Можно с уверенностью сказать, что каждая компания хочет, чтобы их офисы работали максимально эффективно. То есть идея состоит в том, чтобы предлагать самые лучшие продукты и услуги по самой низкой цене. Администраторы часто допускают ошибку, путая качество с количеством.
Независимо от того, стоит ли перед вами задача повышения общей эффективности компании, или вы просто хотите посмотреть, что можно улучшить, следующие советы обязательно помогут. Вот несколько способов повысить эффективность любой компании при одновременном повышении качества.
1. Продвигайте культуру открытого общения
Если ваша компания внедрила «политику открытых дверей», вы уже указали правильное направление. Это отличное начало, но подумайте о том, чтобы сделать еще один шаг вперед. Слишком часто «политика открытых дверей» оказывается пустыми, редко используемыми записями в справочниках сотрудников. Обычно их снимают в лучшем случае в первый день работы. Создайте культуру подлинно открытого общения, и продуктивность улучшится благодаря более позитивному моральному духу в офисе.
Поощряйте общение, сотрудничество и обратную связь между отделами, а также между руководством и персоналом. Это оживит поток идей, в результате чего команда станет более продуктивной.
2. Внедрение интеллектуальных мобильных устройств
Смартфоны, планшеты и другие интеллектуальные устройства - исключительно эффективный шаг к повышению производительности. Обеспечьте сотрудников отдела продаж смартфонами, чтобы они могли поддерживать связь с офисом по телефону и электронной почте во время звонков по продажам. Планшеты дают им возможность создавать и изменять презентации на ходу, и на обоих этих устройствах доступно бесчисленное множество приложений, предназначенных для повышения производительности за счет объединения задач и определения их приоритетности.
Внедрив интеллектуальную систему управления мобильными устройствами, вы поставите свою компанию на путь ускоренного перехода к более эффективным процедурам. Это (в свою очередь) обеспечит более качественный опыт как для клиентов, так и для сотрудников, что приведет к увеличению итоговой прибыли.
3. Примите обратную связь
У ваших сотрудников есть свое мнение. Поощряйте всю компанию получать обратную связь, как положительную, так и отрицательную, создав для нее выход. Хорошей идеей будет обозначить общий узел в здании, где сотрудники смогут общаться и вносить предложения о компании. Многие предпочитают делать это через специальный веб-сайт, посвященный вопросам человеческих ресурсов, который служит универсальным центром для вопросов, связанных с работой, и обновлений.
Для начинающих компаний и малого бизнеса более личный и доступный подход - проводить еженедельные или ежемесячные встречи для обмена идеями. Вы также можете использовать доску объявлений в центральной части офиса как место для обмена идеями.
4. Получите обновление технологии
Осмотрите свой главный офис. Ваши сотрудники печатают на 10-летних мониторах, подключенных к устаревшим компьютерам? На первый взгляд это, несомненно, может показаться значительным, но периодическое обновление компьютеров сотрудников и программного обеспечения является абсолютной необходимостью. Учитывая, что самым основным фактором производительности является скорость, оснащение офисных компьютеров наиболее эффективным программным и аппаратным обеспечением должно быть первым, что вы должны улучшить.
Возможно, вы сможете обойтись простым обновлением жесткого диска или увеличением оперативной памяти, но эти компьютеры будут нуждаться в регулярном обслуживании и тщательном внимании каждые несколько лет. Если прошло более шести, пришло время полностью обновить систему.
5. Ознакомьтесь со стандартами эргономики
Проводили ли вы анализ рабочих мест сотрудников на соответствие стандартам эргономики? Безусловно, в ваших интересах освежить в памяти стандарты эргономики и обучить персонал основам. Пригласите профессионала и проведите семинар, чтобы ознакомить его со стандартами. Если это не входит в бюджет, изучите ключевые моменты и убедитесь, что в этом аспекте заботятся о жизненной силе вашей компании.
Предоставить сотрудникам офисное оборудование, соответствующее этим стандартам, например, стулья, подставки для ног и клавиатуры. Не смотрите на это как на расходы; скорее, это инвестиции, которые, скорее всего, принесут прибыль за счет повышения производительности труда сотрудников и снижения требований о компенсации работникам.
6. Оптимизация маркетинговых усилий в социальных сетях
Социальные сети оказались одним из самых эффективных маркетинговых инструментов, доступных в наши дни. Это, безусловно, горячая тема, и ее нельзя игнорировать. Использование этих платформ для продвижения вашего бизнеса чрезвычайно важно, но на самом деле не должно быть серьезной проблемой времени. Нескольких часов в неделю должно быть достаточно, чтобы адекватно поддерживать учетные записи в социальных сетях для средней компании.
Сделайте себе одолжение и попросите вашего координатора социальных сетей использовать приложения для оптимизации, такие как HootSuite, Sprout Social и MarketMeSuite. Эти программы объединяют учетные записи социальных сетей в одну удобную панель инструментов, упрощая контроль и своевременную публикацию для каждой из них.
7. Анализ процессов сотрудников
Проведите опрос своих нынешних сотрудников, чтобы оценить их общую эффективность. Попросите непосредственных руководителей провести час или около того с каждым отделом, чтобы определить, как каждая команда справляется с отдельными задачами. Затем встретьтесь с этими супервайзерами, чтобы обменяться мнениями и обсудить, есть ли более быстрый и эффективный способ работы.
Эта деятельность будет значительно улучшена за счет расширения практики общения, упомянутой ранее. Когда все сотрудничают таким образом, выполняется больше работы. В качестве дополнительного бонуса возникает большее чувство сопричастности, когда сотрудники могут принимать участие в процедурах модификации.
8. Ставьте достижимые цели
После того, как все эти настройки и изменения будут внесены, пришло время установить реалистичные цели. Установите всеобъемлющие общие цели для всей компании, а затем вместе с руководителями отделов решите, какие цели поставить для каждого отдела и, наконец, для каждого сотрудника.
Постановка реалистичных, осязаемых целей обеспечит столь необходимую мотивацию. Чтобы завершить весь этот процесс, как только эти цели будут достигнуты, запланируйте общекорпоративное мероприятие, такое как обед, где каждый может расслабиться и насладиться обществом друг друга, отмечая при этом свой успех.
Задача повышения эффективности компании, безусловно, может быть сложной. Не пугайтесь серьезности ситуации. Скорее считайте это шансом сделать вашу компанию такой, в которой каждый захочет работать, и в то же время сделать ее более эффективной.