Сегодня электронная почта стала неотъемлемой частью рабочего места. В офисах, даже домашних офисах, электронная почта является незаменимым инструментом, который позволяет быстро, непринужденно и официально общаться.
Эффективное использование электронной почты - ключ к продуктивности. Более того, важно использовать его как можно реже в подходящее время. Вот как не следует проверять электронную почту во время работы.
Запрещено:
1. Проверяйте почту первым делом с утра
Сначала приступайте к работе, а затем проверяйте почту в определенное время. Когда вы начинаете работать с электронной почтой, это запутывает ваш день. У вас вдруг появилось 10 вещей, о которых нужно подумать, даже не начав работу на день.
Не трогайте электронную почту до истечения часа. Любые важные сообщения, заметки, встречи и т. д. могут быть переданы вам коллегами. Вы будете гораздо более продуктивны, если начнете работать раньше, пока вас никто не отвлекает.
Никогда не проверяйте почту в первую или последнюю очередь - [LifeDev]
2. Ответить немедленно
Определите, какие электронные письма требуют действий, и установите время в день, чтобы ответить на них все. Редко электронные письма требуют немедленных действий. Сохраняйте/упорядочивайте/отмечайте электронные письма, на которые вы хотите ответить, и устанавливайте время, чтобы обработать их позже.
Помимо того, что вы не будете тратить полчаса на проверку и ответы и размышления об ответах на электронные письма, это также даст вам некоторое время, чтобы небрежно подумать о своих ответах. Может быть, вы решите, что вам даже не нужно отвечать на некоторые.
Примените правило двух минут GTD, но уменьшите его вдвое. Если вы можете написать ответ на письмо за 1 минуту или меньше, то отвечайте сразу. В противном случае отложите его, чтобы ответить позже.
Помните 4 D, когда решаете, что делать с каждым электронным письмом.
- 1. Удалить - Удалить
- 2. Сделай это - ответь, если менее 1 минуты
- 3. Делегируйте это - перешлите, если это применимо для кого-то еще
- 4. Отложить - отложить [папку/звездочку] на потом
3. Проверьте личную электронную почту / статистику блога и т. д
Возьмите рабочий адрес электронной почты или отфильтруйте личные/рабочие контакты, чтобы во время работы получать электронные письма только о работе.
Вам не нужно обрабатывать личную электронную почту на работе. Если вам нравится расслабляться и проверять их в перерыве, делайте это, но не позволяйте этому влиять на ваш рабочий процесс. Если вы увидите письмо от друга среди рабочих писем, вам будет трудно удержаться от прочтения. Держите их отдельно и организуйте свое время.
Если вы используете рабочую электронную почту и для личных, как в этом отчете NYTimes, я бы посоветовал фильтровать все, что можно, чтобы работа оставалась работой, а развлечения оставались дома.
Используйте скрипт Greasemonkey Filter Assistant, чтобы легко создавать фильтры для контактов электронной почты.
4. Получить уведомление
Если вы используете Outlook или почтовый клиент, который разрешает уведомления на рабочем столе или в браузере, отключите их. Ничто так не мешает вашему рабочему процессу, как всплывающие уведомления по электронной почте.
Установить время для проверки; может два раза в день. Перемежайте их со временем ответа. Электронная почта - это не живой разговор. Никто не ожидает, что вы ответите сразу после того, как отправите письмо, люди начнут ожидать ваших писем в назначенное время только для ответа.
Это требует дисциплины, но творит чудеса, помогая вам не сбиться с пути.
Если вы используете что-то вроде Gmail Notifier, вы можете отключить автоматическую проверку электронной почты и проверять электронную почту только вручную.
5. Тратить много времени на ответы
Электронные письма - это не романы. Они не должны быть даже длинными разговорами. Старайтесь, чтобы ваши ответы были как можно более краткими. Отвечайте прямо и не останавливайтесь на достигнутом.
Если вы получаете длинные электронные письма, постарайтесь ускорить чтение, чтобы не тратить на каждое письмо больше нескольких минут. Отвечая на длинное электронное письмо, делайте его максимально коротким. Используйте многоточие, чтобы получателю было легко отвечать короткими ответами.
Попробуйте расширение Time Tracker для Firefox, чтобы отслеживать время, потраченное на электронные письма. Он поставляется со статистикой и будильником.
Что делать:
Настройте систему, которая работает на вас.
Если вам нужны постоянные обновления электронной почты, держите уведомления включенными. Возможно, вы найдете лучший способ получать эти обновления, например, через свой мобильный телефон. Если на вашем рабочем месте плохо работают с электронной почтой или вы видите, что много времени тратится впустую, поговорите об этом с кем-нибудь.
Если вы пользователь GMail, зайдите в фильтры и научитесь правильно ими пользоваться.
Установите расписание, включающее проверку электронной почты и ответы на нее. Электронная почта должна делать работу быстрее и продуктивнее.