Это новый день. Без сомнения, этот день будет позитивным и продуктивным. Тогда это поражает вас. Вы смотрите на свой телефон и видите маленький мигающий огонек. У вас есть почта. И вы знаете, что будет много-много-много писем. Внезапно ваше настроение падает, и яркость дня кажется неважной. Прежде чем что-то делать, вам придется просмотреть свою электронную почту.
Итак, как вы оградите себя от того, чтобы каждый день чувствовать себя тонущим, и как вы можете превратить работу с электронной почтой в позитивный и продуктивный опыт?
Когда вы утопаете в электронной почте, первое, что нужно сделать, это управлять потоком
Нет другого способа справиться с электронной почтой, вам понадобится надлежащая система, чтобы противостоять ей. Последовательная, безжалостно применяемая система. Если у вас нет системы и вы придерживаетесь ее, вы никогда не справитесь с проблемой электронной почты. Ваша система должна иметь простую цель. В конце каждого дня ваш почтовый ящик будет полностью пуст, а все необходимое уже сделано. То, как вы настроите свою систему фильтрации электронной почты, полностью зависит от вас, но давайте наметим для вас в целом успешную структуру прямо сейчас.
Шаг первый
Создать папку. Его можно назвать как угодно. В этой папке вы будете хранить все электронные письма, которые требуют внимания, но которые не нужны, или на которые нельзя ответить или которые нельзя обработать в этот день.
В качестве альтернативы созданию папки можно использовать параметры выделения цветом в вашей системе электронной почты. Тем не менее, видеть много цветных писем не так приятно, как видеть в своем почтовом ящике меньше писем.
Шаг второй
Создать папку архива. Сюда вы собираетесь переместить все, что, по вашему мнению, будет полезно сохранить, но не требует ответа.
Шаг третий
Это этап фильтрации. Не останавливаясь, просмотрите весь свой почтовый ящик. Если он вам не нужен, то удалите его. Делайте это свободно. Если вам нужно доработать его позже, переместите его в папку действий. Если он полезен, но вам не нужно предпринимать никаких действий, заархивируйте его.
Шаг четвертый
Разберитесь со своей электронной почтой. Теперь в вашем почтовом ящике только те сообщения, которые требуют ответа прямо сейчас. Разберитесь с ними как можно быстрее, старайтесь тратить меньше минуты на письмо.
После выполнения этих шагов все, что у вас останется в папке «Входящие», - это электронные письма, которые необходимо обработать до конца дня. Все, что вам нужно сделать, это вернуться в свой почтовый ящик в середине дня, снова пройти процесс и разобраться с оставшимися электронными письмами, прежде чем вы остановитесь на день. Также вам нужно будет заходить в папку с действиями один раз в день и работать с этими электронными письмами как можно быстрее.
Это определенно не сложная система. Важным моментом здесь является систематический подход к работе с вашими электронными письмами, который достигает двух целей:
1. Обрабатывает всю папку «Входящие» за один раз, предоставляя вам четкое представление о том, что именно нужно сделать прямо сейчас.
2. Подарит вам положительные эмоции в конце каждого дня, опустошив почтовый ящик.
Работа с электронными письмами, которые приходят безжалостно и последовательно, - это здорово. Но если вы не замедлите поток электронной почты, вам будет казаться, что вы тонете. Так же, как ужасная пытка водой, хотя вы никогда не утонете, чувство, которое вы можете испытать, может быть эмоционально вредным.
Итак, следующий шаг - предпринять несколько простых действий, которые навсегда остановят поток электронной почты.
1. Разобраться с подписками
Сделайте смелый шаг и отпишитесь от всех списков рассылки, в которых вы сейчас находитесь. Не останавливайтесь и не думайте, что вам может захотеться что-то прочитать на каком-то этапе, просто отпишитесь от лота. Держу пари, вы ничего не пропустите.
И если вы это сделаете, просто создайте отдельную учетную запись веб-почты и используйте ее для подписки на списки рассылки. Затем, когда у вас появится свободное время, вы сможете зайти в этот аккаунт и пролистать его в свое удовольствие.
Сделав это, вы также избежите искушения отвлечься на последнюю замечательную вещь, которую вам рассказывают!
2. Отправляйте короткие электронные письма
Вы не хотите показаться грубым, но вы должны говорить со своими электронными письмами как можно короче. Так что срезайте углы и переходите прямо к делу. Это сэкономит вам и человеку время чтения.
3. Отправляйте меньше писем
Вам действительно нужно ответить на это письмо? Просмотрите все ответы, которые вы отправили за последнюю неделю. Сколько из них на самом деле было просто признанием или подтверждением? Так что не утруждайте себя отправкой подобного ответа снова. В 90% случаев отправитель не требует и не ожидает ответа.
4. Используйте нижний колонтитул электронной почты
Большинство людей даже не беспокоятся о том, чтобы по умолчанию в нижней части отправляемых электронных писем было что-либо, кроме, возможно, политики отказа от ответственности.
