Много было написано о том, что пакетная обработка является наиболее эффективным способом управления электронной почтой. Если вы не знакомы с практикой в этом контексте, она более или менее поддерживает проверку и обработку вашей электронной почты только несколько раз в день. Ограничив переключение между задачами, вы сможете лучше сосредоточиться и успевать больше.
Даже если мы знаем об этом,проверка и обработка вашей электронной почты всего несколько раз в день - непростая задачапо целому ряду причин: Лучший способ чтобы преодолеть любую проблемуэто создать среду, в которой легко добиться успеха Для эффективного управления электронной почтой создание среды, уменьшающей ваше искушение часто проверять электронную почту, поощряет практику пакетной обработки.
Вот два простых способа, которыми пользователи Gmail могут создать среду, более подходящую для пакетной обработки и, следовательно, более эффективного управления электронной почтой:
1. Добавить в закладки дополнительные услуги
Для многих из нас Gmail больше, чем просто почтовый клиент; здесь мы общаемся с коллегами, храним важные документы и получаем доступ к нашим календарям. Это буквально центральный узел производительности.
В текущем состоянии доступ к большинству вспомогательных сервисов Google находится в верхней части папки «Входящие», поэтому для получения документов необходимо сначала зайти в папку «Входящие». Если каждый раз, когда вы хотите открыть документ, перед вами появляются новые сообщения, сопротивляться искушению проверить электронную почту может быть очень сложно.
Простой трюк, чтобы обойти это, состоит в том, чтобы добавить в закладки каждую вспомогательную услугу, чтобы вы могли получить к ней доступ, не проверяя свою электронную почту. Google Docs, Calendar и Reader отлично подходят для начала, но вы даже можете добавить в закладки функцию Compose, чтобы новые сообщения можно было инициировать, не входя в папку «Входящие».
Большинство браузеров позволяют добавлять закладки на панель инструментов, что по существу повторяет доступ к верхней панели, доступный в клиенте Gmail. Если вы часто открываете определенный документ, вы даже можете сэкономить шаг, добавив прямую закладку к этому документу в своем браузере.
2. Приостановите свой почтовый ящик
Опять же, пакетную обработку легче выполнять, если вы ограничиваете искушение часто проверять свою электронную почту. Inbox pause - замечательный бесплатный плагин от Baydin, который делает именно это.
Короче говоря, пауза в папке «Входящие» позволяет вам контролировать время появления сообщений, поэтому «приостановка» папки «Входящие» предотвращает появление новых сообщений до тех пор, пока вы не решите, что готовы к их появлению. С того момента, как вы нажмете на паузу, вы можете получить 100 электронных писем, но они будут храниться в чистилище, пока вы не «отмените паузу» в своем почтовом ящике с помощью простой кнопки.
Скажем, ваша цель - обрабатывать электронную почту 3 раза в день (например, в 10:00, 14:00 и 18:00). Приостанавливая свой почтовый ящик после обработки в назначенные промежутки времени, вы можете поддерживать его в чистоте до следующего раза, когда вы будете готовы его проверить. Это не только упрощает пакетную обработку, но и тот факт, что новые сообщения не ожидаютсяуменьшает искушение постоянно проверять свою электронную почту В конце концов, в папке «Входящие» на любом устройстве нет ничего нового, пока вы нажмите "Включить паузу".
Если вы действительно стремитесь к пакетной обработке, пауза в папке «Входящие» позволяет вам изменить парадигму электронной почты - без нее вы окажетесь во власти других людей. И хотя вам по-прежнему нужно воздерживаться от постоянного снятия с паузы вашего почтового ящика, чтобы это было эффективно, тот факт, что вам нужно подписаться вопреки вашим намерениям с помощью еще одного дополнительного действия (нажатие на кнопку «Отменить паузу»), служит еще одной линией защиты в борьба за поддержание дисциплины.
Эти два метода являются отличными способами создания среды, способствующей эффективной пакетной обработке.
Какие методы вы используете для эффективного управления электронной почтой?