В первой части этого поста я рассказал о коммуникационных предложениях, которые предлагает Google, и о той роли, которую они могут сыграть для малого и среднего бизнеса. В этом продолжении я расскажу об их продуктивности и рекламных услугах, начиная от пакета Google Docs для повышения производительности и заканчивая бесплатной хостинговой службой блогов Blogger. В то время как коммуникационные инструменты Google, как правило, превосходны, их продуктивность и инструменты продвижения гораздо более неоднозначны. После обзора различных сервисов Google я предложу краткий анализ того, насколько хорошо приложения Google подходят для использования в бизнесе в целом, а также расскажу о некоторых новых инструментах, которые могут оказать большое влияние в ближайшем будущем.
Приложения для повышения производительности
Google Docs предлагает разумную альтернативу дорогостоящим офисным пакетам, хотя для сложной работы не хватает Microsoft Office или даже настольного программного обеспечения OpenOffice.org. Состоящий из текстового процессора, электронных таблиц и программного обеспечения для презентаций, Docs импортирует и экспортирует все форматы Microsoft по умолчанию (хотя он пока не может сохранять в формате docx Office 2007).
Текстовый процессор отлично подходит для создания, редактирования и просмотра коротких документов, предлагая ряд параметров форматирования, типичных для основных задач обработки текста. Однако для более длинных документов Docs не хватает: номера страниц могут применяться только к распечатке, а размер самого документа ограничен 500 КБ плюс до 2 МБ на вставленное изображение. Это делает Docs плохо подходящим для создания технических или учебных руководств, а также официальных документов, таких как юридические сводки.
Таблицы и презентации также имеют ограничения по размеру. Электронные таблицы могут содержать до 256 столбцов, 200 000 ячеек или 100 листов, в зависимости от того, что будет достигнуто раньше. Презентации, запущенные в Google Docs, не ограничены в размере, но импортированные презентации ограничены 10 МБ или 200 слайдами. Однако ниже этих пределов оба приложения очень сильны. Электронная таблица позволяет использовать наиболее распространенные функции электронных таблиц и даже заполнять ячейки данными, полученными из результатов поиска Google. Генератор форм позволяет собирать данные, например, от пользователей веб-сайта, и просматривать данные в виде электронной таблицы Google.
Редактор презентаций хорошо продуман, что позволяет создавать презентации так же просто, как и в любой другой программе. Включено несколько тем, и вы также можете импортировать свои собственные фоны. Однако проведение презентаций - это отдельная история. Режим презентации, даже когда вы используете F11, чтобы сделать браузер полноэкранным, по-прежнему включает панель инструментов Google в нижней части экрана, отвлекая внимание от ваших слайдов. Вы также не сможете управлять своей презентацией с помощью пульта PowerPoint.
Google Документы преуспевают в совместной работе и совместном использовании, что позволяет очень эффективно использовать Интернет для выполнения работы. Документы и электронные таблицы могут легко редактироваться несколькими пользователями с отслеживанием и разрешениями, чтобы гарантировать, что ничего непоправимого не произойдет. Презентации можно проводить удаленно, в паре с Google Talk и управлять ими с компьютера организатора. Все, что создано с помощью Google Docs, может быть опубликовано в Интернете в виде веб-страницы или встроенного документа.
Недавно выпущенныйGoogle Apps Sync для Microsoft Outlookпозволяет подписчикам Premium использовать Google Apps в качестве замены дорогого Microsoft Exchange. Эта программа, установленная вместе с Outlook, позволяет обмениваться календарями и контактами и выполнять поиск в вашей компании с такими функциями, как доступность по расписанию, которую пользователи ожидают от Exchange. Заметки, задачи и журналы не являются общими, но для компаний, которые не слишком полагаются на них, это может быть довольно эффективной заменой Exchange. Утилита миграции позволяет легко переносить существующие системы Exchange в вашу учетную запись Google Apps, делая весь процесс прозрачным для ваших сотрудников. (Аналогичная программа существует для пользователейLotus Notes.)
Сайты Google, простой в использовании вики-движок, предлагает дополнительные возможности для совместной работы. В сочетании с диспетчером задач в Gmail и календарем Google вы можете довольно легко справляться с большинством основных проектов. Однако более сложное управление проектами невозможно - для построения блок-схем, диаграмм ГАНТТ и других основ управления проектами вам понадобится специальное приложение.
Календарьот Google довольно мощный инструмент, позволяющий легко добавлять события и делиться ими. Система ввода текста на естественном языке анализирует такие утверждения, как «Обед с Бобом Смитом в кафе Джо в полдень 27 июняth», или вы можете добавлять встречи с помощью формы. Календарями можно легко делиться, а также можно подписаться на сторонние потоки iCal. Несколько сторонних сервисов, таких как диспетчер задач Remember the Milk, также используют API Google, чтобы разрешить доступ к своим сервисам из интерфейса календаря.
