Получить грубое электронное письмо на работе может быть сложно. Хотя возникает соблазн дать ответ, когда вы чувствуете, что кто-то грубит с вами, важно сохранять профессиональное отношение к делу. Прежде чем ответить - по электронной почте или лично - выделите минутку, чтобы подышать, затем проясните цель сообщения и сформулируйте, что вы хотите сказать в ответ.
Шаги
Часть 1 из 3: Разъяснение намерений отправителя
Шаг 1. Решите, стоит ли оно вашего времени и сил
Заманчиво дать ответ, но успокойся, сделав несколько глубоких вдохов. Затем спросите себя, действительно ли это письмо заслуживает вашего внимания. Вы можете обидеться, но не позволяйте этому человеку диктовать вам свои чувства или тон вашего дня.
- Сосредоточьтесь на том, что подходит вам.
- Спросите себя: «Чего я здесь достигаю? Что будет, если я столкнусь с этим человеком? Что будет, если я этого не сделаю?"
Шаг 2. Избегайте предположений
Все мы общаемся по-разному, и не всем умение писать. То, что один человек считает профессиональным, прямое заявление может показаться кому-то дерзким или грубым. Не думайте сразу, что они хотели быть грубыми.
- Языковые или региональные различия могут вызвать недопонимание.
- Когда люди пытаются использовать сарказм или юмор в электронном письме, это часто воспринимается как грубость.
Шаг 3. Обратитесь к отправителю за дополнительной информацией
Отвечайте, запрашивая дополнительную информацию, цитируя конкретные утверждения, которые вы хотели бы прояснить. Иногда грубые сообщения просто плохо сформулированы. Например, ваш коллега мог послать вам сообщение: «Я надеюсь, что вы найдете время, чтобы действительно закончить свои отчеты сегодня».
- Вы можете ответить: «Все мои отчеты завершены, кроме того, который должен быть сдан завтра. Вам нужен черновик для проекта сегодня? »
- Не требуйте, чтобы они знали, что они имеют в виду, и не говорите резко. Например, не спрашивайте: «Что это должно значить?» или "Что ты хочешь сказать?"
Шаг 4. Поговорите с отправителем
Разговор с человеком позволит вам лучше слышать тон его слов. Посетите их рабочее место или позвоните им, чтобы обсудить вашу общую работу или темы, связанные с электронной почтой. Попросите их объяснить грубые утверждения из электронного письма.
- Скажите: «У меня возникла дополнительная мысль о проекте, и я подумал, что будет легче сказать это лично. У тебя есть минутка?
- Вы также можете сказать: «В вашем электронном письме предполагается, что спецификации уже должны быть готовы, но в срок, который они прислали мне, было указано, что они не должны быть выполнены до следующей недели. Я работаю не по тому графику? »
Часть 2 из 3: Написание ответа
Шаг 1. Не отвечайте, если ответа не требуется
Если электронное письмо не требует ответа, лучшим вариантом может быть отказ от его отправки. Не отвечайте, если вы получаете электронные письма не по теме и не требующие вашего внимания.
Например, коллеги могут иногда делать предположения о ваших рабочих привычках. Не отвечайте на электронные письма, в которых говорится: «Должно быть, приятно иметь слишком длинные обеды» или «Все знают, что ваши встречи не длятся весь день». Пока ваш менеджер знает правду, вам лучше держаться подальше от офисной драмы
Шаг 2. Оставайтесь профессионалом
Если ответ необходим, тон должен быть профессиональным, даже если отправитель не был профессионалом. Прочтите письмо вслух перед отправкой, чтобы убедиться, что оно звучит профессионально, а не грубо или эмоционально.
Избегайте резких ответов, это может показаться грубым
Шаг 3. Не торопитесь, напишите свой ответ
Ваш ответ должен быть спокойным и профессиональным, поэтому не пишите его в спешке. Большинство писем не зависят от времени, поэтому при необходимости вы можете ответить целый день.
- После того, как вы напишете свой ответ, отложите его примерно на час.
- Если вы знаете, что пишете из-за эмоций, переключитесь на другое задание, пока не успокоитесь.
- Добавьте адрес электронной почты последним, чтобы случайно не отправить его раньше времени.
Шаг 4. Сделайте сообщение кратким и простым
Не пытайтесь на все отвечать и не обеспечивайте длительную личную защиту. Если вы хотите подавить грубое поведение, вам нужно сосредоточить свое электронное письмо на рабочих темах.
