Когда происходят серьезные жизненные перемены или потрясения, тайм-менеджмент - одна из первых вещей, которые вылетают из окна. В таких ситуациях время может потерять все определения. Понятно, что термины «срочно» и «важно» приобретают новый смысл.
В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови популяризировал концепцию, которую он назвал матрицей тайм-менеджмента. Кови делит время бодрствования на четыре квадранта:
- Квадрант 1: Срочно и Важно. Примеры: получение помощи в случае неотложной медицинской помощи или предотвращение попадания маленького ребенка в пробку.
- Квадрант 2: Не срочно, но важно. Примеры: регулярная замена масла в автомобиле или достижение внутренней цели компании - осмысленно реагировать на каждое обращение клиента в течение часа.
- Квадрант 3: Срочно, но не важно. Примеры: сотрудник заходит, чтобы спросить о корпоративном пикнике или отвечает на предложения «ограниченного времени».
- Квадрант 4: Ни срочно, ни важно. Примеры: дум-пролистывание лент социальных сетей, ответы на комментарии на веб-сайтах, размещенные людьми, которых вы не знаете, или сеансы телевизионного запоя.
Вот матричный график:
Чтобы наилучшим образом использовать эти четыре квадранта, нам нужно быть предельно честными в том, как и чему мы приписываем термины Кови. Вот как это сделать:
1. Поставьте цифру в долларах на свое время
Если вы хотите избавиться от пожирателей времени в своей жизни, начните относиться к своему времени как к деньгам. Рассмотрение времени как актива может показаться несколько расплывчатой концепцией. Прикрепление знаков доллара к часам быстро внесет ясность.
Эксперт по финансам Дейв Рэмзи предлагает отслеживать каждую копейку, которую вы зарабатываете, распределяя все свои деньги по категориям. Например, 1000 долларов вашей следующей зарплаты могут попасть в категорию «арендная плата», 400 долларов могут пойти на «продукты питания» и так далее.
Пока вы не начнете называть и отслеживать свое время, тайм-менеджмент будет не чем иным, как догадками и интуицией. Сочетание матрицы тайм-менеджмента Кови и техники Рэмси - это первый шаг к тому, чтобы занять место водителя в тайм-менеджменте. Может быть, вы решите, что ваше время стоит 30 долларов в час. Например, в конце запоя Netflix вы обнаружите, что потратили 4,5 часа. Это доходит до чистой стоимости 135 долларов. Запишите это в ежедневник в разделе «Развлечения.”
Если вы похожи на большинство людей, ваш момент ясности, скорее всего, наступит в конце месяца, когда вы суммируете долларовые значения, которые вы присвоили своим различным жизненным категориям.
Возможно, вы не пожалели 135 долларов, «потраченных» на один просмотр телевизора, что вы почувствуете, когда обнаружите, что за месяц вы потратили 1 485 долларов в этой категории? Для справки: ваш доступный запас времени за 31-дневный месяц, при 16 часах бодрствования в день, составляет 14 880 долларов. Одни только рабочие часы, вероятно, поглощают что-то в диапазоне от 4 500 до 6 000 долларов.
Теперь у вас есть возможность внести ясность в управление своими приоритетами. Действительно ли просмотр телевизора стоил почти 10% от общего количества часов бодрствования? Только вы можете ответить на этот вопрос.
2. Подготовьтесь к успеху в матрице тайм-менеджмента
Начните с записи каждой задачи
В данный момент все, что вы пытаетесь сделать, это очистить свой мозг. Не тратьте энергию на размышления о срочности, важности или крайнем сроке. Эта часть будет позже. А пока просто сделайте все возможное, чтобы перенести все задачи, роящиеся в вашем мозгу, в электронную таблицу или на бумагу.
Используйте любые инструменты, которые лучше всего подходят для вас, чтобы выгрузить свои мысли как можно быстрее. Не останавливайтесь, пока не будете уверены, что все засняли.
Далее назначьте крайний срок для каждой задачи
Начните с заполнения сроков, которые, как вы знаете, высечены на камне. Чтобы поддерживать здоровые отношения, вам нужно расставить приоритеты в отношении обязательств, которые вы уже взяли на себя перед другими людьми. Если возможно, установите свои сроки раньше, чем вы обещали - это гибкое время может понадобиться вам в будущем. Начните с цели тайм-менеджмента: прослыть человеком, который мало обещает и больше выполняет.
Выделите задачи, которые вы считаете срочными. Будьте осторожны с применением термина «срочно». То, что кажется вам срочным, может не иметь никакого значения для вашей семьи, друзей и клиентов. Каждый должен придумать собственное рабочее определение, но для начала используйте эту классификацию с осторожностью.
Расставьте приоритеты по предыдущим обязательствам по мере их классификации. Вы всегда можете вернуться и повысить конкретную задачу до этого статуса, но начните с некоторой сдержанности. Ведь если все срочно, то по-настоящему срочно ничего быть не может.
Упорядочить список по важности
Вот где использование электронной таблицы вместо бумаги может действительно окупиться. Вставьте столбец важности в электронную таблицу или выберите ручку или маркер другого цвета, если вы используете бумагу или каталожные карточки. Присвойте каждой задаче рейтинг важности от 1 (совсем неважно) до 100 (крайне важно).
Я лично предпочитаю использовать шкалу от 1 до 100 из-за ее детализации. Например, две задачи могут иметь оценку 8 по шкале от 1 до 10, но при сортировке вы можете различать 82 и 88.
3. Включите свою жизнь в матрицу тайм-менеджмента
А теперь сделайте шаг назад и посмотрите, что у вас есть. Если вы сделали свою домашнюю работу, теперь вы должны увидеть все свои задачи вместе с их ранжированием по важности и срочности.
