Когда сотрудник покидает организацию, важно провести выходное собеседование. Собеседование позволяет работодателю узнать, почему сотрудник увольняется и что можно сделать, чтобы предотвратить его уход в будущем. Однако ключ к успешному завершению собеседования - это создание комфортной атмосферы, правильные вопросы и правильный язык тела.
Шаги
Метод 1 из 3: создание комфортной атмосферы
Шаг 1. Назначьте собеседование непосредственно перед уходом сотрудника
Лучшее время для собеседования - это конец рабочего времени сотрудника в компании. Для достижения наилучших результатов постарайтесь провести собеседование при выходе в течение последних 2 дней их работы.
Это позволит избежать слишком раннего собеседования, что может вызвать дискомфорт у сотрудника, или слишком позднего собеседования, что может привести к нерешительным ответам
Шаг 2. Выберите индивидуальную настройку для собеседования
Если несколько интервьюеров задают увольняющимся сотрудникам вопросы, у них может возникнуть ощущение, что их «затягивают». Выбирайте расслабленную, но приватную обстановку, в которой сотрудник будет чувствовать себя комфортно и не будет слишком уязвимым.
- Например, конференц-зал с хорошим естественным освещением и уединением от окружающих залов очень хорошо подойдет для выездного собеседования.
- Если собеседование проводится где-то там, где сотрудник не чувствует себя комфортно, будучи честным с интервьюером, ответы на вопросы собеседования могут быть не совсем честными.
- Если вас беспокоит неловкое или враждебное общение, вы также можете предоставить сотруднику письменную анкету для заполнения. Однако этот формат может быть истолкован как холодный и равнодушный по сравнению с личным собеседованием.
Шаг 3. Попросите представителя отдела кадров или внешнего консультанта провести собеседование
Может показаться, что руководитель уходящего сотрудника будет лучшим выбором для проведения собеседования. Однако сотрудник может не чувствовать себя полностью комфортно со своим руководителем, поскольку он может быть одной из причин, по которой они уходят.
Представители отдела кадров, как правило, лучше всего подходят для собеседований на выходе, поскольку они могут сосредоточиться на вопросах, связанных с ролями, и на вещах, которые имеют отношение к компании в целом
Шаг 4. Обязательно объясните сотруднику цель выходного собеседования
Цель выходного собеседования - определить, может ли компания устранить причину ухода сотрудника в будущем. Если сотрудник поймет, что собеседование должно быть конструктивным, он с большей готовностью поделится своими мыслями.
Напомните себе и интервьюеру (если это кто-то другой), что цель не в том, чтобы помешать сотруднику уйти из компании
Шаг 5. Заранее заявите, что их ответы останутся конфиденциальными
Цель состоит в том, чтобы сотрудник открыто и честно отзывался о работе компании и о том, что можно сделать для улучшения условий на рабочем месте. Напоминание им о том, что их имена не будут прикреплены к их ответам, - лучший способ убедиться, что сотрудник будет откровенен с интервьюером.
- Также может быть полезно повторить этот момент несколько раз во время собеседования, просто чтобы подтвердить, что они могут быть откровенными с интервьюером.
- В то же время отметьте, что любая информация, которую предоставляет сотрудник, будет очень важной и что компания серьезно отнесется к ней при рассмотрении вопроса о том, нужно ли им изменить какой-либо аспект ведения бизнеса.
Шаг 6. Периодически напоминайте им, что от них не требуется отвечать
По закону выездные собеседования не требуются, и сотрудники не обязаны в них участвовать, если это не предусмотрено их контрактом. Более того, если сотрудник покидает компанию на плохих условиях, указание на то, что он не обязан отвечать, если он не хочет, поможет предотвратить потенциально враждебное собеседование.
Метод 2 из 3: задавайте правильные вопросы
Шаг 1. Узнайте, почему они уходят, если они готовы поделиться
Это особенно важно, если сотрудник является ценным членом вашей организации и непонятно, почему он увольняется с работы. Однако они могут не захотеть делиться своими причинами, поэтому убедитесь, что этот вопрос задан очень вежливо.
Например, вместо того, чтобы говорить: «Скажите мне, почему вы отказываетесь от нас», спросите их: «Вы чувствуете себя комфортно, рассказывая о своей причине ухода?»
Шаг 2. Спросите, как они относятся к ним со стороны компании и ее сотрудников
Для вас важно выяснить, повлияла ли рабочая среда вашей организации на решение сотрудника уволиться. Спросите, считают ли они, что их начальник обошелся с ними справедливо или им понравились их сотрудники.
