Персональный помощник больше не только для знаменитостей и богатых предпринимателей. Любой может извлечь выгоду из найма личного помощника, который возьмет на себя некоторые из его повседневных задач. Это поможет снизить стресс и даст вам больше времени для проектов, на которых вы действительно хотите сосредоточиться. Начните с определения того, что вам нужно, от личного помощника. Затем загляните в местную службу поручений или опубликуйте собственное объявление о работе, чтобы найти подходящего человека.
Шаги
Часть 1 из 3: выяснить, что делегировать
Шаг 1. Составьте список всех задач, которые вы выполняете каждый день в течение 1 недели
Это поможет вам определить, на что уходит ваше время и что вы могли бы поручить личному помощнику. Включите в список все задачи, которые вы выполняете, большие и маленькие, и сколько времени вы тратите на каждую задачу. Вы также можете добавить в список элементы, которые вы хотели выполнить, но не удосужились сделать. Используйте сокращенную форму, чтобы указать, в чем заключалась задача и сколько времени вы на нее потратили.
- Например, если вы тратите час на публикации в социальных сетях для продвижения своего бизнеса, вы можете указать это как «Сообщения в социальных сетях - 1 час».
- Или, если вы хотите привести в порядок свой гардероб, продлить регистрацию автомобиля или сравнить цены на офисную мебель, добавьте эти предметы в свой список. Если вы не уверены, вы можете указать примерное количество времени, которое может занять выполнение этих задач.
Шаг 2. Выделите задачи, которые можно передать кому-то другому
После того, как у вас будет список всего, что вы сделали за неделю, прочтите его и выделите пункты, которые вы могли бы передать кому-то другому. Это могут быть простые поручения, офисные задачи или другие вещи, которые, по вашему мнению, занимают слишком много времени.
Хорошее практическое правило для принятия решения о том, можете ли вы что-то делегировать, состоит в том, что если вы не будете платить кому-то за это почасовую зарплату, то, возможно, лучше делегировать это
Шаг 3. Подумайте, нужно ли выполнять задачи лично
После того, как вы просмотрите список и определите, что можно делегировать, определите, нужно ли физически присутствовать человеку, который выполняет задачи, или вы можете работать с виртуальным помощником. Виртуальные помощники работают удаленно, и это часто оказывается более рентабельным, поскольку вам не нужно беспокоиться о предоставлении им офисного помещения для выполнения своей работы.
Например, если основная часть работы, в которой вам нужна помощь, может выполняться в Интернете, например ввод данных, загрузка фотографий в ваш блог или покупка товаров в Интернете, вы можете подумать о найме виртуального помощника
Шаг 4. Определите, сколько вы можете позволить кому-то заплатить
После того, как вы выбрали, что хотите делегировать, и примерно сколько времени это займет этому человеку, подумайте, сколько вы готовы и можете кому-то заплатить. Имейте в виду, что более опытные личные помощники обычно берут больше за свои услуги, и цена может варьироваться в зависимости от типа задач или поручений, для выполнения которых вы будете нанимать кого-то.
- Например, наем кого-то для выполнения простых поручений, таких как получение химчистки, покупка продуктов и замена масла в машине, может стоить около 20 долларов в час.
- С другой стороны, если вам нужен кто-то для выполнения квалифицированных задач, таких как расшифровка заметок, публикация сообщений в социальных сетях для продвижения вашего бизнеса или связь с клиентами для подтверждения встреч, вам может потребоваться платить кому-то более 30 долларов в час.
Кончик: Если вы ищете бюджетного личного помощника и можете нанять кого-то, кто работает виртуально, то, возможно, вы сможете найти кого-то всего за 7 долларов в час. Однако имейте в виду, что они могут быть ограничены в типах задач, которые они могут выполнять, и качество их работы вряд ли будет таким же высоким, как у тех, кто берет 50 долларов в час.
