Сертификация вашей компании или продукта Международной организацией по стандартизации (ISO) сигнализирует потребителям о том, что предоставляемая вами услуга безопасна, эффективна и надежна. После того, как вы проведете комплексный анализ системы управления качеством, запланируйте аудит с регистратором из аккредитованного внешнего сертифицирующего органа. Регистратор определит, соответствуют ли политика и процедуры вашей компании строгим стандартам ISO. Если вы успешно пройдете аудит, вы получите сертификат ISO, подтверждающий, что вы выполнили условия для сертификации.
Шаги
Часть 1 из 3: Разработка системы менеджмента качества
Шаг 1. Назначьте куратора проекта
Выберите сотрудника вашей компании, который будет курировать задачу создания системы менеджмента качества. По сути, это набор документов, в которых подробно описывается, как ваша компания осуществляет свою деятельность. Поскольку для проведения такого комплексного анализа потребуется глубокое понимание политики и внутренней структуры бизнеса, на эту работу следует рассматривать только самых опытных сотрудников.
- Менеджер, начальник отдела или операционный директор будут среди сотрудников, наиболее квалифицированных для создания целенаправленной системы управления качеством.
- Если вы контролируете свою компанию, возможно, вам будет удобнее брать на себя ответственность.
Шаг 2. Задокументируйте уникальные методы работы своей компании
На этом этапе вы должны в письменной форме описать все характеристики вашего бизнеса или продукта. Анализ вашей системы управления качеством может включать такие детали, как заявление о миссии вашей компании, информацию о конкретных политиках и процедурах, а также список государственных и федеральных стандартов, в соответствии с которыми вы работаете.
- Думайте о своей системе управления качеством как о всеобъемлющем обзоре того, чего ваша компания надеется достичь с помощью определенного продукта, услуги или бизнес-модели, и о точных шагах, которые они выполняют для этого.
- Если вы хотите получить сертификат на продукт, целью вашего анализа будет описание конструкции продукта и материалов, производственной системы вашей компании и внутреннего процесса оценки качества.
- Это наиболее ответственный шаг в обеспечении сертификации ISO, поэтому не торопитесь, чтобы убедиться, что ваша документация тщательно продумана.
Шаг 3. Проведите внутренний аудит
Назначьте квалифицированного сотрудника для сравнения информации, содержащейся в вашем анализе системы менеджмента качества, с повседневными операциями компании. В частности, они должны следить за тем, чтобы ваши процедуры соответствовали отраслевым нормам и стандартам компании. Если вы надеетесь получить сертификат ISO, важно, чтобы каждый аспект производства или обслуживания выполнялся так, как описано.
- Поручите своему внутреннему аудитору следить за несоответствиями между документацией вашей системы менеджмента качества и тем, как все делается на самом деле.
- Назовите кого-нибудь, кроме руководителя проекта, на роль аудитора. Это поможет обеспечить беспристрастность и снизит вероятность того, что потенциальные пробелы останутся незамеченными.
Шаг 4. Внесите необходимые улучшения в свою практику
Если ваша служба внутреннего аудита обнаружит некоторую функцию, которая не соответствует требованиям, вашим главным приоритетом будет ее исправление перед отправкой на формальный аудит. Используя записи аудитора в качестве руководства, определите области, в которых ваша деятельность не достигает целей, установленных вашей системой качества. Найдите способы решения потенциальных проблем в ближайшие недели и месяцы.
Для достижения ваших целевых стандартов производительности может потребоваться внедрение новых политик, изучение более безопасных или эффективных процедур или переподготовка сотрудников
Часть 2 из 3: Выбор сертифицирующего органа
Шаг 1. Найдите квалифицированного регистратора, который проверит вашу деятельность
Найдите лицензированного регистратора для проведения внешнего аудита. Найдите в своем регионе организации, представляющие конкретный сектор, к которому относится ваш бизнес. Некоторые регистраторы, например, занимаются только разработкой программного обеспечения, в то время как другие могут иметь право гарантировать стандарты качества для медицинских устройств, добычи природного газа и управления окружающей средой.
- Организация ISO только разрабатывает отраслевые стандарты и предоставляет аккредитацию независимым органам по сертификации - на самом деле она не выдает сертификаты.
- Национальный совет по аккредитации ANSI-ASQ (ANAB) составил справочник аккредитованных органов по сертификации для предприятий, подающих заявку на внешний аудит.
- Выбор подходящего регистратора для вашего бизнеса может занять некоторое время. Начните поиск, пока вы еще разрабатываете документацию по системе управления качеством, чтобы у вас было достаточно времени.
Шаг 2. Выберите регистратора, у которого есть необходимые учетные данные
Лучше всего будет выглядеть ваша сертификация, полученная от организации, которая также зарекомендовала себя в соответствии с определенными требованиями. Рассматривайте только органы по сертификации, которые используют стандарт Комитета по оценке соответствия (CASCO). Независимая аккредитация также является признаком того, что организация, с которой вы имеете дело, была тщательно изучена и одобрена.
Аккредитация - большой плюс, но не необходимость. Регистратор может обладать высокой квалификацией, даже если он не включен в список аккредитованных центров сертификации
Шаг 3. Составьте договор приложения ISO
После того, как вы получили услуги регистратора, сядьте с ним, чтобы обсудить условия процесса аудита. Они рассмотрят различные юридические права и обязанности обеих сторон и проинформируют вас о политике конфиденциальности ответственности организации. Если вас устраивают условия соглашения, подпишите его, чтобы подтвердить дату аудита.
