Часть 1 этой серии здесь.
Давайте просто повторим здесь нашу исходную позицию:
САМЫЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ СУУУУУУУУУК
Это происходит на всех стадиях жизненного цикла презентации, но если ваша базовая подготовка ниже плинтуса, то никакая блестящая графика и анимация вас не спасут - паршивая основа, паршивая презентация.
Чтобы возвыситься над фоновым шумом миллиона презентаций от среднего до плохого, вот несколько ключевых вопросов, которые нужно задать себе, собирая свои мысли воедино:
- Мне действительно нужен подарок?
- Что я хочу получить в результате?
- Каково мышление моей аудитории?
- Как я буду распределять баллы?
- Нужно ли мне использовать наглядные пособия?
Есть, конечно, и другие вопросы, но это краеугольные камни.
1. Мне действительно нужно представить?
Является ли сбор этих людей в комнате и разговор с ними, с визуальными средствами или без них, лучшим способом передать эту информацию этой группе людей? Когда я читаю лекции на эту тему, я в шутку предлагаю использовать что угодно, от Pony Express до Skywriting, чтобы донести ваше сообщение - именно потому, что, как сказал Маклюэн, во многих случаях средство - это сообщение.
Вы бы предпочли, чтобы шесть человек сидели вокруг кофейного столика и обсуждали какой-нибудь увесистый фолиант отчета? Как насчет массового мозгового штурма с участием 200 человек с заметками Post-it и множеством сусликов. Может быть, собери всю свою команду на пляж, и человек с раковиной заговорит. Выбирайте сами, но если ваша аудитория считает, что вам нечего сказать, или что это очередной эгоизм менеджера с фетишем PowerPoint, никакой инструмент вам не поможет.
2. Что я хочу получить в результате?
Если нет призыва к действию, то и презентации быть не должно. Даже если ваше выступление носит чисто информативный характер, что вы хотите, чтобы ваша аудитория сделала с этим знанием? Людям нужна интерпретация, а не повествование, и именно поэтому вы здесь. Сообщите им данные, скажите, что, по вашему мнению, это означает, а затем начните обсуждение того, что вы все должны с этим делать.
Отправной точкой здесь является определение того, что представляет собой хороший результат. Если вы сказочная принцесса, это все о замке и прекрасном принце на большом белом коне, и все живут долго и счастливо. В реальной жизни это редко так определено. Лошадь действительно должна быть белой? В крайнем случае подойдет ли грузовик? Вам действительно нужно быть счастливым навсегда или просто до конца этого финансового отчетного периода?
Отойди. Действительно ясно. Что вы хотите, чтобы они сделали после вашей презентации? Если у вас нет четкого ответа на этот вопрос, вам нужно снова вернуться к вопросу 1.
3. Каково мышление моей аудитории?
Это большая проблема, потому что только если вы можете мельком заглянуть в мысли вашей аудитории, у вас есть возможность изменить это мнение. Кто эти люди? Почему вас попросили поговорить с ними? Какова их групповая предрасположенность? А как насчет ключевых лиц в этой группе? Являются ли некоторые из них более доминирующими или влиятельными, чем другие? Каковы их убеждения? Правы они или нет? Готовы ли они услышать, что не обладают всеми фактами? Есть ли у вас веские доказательства, которые вы можете им представить, или просто твердое мнение, и на какое из них они с большей вероятностью ответят?
Скажем, вы делаете две презентации в один и тот же день о проблемах равенства и сексуальных домогательствах на рабочем месте. Ваша первая аудитория - группа мужчин-руководителей позднего среднего возраста, белых, одетых в костюмы. Из своего исследования вы обнаруживаете, что половина из них принадлежит к одному и тому же гольф-клубу, и этот клуб не принимает женщин в качестве полноправных членов. Ваша вторая аудитория - основатели и топ-менеджеры компании Web 2.0. Средний возраст - около 20 лет, треть аудитории - женщины, а место имеет репутацию меритократического. Вы представляете ту же презентацию, с тем же содержанием, примерами и тоном? Что произойдет, если вы попытаетесь?
4. Как я собираюсь структурировать свои баллы?
Попробуйте рассказать ребенку сказку на ночь без структуры начало-середина-конец и посмотрите, как далеко вы продвинетесь. Вас будут прерывать каждые пять секунд. - Кто эта принцесса? - Какое заклинание? Есть волк? откуда он взялся?» «Зачем мачехе это делать?»
