Бухгалтерский аудит - это процесс изучения финансового положения компании в целом с упором на обеспечение соблюдения соответствующих стандартов отчетности и продвижение адекватной политики обращения с наличными деньгами и внутреннего контроля. В большинстве стран для публичных корпораций требуется регулярный аудит сторонними фирмами. Напротив, малые предприятия, как правило, не подлежат столь строгому набору стандартов отчетности и контроля и поэтому часто не подлежат обязательному аудиту. Изучение того, как проводить базовый внутренний аудит бухгалтерского учета на собственном малом предприятии, может дать вам полное представление о финансовых сильных и слабых сторонах вашей компании.
Шаги
Метод 1 из 3: подготовка к базовому финансовому аудиту
Шаг 1. Разберитесь в финансовом аудите
Проще говоря, финансовые аудиты существуют для того, чтобы гарантировать, что финансовая информация вашего бизнеса является «правдивой и достоверной». Для малых предприятий основная проблема заключается в том, чтобы все расходы и доходы были точными, чтобы IRS точно знало финансовое состояние бизнеса и могло подтвердить, что все вычеты действительны.
- Формальный аудит включает проверку финансовой отчетности квалифицированной третьей стороной (обычно дипломированным бухгалтером или бухгалтером-бухгалтером). Что касается малого бизнеса, аудит обычно проводится IRS из-за опасений по поводу надлежащей отчетности, тогда как крупные государственные корпорации обычно нанимают внешних аудиторов (и имеют внутренних аудиторов) для подтверждения достоверности финансовой информации для акционеров.
- Несмотря на это, вы по-прежнему можете «самостоятельно проверять» свой бизнес (или убедиться, что ваша финансовая информация и процедуры точны и справедливы), чтобы улучшить свой бизнес и защитить себя от аудита IRS.
Шаг 2. Изучите причины финансового аудита
Есть несколько причин и преимуществ, чтобы регулярно проверять свои финансы. Хотя базовый аудит может выполняться владельцем бизнеса (который должен регулярно проверять точность финансовой информации и эффективность процедур), разумно нанять CPA для систематического обзора ваших финансов.
- Финансовый аудит может гарантировать, что информация достоверна и соответствует стандартам бухгалтерского учета (например, общепринятым принципам бухгалтерского учета или GAAP).
- Финансовые аудиты обеспечивают соблюдение всех юридических и налоговых правил, что может помешать проведению аудита со стороны IRS, или различных юридических проблем, которые могут возникнуть, когда мошенническая или неверная информация предоставляется общественности или инвесторам.
- Они также могут обучить владельца бизнеса тому, как работает его бизнес и как его можно улучшить.
Шаг 3. Не позволяйте вашему малому бизнесу инициировать аудит IRS
Базовый бухгалтерский аудит вашего бизнеса может быть эффективным способом предотвратить получение вами аудита IRS, который может быть стрессовым и отнимать много времени. Прежде чем углубляться в свои финансы, есть несколько начальных советов, которые можно использовать для улучшения вашего финансового положения и предотвращения аудита IRS.
- Убедитесь, что вычеты реалистичны и не чрезмерны (особенно для деловых обедов, путешествий и развлечений). Например, ежедневные поездки на работу на обычную работу не являются действительным вычетом, и при этом какие-либо личные расходы не считаются вычетом по бизнесу. Хорошее правило: если расходы необходимы для получения денег, их можно вычесть.
- Убедитесь, что у вас есть надлежащие квитанции и записи для любых удержаний.
- Имейте объяснения и надлежащую документацию для любых серьезных расхождений между годами. Если вы в год вносите гораздо больше на благотворительность, чем в другой, укажите причину, когда вы подаете декларацию, и приложите квитанции или другие сопутствующие документы.
