Когда вы работаете в бизнесе, вам часто может потребоваться написать электронное письмо кому-то, кого вы не знаете. Хотя это несколько неудобно, но это часть профессиональной жизни. При отправке профессионального электронного письма незнакомцу необходимо соблюдать определенные правила этикета.
Шаги
Часть 1 из 3: Начало электронного письма
Шаг 1. Проведите исследование
Перед написанием электронного письма незнакомцу вам необходимо знать различную информацию. Прежде чем начать печатать, взгляните на веб-сайт компании, в которой работает получатель.
- Если вы не знаете адрес электронной почты получателя, его можно найти, отсканировав веб-сайт компании. Если адрес электронной почты не указан, будьте осторожны, связываясь с этим человеком по электронной почте. Вместо этого вы можете выбрать физическое письмо.
- Если вы планировали задать какие-либо вопросы по электронной почте, проверьте, отвечает ли на них веб-сайт. Вы не хотите создавать впечатление, что вы ленивы и не нашли время, чтобы внимательно прочитать веб-сайт.
- Убедитесь, что вы обращаетесь к нужному человеку. Многие люди начинают электронное письмо с чего-то вроде: «Я не уверен, что вы тот человек, чтобы спросить, но…» Это считается непрофессиональным и неуважительным для времени получателя. Если вы не знаете, к кому обратиться, отложите электронное письмо, пока не выясните эту информацию.
Шаг 2. Напишите описательную тему
В теме письма должны быть указаны точные причины отправки электронного письма. Часто электронные письма от незнакомцев игнорируются или игнорируются. Сплошная строка темы снижает вероятность того, что ваше письмо будет пропущено.
- Используйте несколько слов, чтобы сказать, о чем идет речь в электронном письме. Используйте как можно больше деталей, чтобы включить их в 4 или 5 слов. Например, «Встреча в 10 утра по поводу новых компьютеров» лучше, чем «Встреча сегодня утром».
- Нечеткие строки темы, такие как «Привет» и «Привет», иногда непреднамеренно воспринимаются как спам и перенаправляются в папку для спама получателя.
- Используйте профессиональную электронную почту, так как ваше письмо будет отображаться рядом с темой. Используйте адрес электронной почты, в котором используется ваше полное имя, а не адрес электронной почты, в котором используется личность или расплывчатая фраза.
- Никогда не используйте заглавные буквы в строке темы электронного письма, даже если оно срочное. Это выглядит как крик, который можно интерпретировать как враждебность.
Шаг 3. Решите, как обращаться к получателю
Это может быть сложно, если вы отправляете электронное письмо незнакомцу, поскольку вы можете не знать его предпочтительное имя. Однако есть несколько правил этикета, которые помогут вам избежать ошибок.
- Если вы не знаете имени человека, избегайте излишне формальных фраз, таких как «Кого это может касаться» или «Уважаемый господин / мисс». Не переходите слишком небрежно. «Привет» слишком непрофессионально для деловой переписки. Возможно, вам лучше начать письмо с простого «Привет».
- Если вы знаете имя человека, убедитесь, что написали его правильно. Проверьте правописание несколько раз, так как легко ошибиться, если вы никогда раньше не писали этому человеку по электронной почте.
- Используйте «мистер». и "Мисс" за которым следует только фамилия человека. Например, если вы отправляете электронное письмо Джейн Харт, начните свое электронное письмо со слов «Дорогая мисс Харт», а не «Уважаемая мисс Джейн Харт».
- Никогда не делайте предположений о семейном положении женщины. Если вы знаете ее семейное положение, все же лучше не привлекать к нему внимание в электронном письме, поскольку это не имеет отношения к деловому миру. Придерживайтесь «Ms» и никогда не используйте «Miss» или «Mrs. если только получатель сама не использует эти приветствия.
- Если у кого-то есть докторская степень, при обращении к нему уместно использовать «доктор».
Шаг 4. Назовите себя и компанию, которую вы представляете
Помните, что отправляя деловое электронное письмо, вы представляете свое место работы. В первом предложении назовите себя и свою компанию. Например, электронное письмо может начинаться так: «Уважаемая мисс Харт, меня зовут Джон Доусон, я работаю в маркетинге в Wilson Technologies».
Часть 2 из 3: Написание электронного письма
Шаг 1. Будьте краткими и по существу
Дойдя до сути и четко обозначив свою цель, вы создадите профессиональный имидж, который будет серьезно воспринят читателем. Это также увеличивает вероятность того, что ваше электронное письмо будет прочитано и на него ответят быстро, поскольку люди откладывают получение слишком многословных ответов.
- После того, как вы укажете себя и свою компанию, ваше следующее предложение должно объяснить цель электронного письма. Лучше всего изложить ваш случай в двух предложениях.
