В прошлый раз, когда мы рассматривали возможность экономии времени на рутинных задачах, мы нашли несколько способов оптимизировать процесс чтения. Сегодня мы рассмотрим обратную сторону той же медали с помощью оптимизированного письма. Технически, мы потратим больше времени на оптимизацию набора текста, чем на написание, но в наши дни особой разницы нет.
Использование компьютера по своей природе предполагает письмо. Вы, несомненно, пишете что-то в какой-то момент в течение каждого рабочего дня. Вы также, без сомнения, пишете что-то для какой-то цели каждый день вне работы. Поскольку многое из того, что мы пишем каждый день, повторяется или имеет какой-то стандартный формат, почему бы нам не оптимизировать процесс?
Автоматическая замена коротких фрагментов текста более длинными фрагментами текста
TextExpander в Mac OS X - одна из лучших программ, которые я когда-либо использовал. Это небольшое и ненавязчивое приложение, которое в основном работает в фоновом режиме, но TextExpander делает для моей производительности больше, чем любой массивный набор офисных приложений. TextExpander просто заменяет короткий фрагмент текста большим текстовым блоком.
Например, я мог бы загрузить его с различными подписями электронной почты и сказать ему, что когда я набираю sig1 или sig2, он должен добавить одну из этих подписей. Или, если вы веб-разработчик, который постоянно использует красивые похожие блоки кода в различных проектах, вы можете получить их в своем текстовом редакторе с помощью нескольких нажатий клавиш - не нужно искать их в последнем проекте, который вы делали, или искать папку с шаблонами, которую вы клялись, что разместили где-нибудь в разумном месте.
Когда дело доходит до программного обеспечения для замены текста, существуют бесконечные возможности, каждое из которых, несомненно, сэкономит вам от нескольких минут в день до нескольких часов каждую неделю.
Вот альтернативная программа для пользователей Windows.
Для постоянных авторов: файлы идей
Если вы когда-либо писали в качестве фрилансера или штатного сотрудника, вы знаете, как трудно придумывать новые идеи. Вы, вероятно, не сможете придумать хорошую статью за два часа до дедлайна.
Писатели тратят больше времени, откладывая генерацию идей на последнюю минуту, чем по любой другой причине, за исключением прокрастинации.
Вы, скорее всего, придумаете достаточно идей, чтобы продержаться какое-то время, когда ваш график более расслаблен. Кроме того, даже если вы не занимаетесь мозговым штурмом идей для статей, вас может озарить вдохновение прямо во время чтения или интересного обсуждения.
Чтобы вы могли уловить сиюминутную идею или просто напомнить вам о проведении мозгового штурма списка, когда у вас заканчивается, держите документ на рабочем столе или в легкодоступном месте и часто видели. Это файл вашей идеи. Вы никогда не должны позволять ему занимать меньше одной или двух полных страниц. Дополнительные баллы за меньший шрифт и меньшее количество разрывов строк.
Текстовый файл идеально подходит для этой работы - документы Word загружаются слишком долго, когда речь идет о чем-то столь неуловимом, как хорошая идея!
Поскольку многие идеи приходят в виде черновика названия, не забудьте сделать некоторые заметки. Пара абзацев поможет.
Если у вас нет абзаца или двух заметок, вы не сможете снова уловить этот ход мыслей, когда у вас приближается крайний срок статьи и время, потраченное на ведение списка идеи будут напрасны.
Никогда не верьте, что ваш мозг запомнит что-нибудь о ваших идеях!
Шаблоны писем
Независимо от того, осознаете ли вы это (или верите в это), 90% ваших писем, требующих ответа от вас, можно обработать с помощью шаблона.
Иногда большая часть настройки, которую вам нужно будет сделать, это добавить имя; иногда вам нужно будет выполнять более обширное редактирование, но хранение коллекции шаблонов электронной почты для типов сообщений, которые вы получаете чаще всего, является разумным шагом для повышения производительности.
Многие почтовые клиенты предоставляют простые способы ответа на сообщения с готовыми шаблонами, но если ваш клиент не предоставляет такую функцию, все же быстрее сохранить папку с текстовыми документами, содержащими шаблоны, чем печатать каждый сообщение индивидуально снова и снова и снова.
А еще лучше, запустите TextExpander или другую альтернативу по вашему выбору и добавьте полные шаблоны в свое сообщение, нажав несколько клавиш в поле основного текста. Вы действительно можете использовать это программное обеспечение везде.
Помните, что менее 10% писем действительно требуют ответа; С 90% из этих 10% можно справиться с помощью шаблонов. Если вы справитесь с этим, вам нужно будет вводить оригинальные ответы только на 1% входящей электронной почты, что сэкономит вам часы, которые когда-то были потрачены впустую на нелогичное и непродуктивное «общение».”
Для справки, вы можете расширить использование шаблонов на мессенджеры и текстовые сообщения, особенно если вы используете эти технологии больше профессионально, чем в социальных сетях. Хорошее эмпирическое правило для повышения производительности мессенджера - никогда не смешивать эти миры одновременно. Вы проведете рабочий день в чате.
Подрывная деятельность для писателей
Использование Subversion в качестве инструмента для письма - это то, что некоторые назвали бы шиком гиков, но более того, это практично. Как часто вам приходилось возвращаться к более ранней версии документа, когда вы понимали, что удалили огромный кусок важного текста? Или что вам нужно переписать целый раздел, который был правильным в первоначальном виде?
Subversion - это часть программного обеспечения, предназначенного для разработчиков, чтобы управлять версиями кода, но в Strange Noises есть руководство по ее использованию для управления версиями ваших документов на человеческом языке. Представьте, сколько часов вашего времени могла бы сэкономить вам эта система, если бы вы внедрили ее год (или десятилетие) назад!
Вот и все - четыре простых, но безумно полезных и эффективных метода, которые я использую, чтобы сэкономить время, когда дело доходит до письма; от заметок до более длинных статей, подобных этой.