжело это ни было. Или отложите - скажите им, чтобы они попросили вас снова на следующей неделе. Часто запрос исчезает.
- Отправить задачи в папку Есть ли другие мелкие задачи, которые вам нужно сделать сегодня, которых нет в вашем списке из трех задач на сегодня? Поместите эти задачи в отдельную папку или в другой список и уберите в ящик. Выделите час или около того позже в тот же день и обработайте эти небольшие задачи в пакетном режиме. Телефонные звонки, краткие заметки, бумажная работа, что угодно - вы можете делать все это очень быстро, все сразу. Это лучше, чем разбрасывать их в течение дня.
- Одиночная задача Когда вы собираетесь сосредоточиться на одной из трех важных задач на сегодня, действительно сосредоточьтесь. Устраните все отвлекающие факторы, включая Интернет, электронную почту, телефоны и беспорядок на вашем столе. Не позволяйте ничему прерывать. То же самое, если вы собираетесь встретиться с кем-то один на один (как упоминалось выше) или выполнять пакетную обработку небольших задач - выполняйте их по одному. Многозадачность только утомит вас и сделает менее продуктивной. Многозадачность действительно эффективна только в больших масштабах - скажем, при выполнении нескольких проектов в течение месяца вместо нескольких задач одновременно.
- Установить один раз для электронной почты Это, наверное, самая сложная задача для большинства из нас. Электронная почта - это то, чем мы привыкли заниматься в течение дня. Но на самом деле большинству людей не нужно отвечать на электронную почту сразу. Управляйте ожиданиями тех, с кем вы общаетесь - дайте им знать, что вы отправляете электронное письмо только раз в день, и они не ожидают немедленного ответа. Если это невозможно для вас, по крайней мере, ограничьте свою электронную почту кусками, а не делайте это в течение дня. Делайте это 2 или 3 раза в день или один раз в час в течение 5 минут, но не в течение всего часа. И не делайте этого во время утренней тишины - это только для задач, отмеченных звездочкой.