Разочаровывает, не так ли?
Вы очень усердно работаете каждый день, но количество дел, добавляемых в ваш список дел, быстрее, чем то, что вы делаете.
Такое ощущение, что ты никогда не продвинешься вперед, несмотря ни на что.
Вы думали, что к концу дня все будет сделано, но у вас все еще есть еще несколько «дел», о которых нужно позаботиться. Полдень, а ты смертельно устал, поэтому добавляешь их в список дел на завтра и идешь спать.
В глубине души вы завидуете тем миллионерам и миллиардерам, которые делают свою работу и проводят много времени со своими семьями, о чем вы только мечтаете.
Ты думаешь, что у них просто случайно оказались какие-то сверхспособности, которых тебе не хватает, и нет никакого способа решить эту проблему, так что ты обречен на всю жизнь!
На самом деле это не имеет ничего общего со сверхспособностями ИЛИ природным талантом. Секретные методы, которые они используют, отличают их от других. И вы можете научиться быть такими же продуктивными, как они, и даже больше.
1. Выбросьте свой список дел
Это случается с вами, не так ли?
В этом списке больше вещей, чем часов в сутках. И чтобы чувствовать себя лучше, вы выполняете самые простые задачи и оставляете сложные длительные задачи на потом. Единственная проблема в том, что к вечеру ты устаешь и откладываешь большие задачи. Все потому, что вы хотели посмотреть на короткий список. На самом деле это лишь одна из причин, по которой вам вообще не следует работать из своего списка дел.
Эксперты по продуктивности, включая мировых миллиардеров, не используют списки дел, они используют календари для планирования своих задач. Не верите мне? Ищите сами.
«Я не очень разбираюсь в списках дел. Вместо этого я использую электронную почту, папки на рабочем столе и онлайн-календарь».
-Билл Гейтс
Даже Илон Маск, Кевин О’Лири и многие другие ведут свой день по календарю.
Списки дел имеют много проблем. Вот некоторые из них:
- Заманчиво написать длинный список задач, на которые у вас не будет времени.
- Время не учитывается, поэтому вы неправильно оцениваете время, необходимое для завершения списка, и поэтому продолжаете добавлять новые в течение дня.
- Вы откладываете то, что ненавидите, и выполняете задачи, которые вам нравятся, сжигая свою энергию на задачах с низким приоритетом в обмен на задачи с высоким приоритетом, и это тормозит ваш бизнес.
С другой стороны, календари:
- Осознает время, поэтому вы точно знаете, сколько времени должно занять выполнение каждой задачи, поэтому избегайте слишком большого количества задач в день. Это заставит вас избавиться от ненужного.
- Легче управлять, так как ваш день будет записан перед вами.
- Самое главное, мотивировать выполнять работу вовремя и в установленные сроки; иначе весь день испорчен.
Итак, это секрет номер 1, который вам нужно применить, если вы хотите увидеть какие-либо изменения в своей жизни.
Теперь вопрос в том, как вы используете календарь и какой календарь вам следует использовать?
Есть два типа календарей:
- Напечатано
- Электронный
Так какой из них лучше?
Легко догадаться. Электронный лучше, потому что:
- Вы можете автоматически ставить ежедневные задачи на повтор и экономить время, записывая их каждый день.
- Вы всегда можете носить его с собой (в своем смартфоне или любом другом устройстве).
- Вы экономите бумагу и окружающую среду.
Лучший электронный календарь для использования - это Календарь Google.
Теперь собственно вопрос: как пользоваться календарем?
- Ну, для начала, на Youtube есть отличный учебник по Календарю Google.
- Посмотрев его, вы должны понять, как он работает. Итак, откройте Календарь Google.
- Теперь переместите задачи из списка дел и поместите их как события в календарь. Убедитесь, что вы выделяете достаточно времени для каждой задачи. Значение по умолчанию - 1 час, поэтому обязательно уменьшите его для задач, требующих меньше времени.
- Все готово. Не забудьте указать приложение Календарь Google, если вы вносили изменения с компьютера.
2. Не работайте над срочными задачами в первую очередь
Многие думают, что срочное означает высокий приоритет. Хотя иногда это так, но не всегда.