Из-за необходимости соблюдения строгих международных стандартов по всем направлениям, возможно, не удастся согласовать условия вашего контракта на подачу заявки
Часть 3 из 3: Подача заявки на сертификацию
Шаг 1. Отправьте документацию вашей системы менеджмента качества для предварительной оценки
Предварительная оценка не является обязательным этапом в процессе сертификации. Однако предварительная проверка даст органу по сертификации возможность выявить любые очевидные ошибки или упущения в вашей документации. Устранение этих проблем перед формальным аудитом поможет вам сфокусировать вашу систему качества и повысить ваши шансы на успешное соответствие стандартам сертификации ISO.
- Если вы решите пройти предварительную оценку, вам необходимо будет предоставить выбранному органу по сертификации полную обновленную копию документов системы управления качеством.
- Имейте в виду, что период предварительной оценки может добавить 2-4 недели к процессу сертификации.
Шаг 2. Пройдите внешний аудит
В день начала вашей проверки ваш регистратор встретится с ключевыми сотрудниками компании, чтобы представиться и кратко обсудить ход процесса. Затем они обратят свое внимание на проверку деятельности вашей компании и на то, чтобы убедиться, что она соблюдает стандарты, указанные в вашей системе управления качеством. Будьте готовы предложить свою помощь любым возможным способом.
- Вы или ваши сотрудники могут пройти отдельное собеседование или быть вызваны для разъяснения деталей политик и процедур, которые имеют ключевое значение для вашей деятельности.
- Фактический аудит - это постоянный процесс, который может занять от нескольких дней до недель. Точная длина будет зависеть от сложности вашей системы менеджмента качества, а также размера и организационной структуры вашей компании.
Шаг 3. Просмотрите полный отчет об аудите
После аудита сертифицирующий орган отправит подробный отчет по аудиту по почте. В отчете будут резюмированы выводы регистратора, сделанные в ходе аудита, и вашему вниманию будут представлены любые области, в которых практика вашей компании не соответствует стандартам, перечисленным в вашей Системе управления качеством (называемые «несоответствия»). Регистратор может указать два разных типа. вопросов - незначительные несоответствия и существенные несоответствия.
Убедитесь, что ваш руководитель проекта, внутренний аудитор и все другие ключевые сотрудники присутствуют, когда вы просматриваете результаты своего аудиторского отчета
Шаг 4. Отправьте план корректирующих действий для устранения незначительных несоответствий
Это краткий документ, объясняющий характер проблемы и меры, необходимые для ее устранения. Его основная цель - продемонстрировать сертифицирующему органу, что вы понимаете, как надзор не соответствует стандартам ISO. Большинство незначительных несоответствий могут быть устранены без необходимости дополнительных проверок и не задерживают вашу сертификацию.
Незначительные несоответствия относятся к небольшим процедурным ошибкам или случаям, когда политика и практика не совсем совпадают, но в конечном итоге не влияют на качество вашего продукта или услуги
Шаг 5. Усильте свои операции, чтобы справиться с серьезными несоответствиями
Эти цитаты указывают на явные несоответствия в том, как ваша бизнес-модель задумана и реализована. Возврат после серьезного несоответствия чаще всего включает в себя серию последующих проверок, а также затраты, связанные с устранением проблемы изнутри. Ваша компания или продукт не будут одобрены для сертификации до тех пор, пока все ссылки на серьезные несоответствия не будут повторно рассмотрены и разрешены регистратором.
- Серьезные несоответствия также могут повлечь за собой штрафы или аналогичные санкции, если будет обнаружено, что они нарушают закон.
- Если в вашем аудиторском отчете было выделено более одного существенного несоответствия, вам может потребоваться пересмотреть содержание вашей системы менеджмента качества, чтобы определить, возможно ли это в ее текущей форме.
Шаг 6. Дождитесь сертификации ISO
Если регистратор удовлетворен своими выводами, он сообщит в сертифицирующий орган с рекомендацией о предоставлении вашей компании сертификата. После этого вам будет отправлен официальный сертификат. В документе будет указан ваш уровень сертификации и точный набор стандартов, которым вы соответствуете, а также официальная печать сертифицирующего органа.
- Доставка сертификата может занять 2-3 недели после того, как вы получите сообщение об одобрении от сертифицирующего органа.
- Ваш бизнес также будет добавлен в реестр компаний с сертификатом ISO, который смогут просматривать как потребители, так и другие предприятия.
подсказки
- Вам не нужно проходить сертификацию ISO, чтобы ваша компания или продукт были успешными - это просто полезный способ для потребителей узнать компании, чьи методы работы соответствуют международным стандартам, разработанным для их собственной выгоды.
- При маркировке продукта, услуги или процедуры после получения сертификата ISO обязательно укажите числовое обозначение конкретного используемого стандарта. Вместо того, чтобы писать, например, «Сертифицировано по ISO», вы можете написать «Сертифицировано по ISO 9001».
- Убедитесь, что вы прочитали точную продолжительность и условия вашей сертификации, чтобы узнать, что вам нужно делать, чтобы поддерживать ее в будущем.