- Этот вопрос можно сформулировать так: «Как вы думаете, как к вам относились ваш начальник и ваши коллеги? Было ли что-нибудь, что вы хотели бы изменить?"
- Спросите сотрудника, что, по его мнению, думают коллеги по поводу их ухода. Это даст вам хорошее представление о том, какую роль, если таковая имела место, сыграли их отношения с другими сотрудниками в их уходе.
Шаг 3. Узнайте, как, по их мнению, можно улучшить условия труда
Плохие условия труда могли способствовать тому, что сотрудник захотел уволиться, поэтому важно знать об этом, чтобы предотвратить другие увольнения. Даже если условия труда не повлияли на увольняющегося сотрудника, у него могут быть хорошие идеи, как улучшить условия на рабочем месте!
- Подойдите к этому вопросу нейтрально. Вместо того, чтобы спрашивать: «Что не так на рабочем месте?» вместо этого спросите: «Есть ли у вас какое-нибудь представление о том, как можно улучшить условия на рабочем месте?»
- Спросите их, как, по их мнению, работает компания в целом. Постарайтесь получить как можно больше информации, которую затем сможете применить для улучшения своей организации.
Шаг 4. Выясните, считают ли они, что были достаточно подготовлены для своей работы
Сотрудник может уйти, потому что был перегружен работой, которую от него ожидали. Убедиться, что все ваши сотрудники чувствуют себя подготовленными к своей работе, - очень хороший способ предотвратить высокую текучесть кадров.
Если они ответят, что не чувствовали себя достаточно подготовленными, спросите их, какие именно виды обучения помогли бы им выполнять свою работу
Шаг 5. Спросите сотрудника, что ему больше всего нравится в своей работе
Узнать, что ваша компания делает правильно, так же важно, как и узнать, что организация делает неправильно. Спросите о положительном опыте сотрудника - это также хороший способ внести позитив в интервью при увольнении.
Этот вопрос можно сформулировать так: «Какие три вещи вам больше всего нравились в работе здесь?»
Шаг 6. Не задавайте целенаправленных или негативных вопросов о конкретных людях
Этот тип вопросов не только сделает выходное интервью более негативным; это также может быть истолковано как клевета. Вот некоторые примеры вопросов, которых следует избегать:
- "Как вы думаете, есть ли кто-то еще, кто должен уйти вместо вас?"
- «Был ли кто-нибудь, с кем вы ненавидели работать?»
- «С какими худшими вещами вам приходилось сталкиваться, работая здесь?»
Метод 3 из 3: Использование соответствующего языка тела
Шаг 1. Не забывайте улыбаться и смотреть в глаза сотруднику
Смотрите им в глаза и во время разговора, и во время разговора с вами. Однако не смотрите на них сверху вниз, так как это может вызвать у них дискомфорт или ощущение, будто вы пытаетесь их запугать.
- Для достижения наилучших результатов поддерживайте зрительный контакт на протяжении большей части интервью, но периодически моргайте и отводите взгляд, чтобы не смотреть на них.
- Поддерживая зрительный контакт и ведя себя счастливым образом, вы дадите сотруднику понять, что вам интересно то, что он говорит, и это заставит его чувствовать себя более комфортно, открываясь вам.
Шаг 2. Сохраняйте осанку расслабленной, чтобы снять успокаивающую атмосферу
Держите спину прямой, но не напряженной, расслабьте плечи. Это подчеркнет, что вы чувствуете себя комфортно в своем окружении и что сотрудник тоже должен это делать.
Это особенно важно, если вы стоите, поскольку гораздо легче выглядеть внушительным и отстраненным, если вы стоите в жесткой позе
Шаг 3. Делайте утвердительные и чуткие движения во время разговора
К ним относятся такие вещи, как кивание головой, улыбка или даже смех, когда это уместно. Этот тип движения сигнализирует другому человеку, что вы отождествляете себя с его тяжелым положением и что он может чувствовать себя расслабленно рядом с вами.
Кивание - самое эффективное из этих движений. Будьте осторожны, когда улыбаетесь или смеетесь, поскольку это может быть истолковано как неуместная реакция на то, что они говорят
Шаг 4. Уделите все внимание сотруднику на протяжении всего собеседования
Не проверяйте время, не смотрите в землю и не делайте чего-либо еще, чтобы дать понять, что вам неинтересно то, что они говорят. В то же время не позволяйте себе отвлекаться от текущего разговора.