Сколько времени вы ежедневно тратите на обработку своей электронной почты? 30 минут или, может, несколько часов?
Хотя электронная почта предназначена для облегчения общения, я подозреваю, что иногда она становится контрпродуктивной, потому что мы тратим так много времени на управление своей почтой! Например, подумайте об этих экземплярах:
- Вы иногда продолжаете заходить в папку «Входящие», хотя проверяли ее всего 5 минут назад?
- Вы ежедневно тратите много времени на управление своей электронной почтой, например, на поиск прошлой почты, сортировку, систематизацию и удаление старой почты?
- Вы часто отдаете предпочтение электронной почте, а не делу?
- Бывают ли дни, когда вы проводите больше времени в папке «Входящие», чем занимаетесь обычной работой?
В конце концов, электронная почта - это просто инструмент для выполнения ваших задач. Ниже приведены несколько советов по улучшению управления электронной почтой:
13 советов по улучшению управления электронной почтой
1. Обрабатывайте почту раз в день
Согласно опросу, проведенному Adobe, они обнаружили, что американские рабочие тратят в общей сложности 5 часов в день на проверку электронной почты - как личной, так и профессиональной.[1]
Любимый организационный эксперт Опры - женщина по имени Джули Моргенштерн, автор книги «Никогда не проверяй электронную почту по утрам: и другие неожиданные стратегии, как заставить свою работу и жизнь работать».
По словам Моргенштерна, проверять электронную почту первым делом, приходя в офис каждое утро, проблематично, потому что это может создать ложное чувство выполненного долга. Вы отвечаете на 40 электронных писем и чувствуете, что проделали большую работу, но на самом деле у вас, вероятно, все еще есть куча документов, встреч и телефонных звонков. Отвечать на электронные письма необходимо для выполнения вашей работы, но это не всегда то, что приносит вам или вашей компании активный доход.
Несмотря на то, что я проверяю свою почту несколько раз в день, просто чтобы быть в курсе (на случай, если произойдет что-то странное, например, мой сайт выйдет из строя или если будет срочный запрос), я не обрабатываю их должным образом прочь. Я делаю это только один раз в день, либо в начале дня, либо вечером.
Что делать:
Выделите ежедневное время для обработки ваших писем. Если вы не закончите в отведенное время, продолжите на следующий день. Расставьте приоритеты по важности и забудьте об остальных.
Если вы находитесь на рабочем месте и получаете много срочных электронных писем, вы все равно можете применить это на практике. Смысл в том, чтобы не позволять электронной почте управлять вашей жизнью. Помните, что это инструмент, который поможет вам в работе, а не сама работа.
2. Отдавайте приоритет 20% электронных писем; Отложить 80%
Не все электронные письма одинаковы. Мне нравится правило 80/20, потому что оно применимо ко всем сферам нашей жизни, включая электронную почту. Правило 80/20 - это идея о том, что 20 % входных данных отвечают за 80 % выходных данных в любой ситуации. Следовательно, чтобы быть эффективными, мы должны сосредоточиться на 20% входных данных, которые приводят к 80% результатов. Точно так же мы должны сосредоточиться на 20% ценных электронных писем, которые приводят к максимальной отдаче.
Мои 20% электронных писем - это те, которые дают мне следующий прорыв в моей работе. Это могут быть запросы СМИ, места для интервью, сетевые возможности, бизнес-лидеры, возможности для выступлений и другие вещи, которые ведут к моим бизнес-целям на 20%. Мои 20% электронных писем также включают людей, которые инвестировали в мою работу, таких как мои 1-1 коучинговые клиенты, выступления и читатели, которые купили мои курсы и продукты. Не в последнюю очередь сюда попадают и переписки с моими хорошими друзьями.
Все остальное идет в почту 80%.
Что делать:
Для 20% электронных писем дайте им значительный приоритет. Обычно я отвечаю им немедленно (особенно если они соответствуют правилу 1 минуты в 9); если нет, я доберусь до них через 1-3 дня. На 80% писем я отвечаю дольше, иногда даже не отвечаю (см. пункт №4).
3. Иметь папку «Ответить до XX дня»
Отправьте письмо, на которое требуется ваш ответ, в папку «Ответить до XX дня», где XX - день недели.
Что делать:
Установите три дня в неделю, чтобы отвечать на электронные письма. Отвечаю по вторникам, четвергам и субботам. Таким образом, меня не заставляют отвечать сразу же, как только я получаю письмо. Читаю, мысленно подтверждаю и обдумываю, пока не придет время отвечать (в среднем 3-8 дней с момента получения письма).