Так что срочно? Срочно - это способ людей сказать вам, чтобы вы сначала сделали свои дела. Это также может исходить от людей, которые беспокоятся и имеют низкий уровень терпимости или неправильное суждение о приоритетах.
Хорошо, так что же такое задача с высоким приоритетом?
От MindTools есть отличная матрица, которая показывает четыре типа задач, с которыми вам предстоит столкнуться. Усилие по оси X и Воздействие по оси Y.
Перечислены в порядке убывания:
- Крупные проекты - это то, на чем вы должны сосредоточиться первым делом с утра, пока вы полны сил. Они требуют наибольших усилий и дают самые высокие вознаграждения, они включают в себя всю тяжелую работу, которая приводит к успеху вашего стартапа или приносит деньги в ваш карман.
- Быстрые победы - это задачи, которые имеют большое влияние, но требуют меньше усилий, поэтому их называют быстрыми победами. Вы можете сделать это после того, как завершите основные проекты.
- Вставки - это малозначительные задачи, которые не требуют особых усилий. Вы делаете это, чтобы заполнить свое свободное время, или отдаете их на аутсорсинг.
- Неблагодарные задачи - это те задачи, которые не имеют большого значения для успеха вашей компании, но требуют больших усилий. Они неблагодарны, потому что усилия, которые вы прикладываете, практически не приносят вам вознаграждения, они должны быть переданы на аутсорсинг, когда это возможно.
Помните об этом, когда будете составлять расписание в календаре.
3. Найдите время для электронной почты и социальных сетей
Вопреки распространенному совету «проверяйте электронную почту или социальные сети только раз в день», такие эксперты, как Кевин Круз (который взял интервью у 9 миллиардеров, 13 олимпийских спортсменов, 29 отличников и 239 предпринимателей) говорят, что наиболее эффективным методом управления электронной почтой является внедрение «системы 321Zero».
Вот как работает система 321Zero:
Расписание 3, 21-минутные сеансы в вашем календаре для их обработки (утром, днем, ночью).
Очистить почтовый ящик в течение этого времени.
Хотя его совет не касается социальных сетей, его можно включить в список современных людей, зависимых от смартфонов, которые предпочитают отправлять сообщения WhatsApp, а не электронные письма.
Таким образом, вместо того, чтобы выделять 21 минуту для электронной почты, вы можете выделить 30 минут как для электронной почты, так и для социальных сетей (по 15 минут для каждого). Таким образом, вы сможете распределять свои ответы на сообщения и уведомления в течение дня, а не один раз в день, что нецелесообразно в наше время.
Если вы хотите поднять управление электронной почтой на новый уровень, вы можете прочитать полную статью Кевина Крузе о том, как миллионеры управляют своей электронной почтой.
4. Имейте суперфокус
Исследование, проведенное профессором Глорией Марк, показало, что после отвлечения требуется в среднем 23 минуты, чтобы полностью восстановить концентрацию!
И что это значит?
Ну, допустим, ваш супруг входит в дверь и прерывает вас всего на «две секунды», что обычно занимает минуту или две, а может и пять.
То, что вашему супругу показалось двухминутным перерывом, стоило вам 25 минут концентрации!
И именно поэтому вы не позволяете НИЧЕМУ беспокоить вас любой ценой.
Так как же добиться суперфокуса, пока все остальное не отойдет на второй план?
Просто внеся несколько корректировок:
- Работа в тихой комнате.
- Освободите свой стол и оставьте под рукой только то, что вам нужно.
- Переведите телефон в беззвучный режим (не вибрировать) или в режим полета, а затем положите его лицом вниз, чтобы экран не загорался, или, что еще лучше, положите его в другую комнату.
- Повесьте на дверь табличку «Не беспокоить» и заприте ее. Пусть все знают, что вы хотите, чтобы вас оставили в покое.
- Поверните стол к скучной простой стене. Последнее, что вам нужно, это завораживающий вид из окна или разноцветные обои.
- Работайте периодами от 25 до 90 минут с 10-30-минутным перерывом между сеансами.
- Сохраняйте водный баланс. Держите бутылку воды рядом с собой.
Если вы хотите поднять свою тренировку фокусировки на новый уровень, я рекомендую вам прочитать «Лазерно-четкий фокус». Несложное руководство по улучшению концентрации, максимальной продуктивности и быстрому пути к успеху от Джоанны Джаст.