На горизонте появится новаяWave платформа Google, инструмент для общения и совместной работы в режиме реального времени, который сочетает в себе элементы электронной почты, обмена мгновенными сообщениями, вики, редактирования документов, обмена мультимедиа, и социальные сети. Wave все еще находится в стадии тестирования только по приглашению, и, как и все, что связано с Google, мы, вероятно, можем ожидать, что он останется в бета-версии в течение очень долгого времени. Судя по тому, что Google уже опубликовал о Wave, похоже, что он предложит отличные функциональные возможности для ограниченной аудитории корпоративных команд и отделов, где традиционно вики могли быть основной формой сотрудничества. Небольшим компаниям, работающим лицом к лицу, трудно понять, что предлагает Wave, но для крупных компаний это может стать значительным шагом вперед по сравнению с текущими платформами для совместной работы.
Акция
Google, по сути, является рекламной компанией, особенно с учетом того, что они купили гиганта онлайн-рекламы Doubleclick. Таким образом, само собой разумеется, что для продвижения вашего бизнеса Google был бы прекрасным местом для обращения.
Blogger, служба ведения блогов Google, предлагает достаточно достойную платформу для простого веб-сайта. Функции ограничены, а отсутствие параметров настройки может затруднить брендинг вашего сайта, но это бесплатно, даже если вы размещаете сайт под своим собственным доменным именем (что просто сделать и хорошо описано в разделе справки). Однако для чего-то более сложного, чем простой блог, вам понадобится другой сервис.
AdWordsот Google - эффективный способ продвижения вашего бизнеса в Интернете. Вы сами выбираете, сколько вы хотите потратить и по каким ключевым словам показывать свои объявления, а Google управляет размещением объявлений на соответствующих поисковых страницах и сайтах, на которых размещаются объявления Google. Не забудьте добавить свою компанию в локальный поиск Google и на Карты Google вМестный бизнес-центр Google, чтобы вы появлялись, когда люди ищут компании в вашем районе.
Можете ли вы вести свой бизнес с помощью приложений и сервисов Google?
Итак, можно ли вести бизнес, используя только приложения Google? Ответ: «Это зависит». Для небольших местных предприятий Google Apps вместе с сайтом Blogger и Google Voice может быть более чем достаточно, чтобы справиться практически со всем, что им нужно. Документы Google будут полезны компаниям, которые активно сотрудничают друг с другом независимо от их размера.
Для крупных компаний, а также предприятий, которые обрабатывают большое количество конфиденциальной информации, вопросы конфиденциальности и безопасности становятся очень важными. Хранение вашей электронной почты, документов и других материалов на сторонних серверах вызывает беспокойство, независимо от того, что обещает политика Google. И Google - большая цель для хакеров и других гнусных существ - хотя ваши данные могут никогда не стать целью, есть много людей, пытающихся взломать Google, просто чтобы посмотреть, можно ли это сделать.
Отсутствие системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) является проблемой, равно как и отсутствие какой-либо базы данных (по иронии судьбы, Google Base не является программируемой пользователем базой данных). Электронные таблицы в сочетании с формами просто не являются жизнеспособной заменой. Небольшой отдел продаж может справиться, но большому отделу продаж потребуются более подходящие инструменты.
Автономный доступ также является проблемой, которая лишь частично решается автономным плагином Google,Google Gears. Gears якобы предлагает возможность работать в автономном режиме и синхронизировать ваши обновления, когда вы компьютер снова подключен к Интернету, но, как правило, предлагает лишь часть всех возможностей приложений Google. Например, в Gmail вы можете читать и отвечать на электронные письма или создавать новые, но вы не можете прикреплять файлы к электронным письмам в автономном режиме. Google Docs хуже - доступ только для чтения в автономном режиме, что означает, что вы не можете создавать новые документы или редактировать существующие. Вот вам и работа в самолете
Наконец, вопрос времени безотказной работы. Google обещает 99,9% времени безотказной работы Google Apps, но это стандартное для отрасли обещание, которое мало что значит для конечных пользователей. Попытка войти в систему только для того, чтобы оказаться посреди этого 0,1% простоя, может быть большой проблемой, особенно если вы ждете важное электронное письмо или собираетесь отправить важный документ.
С другой стороны, малый и средний бизнес постоянно сталкивается с такими же серьезными (если не более серьезными) проблемами безопасности и простоев, будь то из-за отсутствия опыта, ошибок пользователя или просто из-за невезения. И, скорее всего, у вас нет ресурсов, персонала и ноу-хау в области безопасности, которые есть в распоряжении Google, чтобы защитить вас.
В конце концов, то, подходят ли приложения и службы Google для вашего бизнеса, зависит от ваших потребностей. Тщательно взвесьте свои требования и выберите из меню приложений Google те, которые соответствуют вашим требованиям. Там, где они этого не делают, посмотрите на их конкурентов в Zoho, ThinkFree и даже Microsoft (например, Office Live, которая скоро предложит онлайн-версии приложений Office). Но вы могли бы сделать гораздо хуже, чем рассматривать Google в первую очередь.