4. Осознайте, что вам не нужно отвечать на каждое электронное письмо
Что бы вы ни думали, вам не нужно отвечать на каждое письмо. Иногда отсутствие ответа по истечении определенного периода времени также может считаться ответом само по себе.
Я получаю большое количество писем от читателей, и какое-то время я отвечал на каждое пришедшее письмо. Мне это ничего не дало. Я проводил бы весь день, просто отвечая на почту, и к концу дня я был бы истощен, не в состоянии делать какую-либо реальную работу. И что интересно, почти все письма, на которые я отвечаю, никогда не получают никакого ответного ответа (даже подтверждения или благодарности), даже когда я публикую дополнительные вопросы, чтобы помочь им в дальнейшем.
Я подозреваю, что половина писем не читается, а другая половина - это электронные письма, которые люди отправляют импульсивно, и ответы не имеют большого значения. В любом случае, я понял, что гораздо эффективнее использовать время для более важных задач, таких как работа над ценными и богатыми продуктами, поддержка моих личных коучинговых клиентов, новые проекты и написание новых статей.
Что делать:
Не беспокойтесь об ответах на каждое письмо. Ответьте, если это поможет, но если затраты на ответ не перевешивают выгоды, то, возможно, не стоит об этом беспокоиться. Просто позвольте этому быть, и со временем все уладится.
5. Создавайте шаблонные ответы, если вы часто отправляете похожие ответы
Если вы просмотрите папку отправленных, вы, вероятно, обнаружите тенденцию в том, на что вы отвечаете. Почту, которую я получаю на своем сайте, обычно можно отнести к одной из нескольких категорий:
- Отзыв/благодарственное письмо
- 1-1 Коучинг
- Запросы на обзоры книг/продуктов
- Говорящие вопросы
- Другое
Для пунктов один и два я использую заранее написанные шаблоны, которые использую в своих ответах. Когда я отвечу, я бы настроил их соответствующим образом, чтобы они соответствовали потребностям исходной почты. Это сэкономило мне огромное количество времени по сравнению с прошлым, когда я набирал электронные письма с нуля.
Что делать:
Просматривайте свои ответы по электронной почте и создавайте различные шаблоны, чтобы они всегда были под рукой.
6. Читать только релевантные письма
Я подписываюсь на несколько информационных бюллетеней, таких как фитнес, самопомощь, блоги и бизнес, но я не читаю все электронные письма, которые они присылают. Я их тоже не удаляю, потому что знаю, что в них есть ценная информация. Вместо этого я настроил Gmail на автоматическое архивирование их по разным ярлыкам (папкам).
Сообщения блога архивируются в папку блогов; фитнес-письма архивируются в папку «здоровье и фитнес» и т. д. На данный момент у меня около 30 папок. Я читаю их только тогда, когда хочу получить больше информации по теме.
Что делать:
Вам не нужно читать каждое входящее письмо. Выберите то, что имеет отношение к вам.
7. Структурируйте свои письма по категориям
Папки (или ярлыки, если вы используете Gmail) помогут вам упорядочить электронные письма. Во-первых, используйте соответствующую систему именования для того, что вы делаете. Если ваши самые большие приоритеты сейчас - это написать книгу и похудеть, тогда назовите свои папки так. Во-вторых, используйте иерархическую структуру.
Что делать:
Папки первого уровня предназначены для больших категорий, а папки второго уровня - для подкатегорий и так далее. Например, у меня есть «Админ» в качестве папки первого уровня и «Резервное копирование», «Бухгалтерия», «Учетные записи» и т. д. в качестве папок второго уровня. Если нужно, у меня есть папки третьего уровня, чтобы сегментировать их дальше. В Gmail есть надстройка, позволяющая использовать ярлыки разных уровней (Настройки > Лаборатории > Вложенные ярлыки)
Использование фильтров (8) для автоматического распределения почты по папкам творит чудеса.
8. Использовать фильтры
В настоящее время в моем Gmail установлено около 20 различных фильтров для различных адресов электронной почты, названий тем, основного текста и многого другого. В зависимости от фильтра почта будет автоматически сортироваться в соответствующую папку/архивироваться. Это сводит к минимуму количество необходимых мне административных действий.
Что делать:
Фильтры - это инструменты, которые помогают автоматически сортировать почту, когда она попадает в вашу почту. Для фильтра требуются две основные вещи: термин, на который следует обращать внимание, и действие, применяемое при совпадении термина.
9. Используйте правило одной минуты при ответе
Если на ответ уходит в течение 1 минуты, ответьте немедленно и заархивируйте его. Не позволяйте ему лежать в вашем почтовом ящике целую вечность. Потребуется еще больше усилий, чтобы позволить ему витать в голове и постоянно получать напоминания о том, что вам нужно ответить.