Плохое повествование начинается, путаница, конец. (Филип Ларкин)
С самого раннего возраста мы учимся воспринимать информацию последовательно. Поэт Филип Ларкин однажды сказал, что плохое повествование - это «начало, путаница, конец», и так бывает со слишком многими презентациями.
Что вы хотите, чтобы ваша аудитория сделала после того, как вы сядете? Какова ваша позиция? На сколько элементов вам нужно разбить его, чтобы донести это сообщение до адресата? Это редко вопрос о том, что вы знаете, это вопрос о том, что им нужно знать в результате того, что они слушают вас? Для этого требуется несколько черновиков. Одна из самых сложных вещей при составлении презентации - это передать ваши данные
Вы: «Итак, вот оно. 66% респондентов предпочли XX, а это означает 1, 2 и 3».
Зал: «Ну и что? У меня было 66%» ИЛИ «Ну и что? 2 и 3 не актуальны в этом секторе уже более пяти лет!»
Определите триггерные точки вашей аудитории и создайте якоря вашей презентации вокруг них. Разместите их в том порядке, который наиболее привлекателен для этой аудитории. Предоставьте контекст в начале по мере необходимости. И когда вы думаете, что закончили набросок, еще немного отфильтруйте его
5. Нужно ли использовать наглядные пособия?
В PowerPoint или не в PowerPoint - это еще один важный вопрос. В любом случае, я обнаружил, что лучший способ начать составлять презентацию - держаться подальше от компьютера и, в частности, от программного обеспечения для презентаций. Разговаривайте с собой в машине так, как будто вы обращаетесь к этой аудитории. Записывайте идеи или диктуйте их по мере того, как они приходят вам в голову. Захватывайте маленькие самородки, фразы и мысли. Когда вы сопоставите основы вашего выступления, изложите свою историю на бумаге. Затем вы можете решить, будут ли изображения, диаграммы или таблицы способствовать пониманию, принятию и запоминанию этой информации вашей аудиторией.
Если ваши идеи требуют диаграмм для их объяснения или подтверждения их обоснованности, тогда да, вам может понадобиться Slideware, чтобы воплотить их. Но если ваша аудитория состоит из непрофессионалов, вам может быть лучше просто озвучить результат: «Мы провели серию тестов, и в каждом случае две трети аудитории предпочитали XX по сравнению с YY». Нам действительно нужно видеть 14 диаграмм, которые не делают ничего, кроме повторения этого предложения снова и снова?
Докладчики часто используют Slideware, потому что им не хватает уверенности на каком-то базовом уровне - их слайды используются в качестве дорожной карты, щита или AutoCue. Если вы эксперт и вам доверяют, то ваша аудитория согласится с тем, что 66% людей предпочитают XX YY; вам не нужно забивать себе голову своими 14 красочными диаграммами.
Ведущие, которые так делают, обычно упускают суть. Хорошо, данные говорят нам, что 66% людей предпочитают XX. Ну и что? Что вы хотите, чтобы я сделал с этой информацией? Это должно быть в центре вашего выступления, а не увязнуть в p-значениях и уровнях достоверности. Вот для чего нужны раздаточные материалы: «Сегодня утром я кратко обобщил для вас данные, и вы можете найти возрастную и социально-экономическую разбивку респондентов в раздаточном материале. Теперь нам нужно поговорить о последствиях этих открытий для нашего производственного предприятия».
Если все, что вы хотите поместить на свои слайды, это слова, тогда действительно пора остановиться и подумать. PowerPoint не является AutoCue, независимо от того, сколько докладчиков использовали его таким образом. И это не должно быть похожей на костыль дорожной картой для вас как докладчика; ты либо знаешь свое дело, либо нет. Итак, давайте предположим, что вы знаете свое дело, не лучше ли вам просто поговорить с этой аудиторией? Потому что, если ваши слайды состоят из слов, я бы спросил, нужно ли вам вообще встречаться с ними (снова вопрос 1!) или вы можете просто отправить им свои мысли в документе Word? Посмотрите на Кена Робинсона на TED - между ним и аудиторией нет ни слайдов, ни барьеров; просто красиво продуманный, красиво выраженный разговор. Неотразимый. Памятный. Эффективный. Аффективный.
Сосредоточьтесь на своей цели, своем сообщении и своей аудитории, и вы не ошибетесь. Как только вы разберетесь с ними, детали инструментов и доставки станут очевидными.
Часть 1 этой серии здесь.
Далее - Создание презентации