Большая часть повседневного письма носит случайный характер. Твиты, обновления Facebook, праздничные открытки, дружеские электронные письма - у них есть свой простой этикет, и мы не тратим много времени на размышления о них, прежде чем лизнуть этот штамп или нажать кнопку «Отправить».
Иногда, однако, случай требует чего-то более формального. Будь то письмо вашему политическому представителю по важному вопросу, сопроводительное письмо потенциальному начальнику или письмо с деловым предложением, вам следует быть более внимательным, если вы хотите, чтобы к вам относились серьезно. Как юрист, я пишу много официальных писем каждую неделю, и делать это хорошо - целое искусство. Вот несколько моментов, о которых следует помнить, когда вы пишете собственное официальное письмо, независимо от того, будет ли оно отправлено по почте или через интернет.
1. Поймите свою цель
Зачем ты пишешь? Что вы хотите, чтобы читатель сделал после прочтения вашего письма? Вы хотите изменить ее мнение или убедить его предпринять определенные действия? Ты ищешь прощения? Вы хотите пожаловаться на плохое обслуживание или некачественный товар? Вы пытаетесь получить работу? Что такое «спросить»?
Узнав это, вы можете - и должны - вырезать все, что не служит этой цели.
2. Определите свою аудиторию
Знание своей аудитории поможет вам выбрать язык и точнее ориентироваться в своих идеях. В письме другому юристу я пишу иначе, чем если адресатом является руководитель, не являющийся юристом, или даже пожилой клиент, работающий на общественных началах. В письме в редакцию ваша реальная аудитория - читатели издания - кто они? (Имейте в виду, что большинство газет написано на уровне чтения 8thили 9th.) Не используйте жаргон, который освоил ваш читатель. 'Т понять.
3. Говорите коротко
Большинство из нас терпит постоянный поток письменных сообщений, и у нас есть ограниченное количество времени, чтобы потратить их на чтение. Таким образом, у вас больше шансов быть прочитанным, если вы уложитесь в письмо на одной странице. Многостраничное письмо с длинными абзацами и сложными предложениями выглядит громоздко. У занятого читателя возникнет искушение отложить его до тех пор, пока у него будет больше времени, и он может никогда не взяться за него снова. Используйте короткие абзацы, короткие предложения, короткие слова.
4. Используйте простой язык
Работа сценариста - быть понятым. Даже если ваша аудитория высокообразованна, вам следует избегать громких слов и длинных сложных предложений. Люди не глупы; они заняты. Облегчите нам работу, и мы с большей вероятностью уделим вашему письму должное внимание. Официальное письмо не требует использования громких слов. Не пытайтесь казаться изощренным; постарайтесь быть ясным. Используйте «спросить» вместо «просьба». Говорите «купить» вместо «купить». Вместо «прилагается, пожалуйста, найдите», просто скажите «прилагаю» или «вот»….”
5. Начните с самого важного пункта
Как говорят журналисты, не закапывайте лид. Найдите способ начать с идеи или информации, на которых вы больше всего хотите, чтобы ваш читатель сосредоточился или на которых действовал. Первый абзац может быть единственным, который он читает, так что не прячьте «спросить» в последнем абзаце.
6. Соблюдайте правила
Существуют правила оформления делового письма. Вы игнорируете их на свой страх и риск.
7. Корректура. Затем проверьте еще раз
Независимо от того, насколько вы грамматически одарен, ошибки и опечатки могут закрасться. Когда вы думаете, что закончили писать, медленно и внимательно прочитайте текст, высматривая эти опечатки. Не доверяйте проверке орфографии. Если возможно, распечатайте письмо и прочитайте его вслух с ручкой в руке, отмечая опечатки, неуклюжие предложения, запутанные строки. Если это действительно важно, попросите кого-нибудь прочитать его и сообщите, если вы что-то пропустили.
8. Дайте остыть перед отправкой
Особенно, если вы пишете, чтобы убедить или пожаловаться, вы, вероятно, движимы какими-то довольно сильными чувствами. Обязательно напишите свой первый черновик в раскаленном добела страсти. Выразите свои чувства. Получите все это на бумаге. Но потом… прежде чем распечатать и подписать или нажать «Отправить», отойдите на некоторое время. Иди займись чем-нибудь другим. Пусть этот пыл страсти остынет. Затем вернитесь и перечитайте то, что вы написали. Это справедливо? Это умно? Это правда? Это любезно? Вы бы пожалели, если бы прочитали это по телевизору, перед вашим начальником и бабушкой? Внесите необходимые изменения после того, как ваши эмоции улягутся.
Затем и только после этого нажмите «Отправить».
Что я пропустил? Какая у вас самая сложная коммуникативная задача? Ваши вопросы и предложения приветствуются.