Что делать:
При ответе придерживайтесь 1-минутного интервала времени, чтобы он не занимал больше времени, чем необходимо. Это помогает мне очищать большие пакеты почты за короткое время.
10. Установить лимит времени
Помимо правила 1 минуты, ограничьте общее время, которое вы проводите в папке "Входящие". В следующий раз, когда вы будете проверять почту, засеките время самостоятельно. Посмотрите, сколько времени вам потребуется, чтобы обработать, прочитать, ответить и отсортировать вашу почту. Затем спросите себя, сколько из этого времени потрачено с пользой. Скорее всего, большая часть из них не служила абсолютно никакой цели.
Иногда вы будете получать пугающе длинные электронные письма. Просмотрите эти электронные письма, посмотрите, есть ли что-то важное для вас, а затем обработайте их соответствующим образом.
Что делать:
Ответить, если необходимо (и использовать правило 1 минуты); заархивируйте его, если не планируете отвечать. Если вы собираетесь ответить, не чувствуйте необходимости возвращаться с длинным письмом только потому, что человек написал длинное письмо. Последнее, что вам нужно, - это обмен эссе по электронной почте, который непреднамеренно приведет к тому, что вы попадете в черную дыру электронной почты. Войдите в свой почтовый ящик, сделайте то, что вам нужно, и немедленно выходите из него.
Установка временных ограничений для задач заставляет нас больше сосредоточиться на задаче и лучше использовать наше время.[2]
11. (Безжалостно) Отпишитесь от вещей, которые вы не читаете
Во время своего путешествия по сети вы, вероятно, подписываетесь на изрядную долю информационных бюллетеней и подпитываетесь импульсивно, к которым впоследствии теряете интерес. Если вы обнаружите, что постоянно удаляете почту из своих подписок, это сигнал о том, что вам следует немедленно отказаться от подписки.
Что делать:
Установите определенное время на неделе и просмотрите свой почтовый ящик с намерением отказаться от подписки.
12. Используйте сочетания клавиш
Вы должны сделать использование сочетаний клавиш своей привычкой, по крайней мере, пока вы работаете в сфере информационных технологий. Таким образом, вы сэкономите много времени на электронной почте и сможете использовать это время для творчества.
Что делать:
Если вы хотите составить электронное письмо, не нажимая кнопку создания сообщения, просто нажмите соответствующие клавиши быстрого доступа, которые должны творить чудеса.
13. Мгновенное сообщение лучше, чем электронная почта
Вы можете сказать, что я непрофессиональна, если рекомендую обмен мгновенными сообщениями (IM) вместо профессиональной электронной почты. Но если отправка мгновенного сообщения может избавить вас от головной боли, связанной с отправкой длинного электронного письма, не лучше ли это?
Что делать:
Если кто-то обращается к вам с просьбой о небольшой помощи, иногда мгновенные сообщения будут более уместны, чем официальное электронное письмо. У Google есть эта функция в почтовом ящике.
Простые советы по эффективному управлению электронной почтой
5 Действия
Создать шаблонные ответы: Если вы обычно отправляете ответы одного и того же типа почти в каждом электронном письме, создайте шаблон для своих ответов, поэтому вам просто нужно скопировать его и вставить внести небольшие коррективы.
Обрабатывать вашу почту раз в день: Установите определенное время для просмотра вашей электронной почты и постарайтесь не делать это первой задачей дня.
Структурируйте свои электронные письма по категориям: Во-первых, используйте соответствующую систему именования для того, что вы делаете. Во-вторых, используйте иерархическую структуру; папки первого уровня предназначены для больших категорий, а папки второго уровня - для подкатегорий и т. д.
Отдайте приоритет 20% писем; Отложите 80%: Для 20% писем дайте им значительный приоритет. Немедленно отвечайте на них (особенно если они соответствуют правилу 1 минуты); если нет, то доберитесь до них через 1-3 дня. Для 80% писем принимайте решение, отвечать ли им или добираться до них в ближайшие пару дней.
Осознайте, что вам не нужно отвечать на каждое электронное письмо: Не беспокойтесь об ответе на каждое письмо. Ответьте, если это поможет, но если затраты на ответ не перевешивают выгоды, то, возможно, не стоит об этом беспокоиться. Просто позвольте этому быть, и со временем все уладится.
Последние слова
Пролистывание электронной почты может ежедневно отнимать у вас много времени. Однако, воспользовавшись приведенными выше советами, вы сможете эффективно управлять своими электронными письмами, сэкономить ненужное время, которое вы тратите на их просмотр, и потратить это время на что-то более продуктивное.