Представьте сценарий, в котором вы полны энтузиазма, чтобы начать работать над задачей или определенной частью проекта. Вы действительно готовы надрать кому-нибудь задницу, пока не поймете, что у вас связаны руки: возможно, вы не можете начать работу над задачей, потому что сначала требуется чей-то вклад, или, может быть, сетевой диск, на котором хранятся файлы вашего проекта, недоступен из-за аппаратный сбой.
Поскольку вы пока не можете продолжать свою работу, возникает следующий логичный вопрос: как вы собираетесь готовиться к таким сценариям в следующий раз, чтобы снова не тратить время впустую??
Вы слишком заняты, чтобы подготовиться?
Есть одна очевидная причина, по которой вы испытываете разочарование из-за того, что только что произошло: вы недостаточно подготовлены к такому сценарию. Именно поэтому вы были не готовы по двум причинам:
Во-первых, вы не выделили достаточно времени на подготовку. Поскольку вы были заняты другими делами, вы пренебрегли подготовкой, даже если знали, что это необходимо.
Возможно, вы даже думали, что подготовка вообще не нужна. Вы не понимали важности этого и не удосужились сесть и подумать о своем плане Б для вашей задачи или вашего проекта.
Итак, вы здесь, и вы не знаете, что делать дальше, так как у вас нет никакого дополнительного плана.
Слишком доверять тому, что все идет хорошо
Теперь вы поняли, что неподготовленный маршрут, который вы выбрали, не является профессиональным способом делать что-то, и простое предположение, что все пойдет хорошо, не является надежным планом.
Само собой разумеется, что вам нужно научиться ценить и планирование. Неважно, насколько хорошо выглядит ваш список задач; если задачи не выполняются из-за непредвиденных зависимостей, вы можете удалить свой список задач прямо сейчас.
Когда вы научитесь видеть общую картину и выделять достаточно времени на планирование, только тогда вы сможете избежать препятствий и перестанете тратить время попусту.
Учитесь останавливаться (чтобы продолжать движение)
С этого момента вы должны делать определенные вещи, чтобы обеспечить бесперебойное выполнение ваших задач и проектов.
Во-первых, выделите достаточно времени, чтобы спланировать свой следующий ход. На самом деле, ЗАСТАВЬТЕ себя потратить время на планирование. Это с лихвой окупится, особенно если дела пойдут не по плану.
Поймите, что время планирования на самом деле уже работает над задачей: оно готовится к наихудшему сценарию и следит за тем, чтобы все прошло хорошо, если произойдет что-то неожиданное.
Во-вторых, просматривайте каждую часть задачи: кто участвует, какие системы используются и какие части являются неотъемлемой частью вашей работы? Заранее увидеть это крайне важно, потому что это дает вам более высокий уровень готовности позже на.
В-третьих, представьте все возможные сценарии, прежде чем действовать. Что произойдет, если система выйдет из строя? Как насчет ситуации, когда вам нужно мнение другого человека, прежде чем вы сможете продолжить свою работу?
Заранее обдумав эти сценарии, вы сможете продолжить работу без минимального времени простоя. И поверьте мне, более чем вероятно, что вы столкнетесь с чем-то неожиданным, что не было записано в вашем списке задач.
Держите мяч в движении, предотвращая эти 4 распространенных сценария SPOF
SPOF расшифровывается как Single Point of Failure, и это причудливый способ сказать, что если одна часть системы рухнет, это разрушит всю систему.
Примените это знание к своему проекту или задаче таким же образом: если ваша работа зависит от чего-то или кого-то, и этот человек или система подводят вас, тогда ваша работа задерживается, а время тратится впустую.
Вот четыре наиболее распространенных сценария, которые вы можете предотвратить при некотором планировании. Будьте активны в этом, и ваша работа будет продолжаться как можно более гладко.
1. Задание не может быть продолжено без чьего-либо ввода
Часто ваша работа может быть продолжена только тогда, когда кто-то другой сделал свою часть раньше. Чтобы убедиться, что это так, найдите такие задачи на ранних этапах вашего проекта и, если возможно, расставьте для них приоритеты.
Чем раньше вы начнете с делегированием, установите крайние сроки и четко объясните, почему задача важна, чтобы позаботиться о ней, тем больше шансов получить необходимые данные до того, как вы начнете свою часть.
2. Вы потеряли свою работу
Вы регулярно делаете резервные копии? Легко ли восстановить все в норме, если ваш жесткий диск выходит из строя? Если на эти вопросы вы ответили отрицательно, то постарайтесь исправить ситуацию как можно быстрее.
Сначала попробуйте сохранить свой контент в облаке. Я, например, сохраняю все важные документы не только на жесткий диск, но и в DropBox с помощью его клиентского ПО. Если мой жесткий диск выйдет из строя, резервная копия будет доступна в облаке.
Тогда купите дополнительную систему резервного копирования для своего компьютера. Во многих случаях это можно купить как услугу, предлагаемую вашим интернет-провайдером. Вы также можете подписаться на онлайн-систему резервного копирования.
3. Вы понимаете, что не можете справиться с задачей самостоятельно
Вы когда-нибудь осознавали, что для выполнения определенной задачи на самом деле потребуются знания, которыми вы не владеете? А так как у вас нет опыта, задача не может быть выполнена прямо сейчас? Что ж, я уже много раз сталкивался с этой проблемой, и с небольшой подготовкой этого можно избежать.
В этой ситуации все сводится к планированию, где вы фактически проходите через различные сценарии (как упоминалось ранее). На этом этапе вы также понимаете, можете ли вы выполнить работу самостоятельно или вам придется нанять стороннего человека, который сделает эту работу за вас.
Будьте абсолютно честны с собой в этом вопросе: если у вас есть сомнения, что вы не справитесь с задачей самостоятельно, лучше отдайте ее на аутсорсинг. Нет ничего хуже, чем выполнить посредственную работу самостоятельно, когда результат может быть выдающимся, если посторонний человек.
Обязательно накопите необходимый опыт задолго до того, как начнете работать над своей задачей/проектом. Таким образом, вы не тратите время на выполнение задачи самостоятельно.
4. Ваша идея потеряна
У вас есть отличная идея, которая пришла вам в голову, пока вы были на работе, но теперь вы не можете вспомнить, что это такое. Если бы вы сохранили его немедленно, у вас все еще была бы идея, и она потенциально могла бы увеличить вашу прибыль или сэкономить часы вашей работы.
Вы обязаны записать идею сразу же, как только она придет вам в голову. Вы можете использовать обычную ручку и бумагу, использовать свой мобильный телефон для временного хранения идеи (даже если у него нет доступа в Интернет) или даже использовать свой смартфон для сохранения идеи прямо в Google Docs или EverNote.
Не убеждайте себя, что «я вспомню эту идею, когда вернусь домой». Скорее всего, вы забудете об этом и почувствуете раздражение и разочарование.
Вывод
Как видите, есть много вещей, которые могут снизить вашу продуктивность и привести к пустой трате времени. Не допустите этого и создайте отказоустойчивую систему, которая позволит вам продолжать работу, даже если одна часть системы выйдет из строя.
Убедитесь, что вы потратите достаточно времени, пройдя различные сценарии заранее. Вы поблагодарите себя за это, когда случится что-то неожиданное.