Прежде всего убедитесь, что у вас есть надлежащая подпись. Это убережет вас от того, чтобы стать одним из тех, кто печатает что-то вроде «С уважением, Джон» 50 раз в неделю.
Во-вторых, создайте политику электронной почты и поместите ее туда, что подводит меня к следующему пункту
5. Имейте надлежащую политику электронной почты
Настроив политику электронной почты, вы можете помочь людям отправлять вам более качественные электронные письма или вообще не отправлять их. Эта политика должна состоять из нескольких строк и направлена на сокращение количества получаемых вами писем.
Например, если вы не занимаетесь каким-то аспектом своего бизнеса, возможно, этим занимается ваш личный помощник, то бесконечно пересылать им электронные письма или отвечать и выполнять их работу может быть утомительно.
Итак, сначала поместите свою политику электронной почты в нижний колонтитул своих электронных писем. Затем настройте автоответчик, содержащий эту политику. В автоответчике укажите, что если электронное письмо относится к определенным темам, люди должны пересылать электронное письмо, которое они только что отправили, личному помощнику. Скажите, что из-за большого количества получаемых вами электронных писем вы не можете ответить лично, поэтому, если им нужен ответ, они должны принять меры и переслать его. Затем вы можете просто удалять письма по мере их поступления.
6. Разместите страницу часто задаваемых вопросов на своем веб-сайте
Это должно быть очевидно, если вы снова и снова получаете одни и те же вопросы по электронной почте. Если да, то имеет смысл потратить 20 минут на создание веб-страницы с ответами, а затем включить ее в политику электронной почты, которую вы разместили в нижнем колонтитуле и в автоответчике.
Вы получите огромную прибыль, если не утонете в электронной почте, приобретя самый ценный товар из всех. Если бы я давал вам дополнительный час каждый день, вы были бы в восторге. Подумайте, что вы могли бы сделать с дополнительным часом в день, семь часов в неделю. Это уйма времени, чтобы разобраться с вещами в вашем бизнесе, которые принесут вам деньги, вместо того, чтобы пытаться сунуть пальцы в дамбу, чтобы остановить поток электронной почты.
То, как вы фильтруете свои электронные письма, будет очень личным для вас. Вы можете попробовать начать с системы, которую я описал здесь, а затем адаптировать ее в зависимости от объема и типа получаемых вами электронных писем. Ключевым моментом является посвятить себя настройке умственной системы, чтобы безжалостно обращаться с электронной почтой в начале каждого дня.
После того, как вы это сделаете, вы можете решить, сколько раз после этого вы хотите заходить в свою учетную запись электронной почты каждый день. Я бы предложил только второй раз, сразу после обеда. Все, что приходит во второй половине дня, может быть решено на следующее утро. Нет ничего плохого в том, чтобы просканировать свой почтовый ящик до того, как вы закончите рабочий день, просто чтобы убедиться, что ничего важного не приходит с опозданием.
Но, как вы, возможно, уже догадались, даже более важным, чем настройка личной системы, является принятие активных мер сейчас, чтобы предотвратить получение писем в будущем. Потратив немного времени на удаление писем, которые когда-либо приходили, и на информирование людей о типах писем, которые вы хотите получать, и на разъяснение им того, что делать во всех очевидных случаях, вы можете изменить свое положение и каждый день получать ценное время.
Не существует волшебной формулы для работы с электронной почтой, но как только у вас есть система и вы настроили свой собственный привратник, вы можете дать себе больше времени для зарабатывания денег.
Или, возможно, существует волшебная формула
Один из способов сократить 90% времени, затрачиваемого на электронную почту, - это нанять личного помощника (PA). Их можно нанять на аутсорсинговых сайтах за разумную почасовую ставку. Затем вы можете обучить их, предоставив им доступ к вашей деловой электронной почте, а затем используя такой инструмент, как Skype, каждый день в течение недели просматривать ваш почтовый ящик. После этого они смогут каждое утро входить в вашу учетную запись электронной почты и пересылать вам только те электронные письма, которые абсолютно необходимы для вас лично.
Таким образом, единственный дополнительный шаг, который вам нужно сделать, это настроить другой почтовый ящик. Если вы получаете личные электронные письма, то, очевидно, рекомендуется направлять их в свою новую учетную запись электронной почты, а не позволять вашему личному помощнику читать их. Да, это будет стоить денег, но внештатный личный помощник потенциально будет стоить лишь часть денег, которые вы можете заработать, высвобождая в некоторых случаях несколько часов в день.
Я подумал, что добавлю эту идею в самый конец, чтобы дать вам пищу для размышлений. Работа с вашим почтовым ящиком не обязательно должна быть вашей личной работой. Если вы уверены, что имеете дело с электронными письмами, с которыми вам НЕОБХОДИМО разобраться, почему вы должны просматривать их все самостоятельно?