Организации в течение года проводят много времени на совещаниях. Встречи всегда должны быть содержательными, организованными и необходимыми. К сожалению, слишком много собраний, на которых я присутствовал, соответствуют тому, что однажды сказал мне друг: «На собраниях люди сидят и обсуждают то, что им следует делать». Я могу вспомнить множество встреч, на которых я присутствовал на протяжении всей своей карьеры, и мне хотелось бы работать в своем офисе!
Я думаю, что встречи будут более плодотворными, если им предшествует комплексное совещание по планированию в начале года. Цель этой первой встречи - собрать всех на одной волне в предстоящем году.
Университет легкой атлетики Св. Франциска
Наши штатные люди в Санкт-Петербурге. Спортивная программа Фрэнсиса будет проводиться ежегодно примерно через две недели после майских выпускных экзаменов. Мы встретились, чтобы подвести итоги прошедшего года и спланировать следующий год, который начался в конце июля, когда наши осенние спортсмены прибыли на предсезонные тренировки. Мы разработали простой, но всеобъемлющий план подготовки к предстоящему году. Наши штатные сотрудники выделили четыре часа - с 8:00 до 12:00 - на одну неделю, чтобы спланировать новый год. Это дало нам 20 часов, отведенных на одно: планирование.
Как спортивный председатель, я представил повестку дня собрания. Нашим первым делом было изучить повестку дня и добавить важные пункты, которые я пропустил. Затем мы подвели итоги предыдущего года, попросив каждого человека проанализировать свои цели. Я никогда не помню, чтобы я достиг всех своих целей, поэтому сначала просмотрел свои. Делая это, все знали, что можно не достичь всех своих целей. Недостигнутые результаты могут быть перенесены в следующий год.
Повестка дня была разделена на две области - «Приоритетные вопросы» и «Все остальные вопросы». Сначала мы обсудили приоритетные задачи, самые важные задачи, с которыми нам предстоит столкнуться в наступающем году. Затем мы разработали план действий по каждому приоритетному вопросу.
Все остальные элементы в первую очередь определяли даты ежегодных мероприятий, которые нам приходилось планировать, таких как банкеты, общественные мероприятия/мероприятия по сбору средств, игра в гольф и все другие мероприятия, связанные с датами. Эти даты были важны, потому что они нуждались в сотрудничестве других загруженных факультетов университета, таких как общественное питание и техническое обслуживание. Чем раньше мы сообщим эти даты нашим сотрудничающим отделам, тем лучше для их планирования.
«Планирование - это перенос будущего в настоящее, чтобы вы могли что-то с этим сделать сейчас». -Алан Лейкин
Моя работа заключалась в том, чтобы вести подробные записи наших обсуждений, чтобы я мог написать наш ежегодный план планирования. Это был простой документ, в котором описывались задачи, которые нам нужно было выполнить к новому году. Затем мы разослали документ как штатным, так и внештатным сотрудникам.
Каждый штатный человек должен написать свои цели на предстоящий год, особенно интегрируя в эти цели приоритетные задачи. У нас было гораздо больше тренеров, работающих неполный рабочий день за пределами кампуса, чем штатных сотрудников. Документ по планированию был разослан каждому тренеру, работающему неполный рабочий день, чтобы они могли прочитать его перед нашим объединенным собранием персонала с полной и частичной занятостью.
В середине июля мы провели общее собрание отдела. Каждый штатный сотрудник будет рассказывать о своих обязанностях в Документе планирования. Благодаря этому наши сотрудники, работающие неполный рабочий день, получили возможность прочитать документ до встречи, а затем послушать, как он оживает, когда люди, работающие полный рабочий день, представляют свою часть документа.
Когда наши штатные сотрудники закончили свои презентации, мы открыли собрание для тех, кто работает неполный рабочий день, чтобы они могли внести свой вклад. Они всегда предлагали моменты, которые мы упустили и впоследствии могли добавить к нашему планированию. Этот формат позволил нам объединить всех наших сотрудников в преддверии наступающего года.
В среднесрочной перспективе мы встретимся с нашими штатными сотрудниками и получим отчет о ходе достижения целей каждого человека. Окончательные отчеты мы также получим на встрече в конце года. Затем мы пересмотрели цели и начали цикл планирования на следующий год.
Этот формат позволил нам не проводить встречи ради встреч. Мы встречались, когда нам нужно было планировать важные мероприятия или когда возникали проблемы. Эти встречи были организованными и необходимыми. В остальное время мы работали в наших офисах.
Заключительные мысли
Из нашего опыта я бы порекомендовал вам четыре мысли:
- Я бы посоветовал вам встретиться с вашими руководителями и написать годовой документ планирования.
- Я бы посоветовал вам поделиться документом планирования со всеми вашими людьми.
- Я бы посоветовал вам попросить ваших руководителей написать свои цели в соответствии с вашими приоритетными задачами.
- Хотя вы не достигнете всех своих целей каждый год, я верю, что вы будете удивлены ВСЕМ, чего вы достигнете благодаря этому формату.
Надеюсь, вы обнаружите, что некоторые детали нашего планирования можно включить в ваше планирование.