5. Пусть это сделает кто-нибудь другой
Это может показаться нелогичным; Разве это не должно быть связано с тем, что вы делаете работу?
Ну да, но ты не можешь делать все сам. У тебя те же 24 часа, что и у всех, и ты явно не эксперт во всем.
Такие вещи, как бухгалтерский учет или разработка логотипа, могут отнимать много времени. Такие задачи следует отдавать на аутсорсинг, если они отнимают у вас слишком много времени, и вы можете найти кого-то дешевого для их выполнения.
Я видел, как многие авторы тратят половину своего времени на оформление своих книг, когда они могли бы отдать эту работу кому-то из Fiverr за жалкие 10 долларов.
Такие места, как Fiverr, Upwork, Freelancer и т. д. - хорошие места, где можно найти дизайнеров книг, веб-разработчиков, бухгалтеров, редакторов и вообще все, что вы можете придумать.
Так что вместо того, чтобы тратить время на такие вещи, как дизайн книг, на выполнение которых могут уйти часы, отдайте их на аутсорсинг. Сосредоточьтесь на задачах, которые приносят наибольшую пользу и в которых вы хороши, например, на письме.
6. Не планируйте накануне вечером
Многие предприниматели советуют планировать свой день накануне вечером. Вы, наверное, видели это по всему Интернету.
Но после долгого дня принятия решений ваша умственная способность принимать больше решений снижается. Согласно исследованию, проведенному в зале суда, судьи с большей вероятностью выносили положительное решение утром, чем позже в течение дня.
Причина этого в том, что ваша сила воли подобна мышце, и она устает после принятия решений. По этой причине принимать решения о планировании ночью - не лучшая идея.
Планирование жизненно важно для оптимальной работы. Без плана вы, скорее всего, будете медлить, а не выполнять свой план.
Надежный план требует времени и энергии. Вот почему вам следует планировать всю неделю, а не тратить время каждую ночь или утро на планирование своего дня.
Подходящим временем для создания расписания будет день перед рабочей неделей (утро воскресенья, если ваша рабочая неделя начинается в понедельник).
Возможно, вам придется внести небольшие коррективы перед тем, как лечь спать, и это совершенно нормально, если это не важное планировочное решение.
При планировании недели следуйте этому правилу: как мы упоминали ранее, утро предназначено для высокоприоритетных задач.
7. Делайте среднюю работу
Вы перфекционист? Если нет, то хорошо для вас. Если да, то у вас серьезные проблемы. Потому что для тебя ничто никогда не заканчивается.
Вы сосредотачиваетесь на каждой детали и пытаетесь сделать свою работу «идеальной». Но я могу заверить вас, что нет ничего идеального.
Люди не могут создать совершенство.
Даже фантом Rolce Royce, шедевр, не идеален. Это отличный продукт, но не идеальный. Он все еще может сломаться, но очень прочен.
Но как молодой стартап, ваши продукты не должны быть такими. Ваша цель - запустить минимально жизнеспособный продукт, который просто выполняет свою работу, а затем продолжать улучшать его на основе отзывов - вы знаете, метод бережливого стартапа.
Пока вещь, которую вы делаете, работает, значит, она завершена! Конец истории.
8. Изучите скрытые ярлыки
Иногда все дело в том, чтобы двигаться быстрее и срезать углы. Ленивые люди, такие как я, любят это, и это самое простое из всех, но многие из нас не используют его в своих интересах.
Вы когда-нибудь задумывались о том, чтобы изучить кратчайший маршрут перед поездкой? Научиться читать быстрее? Или просто найти способ сделать что-то быстрее?
Начнем с того, что немногие действительно учатся читать или печатать быстрее. Они думают, что это отнимет у них много времени и в конечном итоге потратит больше времени, чем потребовалось бы для медленного чтения. Другие люди просто ленивы.
Чтение и письмо - ежедневные занятия предпринимателей, поэтому я дам вам несколько ресурсов, которые помогут улучшить вашу скорость.
