Предоставление четких и понятных инструкций - одна из тех вещей, которые кажутся простыми, но в реальной жизни могут быть более сложными, особенно в офисе или в бизнесе. Смешанные сообщения, предположения и несколько вариантов означают, что полученное сообщение может отличаться от того, что мы на самом деле имели в виду.
Ранее в этом году я решил заручиться поддержкой VA (виртуального помощника) с elance.com. Я никогда раньше не пользовался виртуальным помощником, и он быстро научил меня тому, как важно давать четкие, определенные указания, если вы хотите, чтобы ваши инструкции были поняты и выполнялись так, как вы хотите! Это особенно важно, когда вы не находитесь лицом к лицу, чтобы передать инструкции, поскольку, когда инструкции даются по электронной почте или в письменном виде, трудно оценить тон, и вы не можете физически указать на что-то!
Кроме того, мой VA базировался в Малайзии, где английский не был его родным языком, поэтому было еще важнее давать четкие инструкции!
Исходя из своего опыта, я хочу поделиться с вами 7 лучшими советами о том, как давать четкие инструкции и выполнять работу так, как вы хотите!
1. Не думайте, что они понимают, что вы имеете в виду
Знаете, как говорят, это предположение - мать всех ошибок! Не будь дураком, который предполагает, что люди понимают, что ты имеешь в виду. Несмотря на то, что большинство людей в вашем офисе или бизнесе будут интуитивными и включенными, они не умеют читать мысли. Крайне важно при предоставлении четких инструкций не предполагать, что получатель знает, что вы имеете в виду, и это может касаться чего угодно, от отраслевых аббревиатур до контактов в различных отделах или организациях. Вам потребуется всего несколько секунд, чтобы объяснить детали.
Например, я поручил своему ассистенту использовать tweetdeck (приложение, которое планирует предварительно написанные твиты), однако то, что я слышал о tweetdeck, не означает, что они это делают, и я ошибался, полагая, что они было.
2. Будьте ясны и конкретны
Все любят вафли (с кленовым сиропом, пожалуйста), но никто не любит вафли в разговоре, особенно в электронном письме или когда это набор инструкций. Хотя вы не хотите бессвязно рассказывать свой набор инструкций (это было бы пустой тратой вашего времени, и, честно говоря, через некоторое время они отключатся), вы должны убедиться, что ваши инструкции ясны, конкретны и лаконичный. Лично я предпочитаю не приукрашивать это, а скорее прямо говорить о том, что нужно сделать или сделать, а не делать инструкции слишком цветистыми, что только запутает.
Например, не просто дайте команду «отправить подборку брифингов нескольким ключевым заинтересованным сторонам», вместо этого укажите, сколько заинтересованных сторон и кому, и какие брифинги! Я часто нахожу, что маркированный список помогает, так как это уменьшает искушение болтать и помогает вашим инструкциям и действиям быть более целенаправленными.
3. Укажите временные рамки
Не путайте вопросы, не указывая конкретные сроки и сроки. То, что вы считаете «скоро», может сильно отличаться от ваших коллег. Если вы думаете, что «скоро» - это ближайшие пару часов, а ваши сотрудники, которых вы проинструктировали, считают, что это произойдет через несколько дней, то это сообщение будет иметь серьезные последствия для любого бизнеса или проекта!
4. Приведите примеры
По возможности приведите примеры. Это будет особенно полезно, если они плохо знакомы с этой ролью или не выполняли эту задачу раньше. Это поможет внести ясность в ваши инструкции и поможет сформировать более четкое представление о том, что вы имеете в виду и чего хотите.
Например, если вы просите их разработать опрос об удовлетворенности клиентов для вашего нового продукта, вы можете отправить им примеры других опросов, которые ранее использовались, чтобы дать им некоторое представление.
5. Укажите альтернативы
При предоставлении ваших инструкций стоит подумать о том, чтобы предоставить некоторые альтернативы на тот случай, если ваш предпочтительный вариант обучения нежизнеспособен или недоступен.
Например, это может быть «Я хочу, чтобы вы назначили встречу 20-го числа этого месяца на 2 часа с финансовым директором. Если они не будут доступны 20-го числа, то подойдет вторая половина дня 26-го числа, или вместо этого мы можем встретиться с коммерческим аналитиком».
Предлагая альтернативы, вы даете своим сотрудникам возможность выполнять работу с минимальной суетой и постоянным самоконтролем. Прелесть поручить кому-то сделать что-то в том, что вам не нужно это делать, что сэкономит ваше время. Установив альтернативы, им не придется постоянно к вам возвращаться, в конце концов, это не сэкономит вам время, если вам придется продолжать отвечать на запросы.
6. Установить границы
Лично я не сторонник микроуправления, и из-за этого я не из тех, кто постоянно проверяет меня, должны ли они что-то делать или нет. После того, как задача поставлена, инструкции должны быть достаточно четкими, чтобы не требовалось дальнейшего подтверждения и разъяснения (однако, сказав это, очевидно, что лучше обратиться за разъяснениями, если вы не уверены!) ясны, чтобы они были уверены в том, что делают, и не чувствовали необходимости возвращаться с вопросами. Как и в случае с советом 5, установление границ очень важно, особенно если вы не можете придумать альтернативы в то время, когда границы могут сработать.
Например, вы можете указать: «Идите к поставщику и закажите 100 единиц. Если у обычного поставщика нет на складе, можно использовать нового поставщика, если он не более чем на 10% дороже и может доставить в течение 3 рабочих дней». Здесь вы не конкретизировали свои альтернативы, но достаточно четко обозначили границы, чтобы они могли принять решение.
7. Получить разъяснение
Прежде чем вы отпустите своих сотрудников на основании ваших инструкций, не мешало бы получить от них разъяснения, чтобы убедиться, что они понимают, в чем заключается задача и что ожидается. Вы можете просто спросить в конце, есть ли какие-либо вопросы, но проблема в том, что слишком просто просто сказать «нет». Либо они думают, что понимают, либо даже стесняются спросить! Возможно, попросите их повторить то, что требуется, или каковы приоритеты/цели, чтобы вы могли быть уверены, что то, что вы сказали, было услышано!