Метод 2 из 3: создание журнала аудита бухгалтерского учета
Шаг 1. Определите, имеет ли ваш бизнес достаточный аудиторский след бухгалтерского учета
Журнал аудита бухгалтерского учета состоит из бумажных и электронных источников, которые документируют историю транзакций бизнеса. Журналы аудита используются для отслеживания финансовых данных бизнеса от главной книги до источника транзакции / средств. Надежный контрольный журнал предоставляет исчерпывающий хронологический список, в котором документируются шаги, предпринятые для начала и завершения транзакций.
- Определите, позволяют ли ваши существующие методы бухгалтерского учета отслеживать весь процесс финансовой операции с документацией. В противном случае ваши бухгалтерские процессы должны быть усилены, чтобы создать достаточный аудиторский след бухгалтерского учета. Например, если вы покупаете товары у поставщика, найдите документацию, связанную с транзакцией (например, счет-фактуру), найдите транзакцию в соответствующем счете (например, счет расходов или кредиторской задолженности) и определите, какой это была транзакция. (покупка товара у поставщика).
- Используйте программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы создать электронный контрольный журнал для вашего бизнеса. Использование бухгалтерского программного обеспечения для регистрации финансовой деятельности вашего бизнеса позволит вам легко хранить и анализировать бухгалтерские данные.
Шаг 2. Просмотрите существующие политики ведения документации вашего малого бизнеса
Вся финансовая информация должна храниться надежно, безопасно и организованно. Вся соответствующая информация, такая как банковские выписки, аннулированные чеки и кассеты, должна храниться как минимум до конца каждого отчетного периода. Хранение и доступность этой информации поможет вам решить любые возникающие проблемы или несоответствия.
Для каждой транзакции должна быть соответствующая документация с соответствующими объяснениями транзакций, которые будут использоваться для вычетов. Например, если вы потратили 100 долларов на бензин, чтобы поехать на встречу с потенциальным клиентом, должны быть не только квитанции (или банковские записи) по транзакции, но также должно быть указано, что 100 долларов расходов были на привлечение нового клиента, и следовательно, это вычитаемые коммерческие расходы
Шаг 3. Изучите, как финансовые документы передаются бухгалтерии
Первый шаг бухгалтерского аудита вашего малого бизнеса состоит из сбора финансовых документов, таких как счета-фактуры, квитанции и банковские выписки, и их передачи бухгалтеру или бухгалтерии для обработки. Если этот процесс будет медленным или ненадежным, бухгалтерские записи пострадают и станут ненадежными.
Если вы работаете не по найму, этот шаг упрощается, и вместо этого ваша задача состоит в том, чтобы убедиться, что вы ведете свои собственные записи финансовых транзакций и обрабатываете их быстро и регулярно, чтобы обеспечить актуальность ваших записей
Шаг 4. Создайте систему мониторинга внутреннего контроля вашей компании
Внутренний контроль - это те положения, которые помогают защитить от мошенничества, кражи и других проблем внутреннего учета. Это процедуры, которые использует ваш бизнес для обеспечения защиты ваших активов и точности вашей информации.
- Разделяйте бухгалтерские обязанности, насколько это разумно. Например, лучше не позволять одному и тому же человеку обрабатывать наличные и вести бухгалтерский учет, так как это облегчит объяснение отсутствия наличных денег.
- Сейфы должны быть заблокированы, когда они не используются, а программное обеспечение компании и компьютеры должны быть защищены паролем.
- Системы видеонаблюдения полезны для наблюдения за выполнением внутреннего контроля на предприятиях розничной торговли.
- Сверка счетов, такая как сверка банковских выписок с чековой книжкой, должна регулярно происходить как способ проверки финансовой информации.
- Такие методы, как нумерация документов, такие как чеки для предотвращения дублирования, также являются полезным внутренним контролем.
Шаг 5. Примите во внимание бухгалтерское и налоговое законодательство, которому должен следовать ваш бизнес
В налоговых целях от вас обычно требуется по закону вести полный бухгалтерский учет для вашего бизнеса. Подготовка ваших бухгалтерских записей в соответствии с законом упростит выполнение потенциального аудита федеральных доходов.
