Время - единственный реальный ресурс, который имеет значение. Тем не менее, как и в случае с большинством вещей, о которых люди должны заботиться, у большинства из нас не хватает времени. Неважно, являетесь ли вы занятым предпринимателем, пытающимся организовать свои бизнес-задачи, программистом, который работает с 9 до 5 и старается максимально эффективно использовать свободное время, или даже студентом университета, который стремится использовать свой график.
Нам всем необходимо организовать свою работу, чтобы успеть сделать все вовремя. Не планируя, мы теряемся, что приводит к дальнейшей панике из-за нашей беспомощности.
Ниже вы узнаете, как правильно управлять своим расписанием, чтобы больше вписываться в свой день и эффективно использовать свое время:
Материализуйте это
Во-первых, вы должны сделать все это видимым, независимо от того, создаете ли вы списки дел или записываете простой список задач. Исследования показывают, что у вас гораздо больше шансов завершить задачу, если вы ее запишете.
Начните с того, что приходит вам на ум, например: стирка, покупка продуктов, уроки программирования или чтение новой книги. Затем сгруппируйте задачи по соответствующим категориям. Я предпочитаю использовать три временные категории и пять подкатегорий для каждой задачи.
Три категории по времени: до работы, во время работы и после работы.
Конечно, этот подход предполагает, что вы работаете с 9 до 5, но давайте будем честными: большинство людей, которым сложно организовать свое время, - это люди, которые работают по восемь часов в день.
После того, как вы закончите с вышеизложенным, перейдите к следующим пяти подкатегориям: Низкий результат, Менеджер, Креативность и обучение, Веселье, здоровье и упражнения.
Задачи с низким результатом - Все, что нужно сделать, но с радостью отдали бы на аутсорсинг. Такие вещи, как поездка на работу, покупки, уборка и т. д. Стремитесь ограничить количество задач с низким результатом до минимума.
Задачи менеджера - Все, что связано с планированием, организацией, отправкой или ответом людям. Вам захочется заполнить его встречами, ответами на электронные письма и просмотром входящих сообщений.
Творческие и учебные задачи - Все творческие, так называемые «новые задачи», такие как написание статьи или программирование. Это может быть что угодно: от попыток выучить новый язык до прохождения курсов, посещения вебинаров и чтения книг.
Весёлые задачи - То, что я также склонен называть социальными задачами. Это может быть что угодно: от свидания до прогулки с друзьями и просмотра фильмов. Относитесь к этому времени как к моменту, чтобы расслабиться и - да - по-настоящему повеселиться.
Здоровье и физические упражнения - Все: бег, спортзал, еда. Сгруппируйте здесь все, что напрямую соответствует вашему физическому состоянию.
В этот момент вы можете спросить: «Нужно ли делать все эти перечисления и группировки?» Это может показаться излишним или бесполезным занятием, но поверьте мне, нет смысла планировать дела, если вы планируете проиграть. Всегда планируйте победу и заранее ставьте необходимую работу.
“Используй время, чтобы не упустить преимущество.” -Уильям Шекспир
Материализация и группировка того, что вы хотите сделать, - это первый шаг к тому, чтобы настроить свой график и сделать все вовремя. Следующий шаг, показанный ниже, - разместить их в нужном порядке и расположить в нужном порядке:
Составьте карту
После того, как вы закончили составлять список своих задач и сгруппировать их в соответствующие категории и подкатегории, приступайте к их планированию. Здесь будет удобно использовать инструмент планирования задач, такой как Календарь Google. Основная цель использования такого решения - собрать все задачи в одном месте, отсортировать и упорядочить.
Кроме того, вы будете получать push-уведомления и уведомления по электронной почте, которые помогут вам не отставать от всего, что вы запланировали. Перейдем к практической части. Начинайте сверху вниз, причем верх - это начало дня, а низ - его конец.
Хватайте дела «перед работой» и распределяйте их по определенным временным интервалам. Поначалу это будет игра в угадайку, поскольку вы можете не знать, сколько времени займет утреннее веселье в ванной. Первая неделя или даже месяц будет посвящена настройке и корректировке вашего расписания, пока оно не достигнет окончательной формы.
Теперь, чтобы визуально получить представление о том, какие задачи относятся к какой подкатегории, вам нужно их раскрасить. Если вы используете Календарь Google, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши определенное событие и выбрать цвет.
Конечно, вы можете использовать любой цветовой узор, какой захотите. Просто помните, какой цвет относится к какой категории. Чтобы сэкономить время, вы можете использовать мою структуру, которая выглядит следующим образом:
- Низкий результат - Помидор
- Менеджер - Мандарин
- Творчество и обучение - Василий
- Весёлые задания - Лаванда
- Здоровье и физические упражнения - Виноград
Нет, я не выдумываю. Все цвета в Календаре Google описываются как овощи, фрукты и травы. Благодаря цветовому кодированию вы увидите, сколько времени вы тратите на те или иные задачи. Ваша цель - снизить количество томатно-красного и мандариново-оранжевого цветов. Старайтесь каждый день уделять виноградно-фиолетовому цвету, а также базиликово-зеленому цвету как наиболее частым событиям.
Когда вы закончите с задачами перед работой, продолжайте и заполните календарь действиями во время работы и после нее. Некоторые из вас не смогут составить план всего рабочего времени из-за характера вашей работы. В таком случае не пытайтесь придумывать воображаемые задачи, просто планируйте то, что сможете. Поместите заполнители, если вы не уверены, и заполните пробелы, когда будете знать, что собираетесь делать.
Далее сосредоточьтесь на том, чем бы вы хотели заняться после работы. Будьте реалистами, но наполняйте его задачами, которые вам действительно хотелось бы выполнить. Используйте это время, чтобы прочитать новую книгу, которую вы хотели прочитать, или начать курс, который ускорит вашу карьеру.
“Как только вы овладеете временем, вы поймете, насколько верно то, что большинство людей переоценивают то, чего они могут достичь за год, и недооценивают то, чего они могут достичь за десятилетие!” -Тони Роббинс
Настройка и обновление
Календарь, полный событий с цветовой кодировкой, - это только начало пути к выполнению дел вовремя. Теперь, когда самое сложное сделано, вы можете сосредоточиться на настройке календаря в соответствии с вашими потребностями.
Со временем вы увидите, сколько времени у вас занимают определенные вещи, что можно оптимизировать, а что можно передать на аутсорсинг. Используйте эти отзывы, чтобы оптимизировать свое время и обновлять календарь каждую неделю и каждый месяц.
Помните, что самое сложное всегда - начать. Большинство людей избегают этих двух вещей: планирования своего времени и целей и заботы о своих деньгах.
Люди просто боятся задуматься о том, как они на самом деле тратят свое время и деньги, хотя это один из самых важных аспектов их жизни! Не будьте тем парнем, который не знает, куда пропали его последние три часа. Берегите свое время и используйте его для достижения своей мечты.