Выберите одну связанную с работой тему, на которой вы хотите сосредоточиться
Шаг 5. Придерживайтесь фактов и не вдавайтесь в подробности
Один из способов убедиться, что ваша электронная почта является профессиональной, - это обсуждать только факты. Факты включают в себя конкретные вещи, такие как назначенная и завершенная работа, сроки выполнения, сроки, данные и связанные темы.
- Например, если в грубом письме спрашивается о статусе отчета, скажите: «Спасибо за проверку. Я получил новые данные сегодня утром, поэтому я обновляю свой отчет. Новый отчет будет доступен сегодня днем».
- Это позволяет сосредоточить внимание на работе, которую вам поручили, и на ходе выполнения вашего проекта, а не на вашей реакции на грубого коллегу.
Шаг 6. Избегайте эмоций в своем ответе
Заманчиво занять оборонительную позицию или грубо ответить на оскорбительное письмо, но это только ухудшит ситуацию. Вместо этого выбирайте профессиональную дорогу.
- Не обвиняйте их в грубости.
- Держите свои чувства подальше от электронной почты.
- Прежде чем нажать кнопку «Отправить», спросите себя, является ли какая-либо часть электронного письма защитой вас самих.
Часть 3 из 3: Получение дополнительной поддержки
Шаг 1. Сообщите о вредных высказываниях или личном нападении
Если электронное письмо содержит угрозы или личную атаку, вам следует сделать его копию и обсудить со своим менеджером и персоналом. Убедитесь, что инцидент задокументирован на вашем рабочем месте, и попросите провести расследование.
Сообщите им, если считаете, что содержание электронного письма создает враждебную рабочую среду
Шаг 2. Скажите, если грубость перерастет в оскорбление
Записывайте каждый раз, когда происходит инцидент, чтобы показать образец поведения. Если вы часто получаете грубые электронные письма, влияющие на вашу рабочую среду, отнесите свои записи своему менеджеру или в отдел кадров. Возьмите с собой копии электронных писем, чтобы показать им, что вы имеете в виду.
Решая, кому сообщить о проблеме, подумайте о политике вашего офиса. Например, если ваш менеджер действительно близок к обидчику, лучше обратиться в отдел кадров
Шаг 3. Поговорите с HR, если ваш менеджер отправит грубое электронное письмо
HR или руководитель вашего менеджера могут помочь, если ваш руководитель отправил грубое электронное письмо. Прежде чем сообщить об инциденте, будьте готовы объяснить, почему вы сочли письмо грубым. В зависимости от того, что было сказано, вас могут попросить заполнить отчет об инциденте, попросить присутствовать на совещании по посредничеству или перевести в новый отдел.
Сообщение о грубых электронных письмах в отдел кадров - единственный способ что-то сделать с поведением вашего менеджера по отношению к вам, если оно будет продолжаться. Вам необходимо установить запись в файле
Офисный этикет
Советы и хитрости офисного этикета
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
подсказки
- Если отправитель - это кто-то, кто в прошлом грубил по электронной почте, помните об этом и подходите к письму соответственно.
- Если вы хотите выразить свой гнев, сделайте это в пустом электронном письме или документе Word. Таким образом, вы можете отказаться от него и случайно не нажмете кнопку «Отправить» на кнопке ответа.
- Электронная почта сложна даже для профессионала, помните, что правильно передать эмоции и намерения в электронной почте не всегда возможно.
- Посоветуйте, что на вашем рабочем месте поговорите об этикете электронной почты. Если никто не знает, как проводить этот семинар, пошлите кого-нибудь, кто знает; это может быть признаком того, что такое обучение необходимо.
- Один из способов справиться с коллегой, который постоянно отправляет грубые электронные письма, - это отправлять CC своему боссу или другому соответствующему коллеге каждый раз, когда вы отвечаете.
Предупреждения
- Некоторые люди используют бомбы замедленного действия и могут излить на вас еще больше гнева, если вы ответите грубо. Оставайтесь вежливыми и профессиональными, и если у вас есть какие-либо проблемы или вы боитесь, поговорите об этом со своим начальником или сотрудниками отдела кадров.
- Все клеветнические, оскорбительные, преследующие, дискредитирующие, расистские или оскорбительные сообщения в электронном письме подлежат судебному преследованию. Электронная почта доступна для обнаружения в большинстве юрисдикций и может стать причиной судебного разбирательства по вашей компании. Человек, отправляющий такие электронные письма, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию и даже увольнению. Если вас беспокоит, что в электронном письме содержится любой такой нежелательный контент, обратитесь к своему начальнику или сотрудникам отдела кадров для получения дополнительных рекомендаций или к своему законному представителю, если вы не хотите обсуждать это с рабочим местом.