- Сделайте процедуры IRS, такие как ведение бухгалтерского учета в течение как минимум шести лет, частью вашего процесса внутреннего аудита. Таким образом, у вас уже есть процессы, необходимые для проведения внешнего аудита со стороны IRS и других сторонних организаций.
- Чтобы узнать, какие законы имеют отношение к вам, очень полезным ресурсом является веб-сайт Управления малого бизнеса. Кроме того, вы также можете проконсультироваться со своим бухгалтером или бухгалтером, если он у вас есть.
Метод 3 из 3: Проведение внутреннего бухгалтерского аудита
Шаг 1. Используйте принятые в отрасли методы аудита
Надлежащая аудиторская практика должна служить вашим первоначальным руководством при проведении внутреннего аудита бухгалтерского учета. Использование программы бухгалтерского учета, налогового поверенного или бухгалтера - лучший способ убедиться, что ваш внутренний бухгалтерский аудит соответствует общепринятой практике бухгалтерского учета.
- Общие принятые стандарты аудита (GAAS) являются наиболее распространенными стандартами аудита, используемыми для аудита частных компаний. Приступая к внутреннему аудиту бухгалтерского учета, примите во внимание политику GAAS.
- GAAS - это основные правила и стандарты, которые используются при проведении аудита. Хотя они обычно используются профессиональными аудиторами, ознакомление с этими основными принципами может стать полезным руководством для вашего личного аудита.
Шаг 2. Сделайте перекрестные ссылки на каждую часть бухгалтерской системы вашей компании
Проверьте каждое место, куда вводится бухгалтерская информация, включая общий журнал, главную бухгалтерскую книгу и сальдо индивидуальных счетов. Остатки на счетах следует проверять на постоянной основе, а не непосредственно перед подготовкой пробного баланса в конце отчетного периода.
- Убедитесь, что все записи имеют соответствующие записи по каждому элементу вашей системы, и что любые несоответствия устраняются быстро. Например, покупка товаров для продажи потребует дебетовой записи на счету запасов и кредита на вашем денежном счете.
- Используйте бухгалтерскую документацию, чтобы проверить валовой доход, расходы и расходы вашего бизнеса.
- Если у вас очень большое количество транзакций, допустимо взять статистическую выборку для изучения отдельных транзакций, а не пытаться исследовать их все.
Шаг 3. Сравните внутренние бухгалтерские записи с внешними
Проверьте точность своей бухгалтерской отчетности, сравнив ее с внешними записями. Например, вы можете сравнить поступления от ваших поставщиков с вашими собственными записями о покупках. Обратите внимание, что проблемы, возникающие в ходе этого процесса, могут быть вызваны внешними ошибками, такими как просчеты поставщика или клиента.
- Если вы столкнулись с какими-либо ошибками, важно сначала исправить ошибку. Любые ошибки, вызванные внешними факторами (например, ошибка поставщика), также следует исправить, связавшись с вовлеченной стороной. Затем важно задокументировать ошибку и спросить себя, почему произошла ошибка и кто несет за нее ответственность. Это единовременная ошибка или проблема с основной политикой или процедурой? Отсюда вы можете сосредоточиться на том, чтобы ошибка не повторялась.
- Если у вас есть физические продукты или вы используете оборудование в своем бизнесе, вам также необходимо будет провести физический аудит. Например, инвентарь или оборудование следует подсчитать и визуально осмотреть.
Шаг 4. Сравните внутренние налоговые записи с вашими налоговыми декларациями
Просмотрите свои последние государственные налоговые квитанции и сравните их со своими внутренними записями об уплаченных налогах и налоговых обязательствах. В США храните налоговые квитанции под рукой не менее 7 лет, так как это срок давности по налоговому мошенничеству.
Шаг 5. Создайте аудиторский отчет
Составьте список сделанных вами выводов в краткий аудиторский отчет. Аудиторский отчет - это просто документ, в котором резюмируются результаты вашего аудита. В нем будут указаны обнаруженные вами проблемы, внесенные улучшения и области, которые работали хорошо.