- Быть положительным. Даже если вы пишете для рассмотрения жалобы или беспокойства, будьте вежливы и уважительны во всем письме. Не ругайте боссов, других компаний или сотрудников, поскольку это плохо отражается на вас.
- В сопроводительных письмах стандартно включать некоторую базовую справочную информацию о себе, если вы пишете от имени компании, не указывайте эту информацию. Просто укажите свое имя и должность в компании, прежде чем переходить к цели письма.
Шаг 2. Используйте простую, прямую прозу
Деловая электронная почта должна быть максимально удобной для чтения. Это означает использование ясного языка, который легко понять.
- Выберите активный голос вместо пассивного. Например, не говорите: «Записка была отправлена вам моим начальником Джеймсом Петерсоном». Вместо этого скажите: «Мой босс, Джеймс Петерсон, прислал вам служебную записку».
- Избегайте жаргона и технических терминов, даже если они часто используются в вашей компании. Выбирайте простой английский и распространенные фразы.
- Используйте короткие предложения. По возможности устраняйте союзы и разбивайте длинные предложения. Например, «Мы не получили от вас ответа по поводу записки и хотели бы проверить, правильно ли вы ее поняли». Это было бы лучше сформулировать следующим образом: «Мы не получили от вас ответа по поводу меморандума. Мы хотели следить за тем, чтобы убедиться, что вы поняли информацию».
- Используйте правильную грамматику, орфографию и пунктуацию. Проверяйте орфографию и корректируйте все электронные письма, прежде чем нажимать кнопку отправки.
Шаг 3. Знайте, чего не следует отправлять
Существуют определенные правила этикета в отношении того, что следует передавать по электронной почте. Прежде чем связываться с кем-либо, узнайте, чего не следует отправлять.
- Вложения разрешены, если вы отправляете электронное письмо с информацией, которая была специально запрошена, но не отправляйте вложения незнакомым людям без запроса.
- Избегайте слишком больших вложений и файлов. Если отправка такой информации необходима, отправьте электронное письмо заранее, чтобы уведомить получателя.
- Не используйте слишком длинную подпись. В идеале ваша подпись должна включать только ваше имя, почтовый адрес, адрес электронной почты и номер телефона. Если хотите, также уместно указать вашу должность.
- Не включайте графику или фон. Они, как правило, забивают память электронной почты и выглядят непрофессионально в деловой обстановке.
Часть 3 из 3: завершение электронного письма
Шаг 1. Дайте получателю инструкции, как ответить
В конце электронного письма дайте инструкции о том, как получатель может продолжить.
- Вежливо укажите сроки, в которые вы хотите получить ответ. Например: «Если бы вы могли вернуться ко мне завтра к концу дня, я был бы очень признателен».
- При необходимости укажите любую контактную информацию. Вы можете просто сказать: «Это лучший адрес электронной почты, по которому можно связаться со мной» или запросить телефонный звонок и указать свой номер.
- Будьте конкретны в том, что вы хотите от получателя. Не говорите просто: «Я надеюсь скоро услышать от вас». Вместо этого скажите: «Я надеюсь получить известие от вас в ближайшее время, чтобы мы могли обсудить логистику перехода на новую компьютерную систему».
Шаг 2. Используйте соответствующую отправку
Перед вашим именем будет какое-то прощание. Выберите подходящую отправку для вашего электронного письма.
- Не используйте дефис, а затем укажите свое имя. Это выглядит слишком неформально, как и такие подписи, как «До встречи» и «Успокойся». Смайликов, например смайликов, лучше избегать.
- В деловом письме уместно что-то вроде «Лучшего» или «Всего наилучшего», поскольку оно дружелюбно и без ущерба для профессионализма. «Искренне» - еще один хороший вариант, но он может показаться скучным.
- «Спасибо» и «Спасибо» также уместны, но их следует избегать, если вы не просите получателя выполнить конкретную задачу или обязанность.
Шаг 3. Последующие действия
Деловой мир очень занят. Если вы не получили ответа от получателя в надлежащие сроки, целесообразно отправить дополнительное электронное письмо.
- Если кто-то не отвечает, скорее всего, это было не умышленно. Письма сохраняются, и часто, даже если вы следуете надлежащему протоколу, все случайно попадает в спам-фильтр.
- Дополнительное электронное письмо должно быть прямым ответом на уже отправленное вами электронное письмо. Будьте вежливы, начав с чего-то вроде: «Я знаю, что вы, вероятно, очень заняты, но я просто хотел убедиться, что вы получили мое электронное письмо». Затем кратко сформулируйте тему исходного сообщения.
Помощь по написанию электронной почты
Отправка электронного письма неизвестному лицу
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Соответствующие деловые приветствия
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Аннотированное письмо профессору, которого вы не знаете
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.