Часть 2 из 3: Как найти лучшего человека для работы
Шаг 1. Обратитесь в службу поддержки за помощью в повседневных задачах
Службы поручений помогают с простыми повседневными задачами, что помогает сэкономить ваше время. Если вы хотите нанять кого-то из местных, чтобы он помогал вам с такими вещами, как покупки, получение рецептов и химчистка, или даже отвезти собаку к ветеринару на осмотр, узнайте, какие услуги по поручению есть в вашем районе. Позвоните, чтобы узнать об их тарифах и услугах, которые они предлагают, чтобы узнать, подходит ли этот вариант для ваших нужд.
Например, если вы ищете кого-то, кто будет выполнять ваши поручения раз в неделю, и вы ожидаете, что выполнение поручений займет около 4 часов, сообщите ему об этом и спросите, сколько они будут брать за свои услуги
Кончик: Если в вашем районе нет посыльных услуг, вы можете найти личного помощника через местные объявления. Вы также можете попросить друзей дать рекомендации.
Шаг 2. Разместите объявление о вакансии личного помощника
Напишите подробное описание должности, которое включает в себя все обязанности и минимальный уровень квалификации, который вы ищете. Однако лучше сделать объявление кратким, кратким и простым. Как можно более конкретно укажите свои потребности и тип работника, которого вы ищете. Разместите объявление на сайтах о вакансиях, в местной газете или на интернет-сайтах объявлений.
- Обязательно перечислите любые конкретные обязанности или обязанности, которые будут связаны с работой, а также любые специальные лицензии или сертификаты, которые кандидат должен учитывать, например, водительские права.
- Вы можете получить лучшие результаты, если включите в объявление о вакансии специальную инструкцию, чтобы определить, ориентированы ли кандидаты на детали. Попробуйте добавить что-то вроде этого: «При отправке резюме укажите« Заявка на получение персонального помощника »в строке темы электронного письма».
Шаг 3. Определите кандидатов, исходя из их опыта и навыков
Напомните себе о задачах, которые должен будет выполнить ваш личный помощник, и используйте это, чтобы сузить выбор до 2-3 кандидатов. Это значительно упростит выбор кого-либо, чем собеседование с каждым, кто претендует на работу.
- Например, если вы ищете кого-то, кто может записывать для вас заметки, вы можете сосредоточиться на кандидатах, которые могут печатать более 65 слов в минуту, или на тех, кто имеет опыт транскрипции.
- Если вы ищете кого-то, кто может выполнять поручения для вас, вы можете выбрать кандидатов, у которых есть собственный транспорт, или тех, у кого есть опыт выполнения поручений для других людей.
Шаг 4. Задайте вопросы на собеседовании, которые раскроют качества человека
После того, как вы сузили список кандидатов до 2-3 лучших, позвоните им, чтобы назначить собеседование. Вы можете назначить собеседование по телефону или при личной встрече. Вы можете даже подумать о том, чтобы начать телефонное собеседование с двумя наиболее важными вариантами, а затем провести собеседование с вашим лучшим выбором лично. Выберите вопросы, чтобы определить, смогут ли они справиться с задачами, которые вам нужно выполнить своевременно.
- Например, если вы нанимаете кого-то для расшифровки аудиофайлов, которые вы им даете, в письменные заметки, спросите его о прошлой работе по транскрипции, которую он проделал.
- Если вы нанимаете кого-нибудь для выполнения поручений, спросите его, сколько времени он обычно тратит на такие дела, как покупки.
Шаг 5. Проведите проверку биографических данных, если у этого человека будет доступ к вашим финансам
Если вы найдете кого-то, кого, по вашему мнению, вы хотите нанять, вы можете сначала проверить его биографию. Это может быть полезно, если у человека будет доступ к вашему дому или финансам. Вы можете провести проверку на судимость кого-либо через полицейский участок своего штата или в местном отделении полиции или приобрести полную проверку, которая также будет включать такие данные, как водительские права и кредитная история человека.
Другой вариант - попросить человека получить и предоставить вам эти документы, такие как водительские права, кредитный отчет или судимость
Шаг 6. Проверьте отзывы соискателей, чтобы узнать об их истории работы
Наряду с проверкой биографических данных позвоните по рекомендации человека, чтобы убедиться, что у него есть опыт и навыки, которые, как они утверждают, имеют. Спросите о трудовой этике, эффективности и манерах этого человека, когда вы позвоните его рекомендациям.