Начните перемещать каждую задачу в один из четырех квадрантов матрицы тайм-менеджмента. Начните с очевидных мест размещения. Как только они появятся в сетке, вы сможете оценить близкие вызовы, которые законно могут оказаться в одном из двух квадрантов. Вы можете начать переупорядочивать элементы с точки зрения важности или срочности, и это нормально. Вы можете обнаружить, что некоторые задачи не так важны или срочны, как вы думали вначале.
Q1: Поддерживайте открытую взлетно-посадочную полосу
Постарайтесь убрать как можно больше дел из квадранта «Срочное и важное». Это может оказаться невозможным при вашей первой попытке тайм-менеджмента, но поставьте перед собой долгосрочную цель - сохранить некоторое свободное пространство в Q1. Вы можете достичь этого, решая задачи, которые появляются в других трех квадрантах, максимально эффективно и результативно.
Например, занятый основатель стартапа по-прежнему хочет оставаться в форме, но не может проводить часы в спортзале. Автор бестселлеров Wall Street Journal доктор Джон Якиш рекомендует тренировки с переменным сопротивлением, а не тренировки с тяжелым весом. «Научно доказано, что тренировки с переменным сопротивлением дают лучшие результаты в фитнесе за гораздо меньшее время», - говорит доктор. Джакиш. «Это, в сочетании с диетой с высоким содержанием белка, может дать предпринимателям желаемые результаты, не жертвуя ценными часами своего дня».
Очевидно, через 10 минут вы можете получить звонок от клиента, который моментально поместит что-то в Q1. Никакое планирование или подготовка с вашей стороны не могли помешать ему приземлиться там, так что это не ваша вина. Ваша задача - сохранить взлетно-посадочную полосу на этот случай.
Q2: Выполняйте эти задачи с помощью выделенных блоков времени
Если что-то важное, есть все шансы, что со временем оно станет срочным. Используя пример замены масла, вы, очевидно, хотите решить эту задачу до того, как ваш двигатель заклинит. Если вы этого не сделаете, задача Q2 внезапно должна быть переклассифицирована в Q1, и у вас будет совершенно новая Q1, чтобы составить ей компанию: «Взять автомобиль напрокат».
Другие задачи Q2 могут никогда не стать срочными, но это не умаляет важности этих общих задач. «Возможно, вы стремитесь узнать больше, чтобы способствовать продвижению антирасизма на рабочем месте», - отмечает автор и сотрудник Forbes Дана Браунли.«Эта цель, скорее всего, не будет реализована до тех пор, пока вы заранее не заблокируете время в своем календаре, чтобы убедиться, что вы выделяете необходимое время для достижения этой цели».
Без сознательных усилий по планированию этих задач они навсегда останутся невыполненными.
Q3: Задайте своим срочным товарам несколько вопросов
По крайней мере, одна проблема с этой категорией заключается в том, что срочные задачи часто маскируются под важные. Их часто путают, поэтому очень важно научиться проводить это различие. Сообщение от потенциального клиента, которого вы надеетесь привлечь, является срочным, в то время как электронное письмо от вашего страхового агента, желающего запланировать ежегодный пересмотр полиса, вероятно, может подождать до пятницы.
Электронная почта, голосовая почта, текстовые сообщения и другие формы мгновенной связи почти всегда несут в себе ощущение срочности, но они могут быть не важны. Когда вы смотрите на то, что попало в Q3, спросите себя, разделяете ли вы чувство срочности отправителя или нет. Возможно, пришло время отказаться от подписки на определенные группы, отдельных лиц или информационные бюллетени, чтобы свести к минимуму беспорядок в Q3.
Q4: Максимально используйте несрочные и неважные дела
Q4 - это квадрант, на который любит набрасываться каждый потенциальный тайм-менеджер, но не торопитесь. В то время как вы определенно хотите избавиться от явного отстойного времени, это также квадрант, в котором живет время простоя. Вместо того, чтобы пообещать полностью отказаться от всех занятий Q4, максимально используйте те, которыми вы занимаетесь.
Во-первых, начните с устранения или делегирования задач, которые не являются лучшим использованием вашего времени. Конечно, этот отчет нужно переформатировать, но стажер, скорее всего, сделает это за вас. Используйте программное обеспечение для продаж, чтобы автоматизировать поисковые электронные письма, чтобы вам не приходилось отправлять их все самостоятельно.
Когда дело доходит до перерыва, помните о занятиях, которые освежают вас, и о тех, которые вызывают у вас чувство истощения. Скажите «да» этой прогулке по лесу и «нет» спорам с незнакомцами в социальных сетях. Разумно выбирая виды досуга, вы получите максимальную отдачу от своего доллара за четвертый квартал.
Заключительные мысли
Матрица управления временем Кови - отличный инструмент, который можно использовать, когда вы чувствуете, что ваше расписание контролирует вас, а не наоборот. Ваш успех, скорее всего, будет зависеть от того, насколько вы честны с собой, когда навешиваете ярлыки.
Не бойтесь спрашивать себя: «Это действительно срочно?» Вам также нужно будет проводить четкое различие между тем, что важно для вас, и тем, что важно для кого-то другого. Слишком легко некритично принять чужой ярлык «важного» или «срочного».
В тайм-менеджменте есть приятная точка, которая дает вам полный контроль над своим расписанием, не впадая в жесткое мышление. Предприниматели, в частности, должны будут учитывать некоторую гибкость в своих графиках, чтобы они могли воспользоваться возможностями Q1, которые появляются без предупреждения. Однако слишком много гибкости, и вы в конечном итоге потеряете время. Когда вы адаптируете методы Кови и Рэмси к своей жизни, дайте себе немного снисходительности, чтобы делать ошибки и корректировать их по мере необходимости. Вы доберетесь туда.