Как профессионально управлять своей электронной почтой: 10 шагов (с изображениями)

Вот несколько шагов, чтобы убедиться, что вы на высоте, когда дело доходит до электронной почты.

Шаги

Шаг 1. Соблюдайте электронный этикет

Вспомните старую пословицу: «С медом ловишь мух больше, чем с уксусом». Нет смысла обсуждать вопрос этикета. Все мы знаем, что должны быть вежливыми. Но вот несколько моментов, которые следует учитывать:

• Не пишите, когда злитесь - подождите 24 часа и успокойтесь. Будь благоразумен.
• Попросите кого-нибудь отредактировать вашу электронную почту.
• Не используйте сарказм. Вы можете подумать, что вы умны, но получатель это оттолкнет.

• Избегайте сообщений в верхнем регистре. Использование прописных букв в электронной почте эквивалентно крику, и ваш адресат не будет благодарен.

  

• Также будьте осторожны с восклицательными знаками. Чрезмерное использование снижает их эффективность.

  

• Используйте четкие строки темы. Это поможет людям решить, читать электронную почту сейчас или позже. Мы все заняты. Ваш корреспондент оценит вашу внимательность.

  

• Держать его коротким. Если в вашем электронном письме больше двух абзацев, возможно, вам стоит воспользоваться телефоном.

  

• Измените строку темы, если вы меняете тему обсуждения.

  

• Если получатель ранее не согласился, не пересылайте стихи, шутки, предупреждения о вирусах и другие вещи. Вы просто тратите драгоценное время и пропускную способность.

  

Шаг 2. Не думайте, что вы анонимны

Если вы отправляете неприятные сообщения, вы можете подумать, что никто не сможет определить, что письмо пришло от вас. В конце концов, вы создали фальшивый веб-адрес. Подумай еще раз. Электронная почта содержит невидимую информацию об отправителе. Эта информация находится в шапке. Все основные программы электронной почты могут отображать информацию заголовка. Вот как:

• В Microsoft Outlook дважды щелкните электронное письмо. Затем нажмите «Просмотр»> «Параметры». В Microsoft Outlook Express щелкните электронное письмо. Затем щелкните Файл> Свойства и выберите вкладку Сведения.

  

• В Eudora дважды щелкните сообщение. Затем нажмите кнопку Blah Blah.
• В Netscape щелкните сообщение, чтобы открыть его. Затем нажмите «Просмотр»> «Источник сообщения», чтобы отобразить заголовок.

• Раскрывающая информация об отправителе находится в разделах, которые начинаются с «Получено:». Их может быть несколько, в зависимости от количества компьютеров, на которых прошла электронная почта. Компьютер-источник находится внизу «Получено:». Этот раздел будет иметь номер Интернет-протокола (IP), например 124.213.45.11. Его можно проследить на ряде веб-сайтов.

  

Шаг 3. Избегайте отправки электронной почты не тому человеку

Современные программы электронной почты хотят упростить отправку электронной почты. Это означает, что когда вы начинаете вводить адрес получателя, которому вы ранее отправляли почту, поле «Кому:» может быть уже заполнено. Будь осторожен. Всегда перепроверяйте, что получатель является предполагаемым. Кроме того, если вы пишете что-то уродливое о Джо Смите, у вас на уме будет имя Джо. Не присылайте ему.

Шаг 4. Не используйте один адрес электронной почты для всего

Имейте несколько адресов электронной почты - для личного использования, для общего пользования, для списков рассылки в Интернете и для покупок в Интернете. Большинство провайдеров предоставят вам полдюжины учетных записей электронной почты. Вы также можете использовать адреса в Интернете для личных учетных записей. И Gmail, и Yahoo! являются хорошим. Вы можете получить доступ к этим учетным записям из любого места, если у вас есть доступ в Интернет.

Шаг 5. Не забудьте проверить все свои учетные записи электронной почты

Проверка всех этих учетных записей может быть сложной задачей, особенно из дома. Чтобы сократить время, вы можете использовать ePrompter (www.eprompter.com), который может проверять 16 различных учетных записей, защищенных паролем. Лучше всего то, что ePrompter бесплатен. Есть и другие платные программы, в том числе Active Email Monitor (www.emailmon.com).

Шаг 6. Не нажимайте «Отправить» слишком быстро

Перечитайте каждое электронное письмо перед отправкой! Даже если вы не ищете работу, вы должны быть осторожны. Люди подсознательно будут судить вас по ошибкам. Никто из нас не идеален. Но вы можете поймать 99% этих проблем, перечитав текст. И не полагайтесь на проверку орфографии. Он обнаружит орфографические ошибки. Но если вы используете «четыре» вместо «за» или «ваш» вместо «вы», он вам ничего не скажет. Также маловероятно, что в предложении будут пропущены слова, которые вы случайно не включили. Так что найдите минутку и перечитайте свой текст. Не смотри на невежда.

Шаг 7. Установите таймер

Вы можете сделать это в Outlook, добавив правило, которое задерживает отправку, предпочтительно на 1-5 минут, в течение которых электронное письмо находится в вашем почтовом ящике и может быть удалено. Это предотвратит нажатие не той кнопки и случайную отправку наполовину незаконченного письма, а также даст вам одну минуту, чтобы собраться с мыслями и стереть этот набор витиеватых оскорблений, которые вы напечатали в ярости, прежде чем они дойдут до босса..

Шаг 8. Помните привязанность

Поскольку все мы делаем это время от времени, это не должно иметь большого значения. Однако, если вы постоянно совершаете эту ошибку, люди (возможно, важные люди) могут подумать, что вы теряете свои шарики. Они могут даже не решиться вести с вами дела в будущем. Когда вы будете готовы отправить электронное письмо, подумайте: «Что я забыл?»

Шаг 9. Используйте собственное доменное имя

Сделайте вашу компанию большой. Если вы используете для своего бизнеса учетную запись в Интернете или имя провайдера, вы не будете выглядеть профессионально.

Шаг 10. Предполагая, что кто-то еще не получил его, вы можете указать свою компанию в доменном имени

подсказки

• Если ваше электронное письмо содержит призыв к действию, укажите крайний срок. Например: «Пожалуйста, ответьте Понедельник, 2 июня, 16:00.

  Также помогает выделение даты жирным шрифтом. Дело в том, чтобы позволить читателю сразу же получить самую важную информацию и избежать двусмысленности.

• Если вы задаете более одного вопроса, пронумеруйте каждый вопрос. Это четко определяет ответ, который вы ищете на каждый вопрос. Например:

  • 1. Когда вы хотите, чтобы это было закончено?
  • 2. Сколько вам нужно?
  • 3. Как вы думаете, что улучшит верстку?