Например, вы можете спросить: «Как бы вы описали трудовую этику Чарли?» или «Сандра хорошо ладила со своими коллегами?»
Шаг 7. Предложите кому-нибудь работу когда найдете подходящего кандидата.
Если вы нашли кого-то, кого хотите работать вашим личным помощником, сделайте ему предложение о работе. Убедитесь, что вы четко изложили детали предложения о работе, такие как размер заработной платы, дата начала, график и обязанности. Если человек говорит, что ему нужно время, чтобы обдумать предложение, сообщите ему, когда вам понадобится ответ.
Обязательно поблагодарите кандидатов, которых вы не наняли. Вы также можете попросить сохранить их информацию в файле на случай, если в будущем у вас появится еще одно открытие
Часть 3 из 3: Работа с вашим личным помощником
Шаг 1. Составьте трудовой договор, который нужно подписать
Важно подробно описать ваши ожидания в отношении этого человека в вашем трудовом соглашении и заставить его прочитать и подписать его, прежде чем они начнут работать на вас. Это гарантирует, что они знают, чего от них ждут. В этом контракте необходимо указать следующие детали:
- Обязанности
- График работы, политика опозданий и выходные
- Спецификации о соблюдении вашей конфиденциальности
- Плата и льготы
- Правила относительно курения, еды, употребления алкоголя и языка на работе
- Разрешено ли этому человеку использовать ваши личные вещи, например, ваш телефон.
Шаг 2. Начните личное дело нанятого вами человека
После того, как вы завершите процесс приема на работу, поместите все документы, которые вы собрали или создали, в личное дело. Здесь вы будете организовывать все, что касается вашего нового сотрудника. Вот некоторые вещи, которые нужно поместить в файл:
- Описание работы
- Заявка, резюме и сопроводительное письмо
- Проверка биографических данных
- использованная литература
- Копия подписанного трудового договора
- Государственные и налоговые формы
- Сведения о сотрудниках, такие как их адрес, номер телефона и контакты для экстренных случаев.
Шаг 3. Рассмотрите возможность использования финансового посредника для управления финансами
Если вы не хотите самостоятельно платить своему помощнику по кадрам, вы можете подумать о заключении контракта с финансовым посредником. Это отдельная организация, например агентство по трудоустройству, которое будет обрабатывать платежи, налоговые формы и другие юридические аспекты трудоустройства за вас. Вы будете переводить средства на счет для оплаты нанимаемому человеку, и он будет производить платежи этому человеку в соответствии с вашими указаниями. Фискальный посредник также может заниматься такими вещами, как:
- Проверка права на трудоустройство
- Удержанные налоги
- Страхование ответственности при покупке
- Соблюдение трудового законодательства
- Составление трудовых договоров
- Создание ежемесячного финансового отчета
Шаг 4. Обучите своего сотрудника выполнять те задачи, которые вам нужны
Поручите своему новому личному помощнику выполнять необходимые вам задачи прямо и профессионально, а не просить его. Это поможет вам зарекомендовать себя в качестве их начальника и прояснить ваши ожидания. Хотя вы по-прежнему должны с уважением относиться к происхождению, религии или другим различиям сотрудников, важно также исправить их, если они совершат ошибку или сделают что-то неудовлетворительное. Объясните им, как эта ошибка повлияет на вас, чтобы помочь им понять, почему так важно делать это правильно.
Например, если ваш личный помощник опаздывает, чтобы забрать вашу одежду из химчистки, вы можете сказать что-то вроде: «Вы опоздали на 15 минут, а я опоздаю на 15 минут. Мне нужно, чтобы вы пришли вовремя или раньше, когда вам нужно
Кончик: Продолжайте предоставлять своему новому личному помощнику отзывы об их работе и разъяснять ваши ожидания. Им может потребоваться несколько недель, чтобы приспособиться к новой должности и разработать систему управления своими задачами.