Для чтения:
Spreeder.com
Скорочтение Тима Ферриса
Для ввода:
Keybr.com
Ratatype.com
Typeracer.com
Вот еще несколько советов:
- Стоматологи рекомендуют чистить зубы два раза в день, в течение 5 минут, если у вас мануальная зубная щетка, и 2-3 минуты, если у вас электрическая зубная щетка. По этой причине приобретите электрическую зубную щетку.
- Для вождения вы можете ехать быстрее, но тогда вы можете попасть в аварию, что приведет к потере времени и вашей безопасности; в этом случае просто сделайте время вождения продуктивным, послушав подкаст или лекцию. То же самое и с остальной частью вашего транспорта или простоя, используйте его по максимуму, слушая что-то полезное.
- Если вы все еще учитесь в колледже и хотите произвести впечатление на своих родителей или просто получить хорошие оценки как можно быстрее, тогда применяйте методы, о которых мы говорили в этом посте, и решайте вопросы стратегически. Вам не нужно отвечать на каждый вопрос в задании или тесте, чтобы получить «А». Усердно работайте над теми частями, которые заслуживают наивысшей оценки, и просто быстро отвечайте на вопросы с низкой оценкой. Не тратьте на вопрос на 1 балл столько же времени, сколько на вопрос на 10 баллов.
Почти ко всему есть короткий путь. Вы никогда не знаете: в конечном итоге вы можете создать продукт, который сэкономит людям время. Люди платят за экономящие время инструменты, которые облегчают их жизнь. Всегда спрашивайте себя, как я могу сделать это быстрее?
9. Запланируйте выполнение задания «Одно отжимание»
Поскольку наша сила воли ограничена, всякий раз, когда мы ставим перед собой большую цель, например, потренироваться в течение 30 минут, мы склонны лениться. Просто кажется, что это слишком большая задача для завершения. Однако если бы вам сказали сделать только одно отжимание, вам не потребовалось бы большой силы воли, чтобы встать и сделать это. Все это будет похоже на шутку. Одно отжимание? Я сделаю это прямо сейчас, и, поскольку вы уже в положении отжимания, почему бы не сделать еще несколько? А раз ваше сердце бьется, почему бы не сделать несколько приседаний? Прежде чем вы это узнаете, вы сделали свою 30-минутную тренировку.
Вы можете применить это ко всему в своей жизни, например:
- Чтение
- Письмо
- Уборка
- Исследование
Просто поставьте себе нелепую цель, например, помыть только 3 тарелки, и не успеете вы опомниться, как раковина на вашей кухне сияет чистотой.
Вдохновением для этого послужил Стивен Гиз, автор книги «Мини-привычки».
10. Спи как медведь
Знаете, что душераздирающе?
Хуже всего в недосыпании не риск заболеть диабетом. Это не риск сердечного приступа, инсульта или ожирения. Дело даже не в неспособности организма удалять токсичные белки из клеток мозга (хотя это и плохо).
Нет, хуже всего то, что лишение сна ежегодно обходится США в 63 миллиарда долларов в виде потери производительности. Я имею в виду, это куча денег.
Если вы не можете поспать 7-8 часов, вздремните в течение дня. Неудивительно, что у Google есть спальные капсулы для сотрудников. Нет смысла работать, если ты устал.
11. Используйте облачное хранилище
Сколько раз вы часами редактировали документ только для того, чтобы обнаружить, что это неправильная версия?
Или еще хуже: сколько раз вы отправляли неправильный документ члену вашей команды, начальнику или профессору?
И не забудьте количество файлов, которые у вас есть для одного и того же задания, которое выглядит примерно так; задание-1, задание-1-черновик, задание-1-финал, которые засоряют память вашего компьютера и занимают несколько минут, чтобы выяснить последнюю версию.
Вам, наверное, захотелось разбить экран, когда это произошло.
Время, затрачиваемое на работу над документом, можно сэкономить.
Хорошие новости для вас, вы можете решить свою проблему с помощью облачного хранилища.
Вы можете работать над документом онлайн, чтобы избежать дублирования и поиска файлов. И вы можете поделиться ссылкой на свой документ с членом команды или начальником. Если вам нужно загрузить файл вручную, просто скачайте окончательную версию с легкостью.
Некоторые службы облачного хранения включают Google Диск, DropBox, Box и OneDrive.
12. Не тратьте время на общение в сети
Нетворкинг важен, но не в том случае, если он мешает вам работать над тем, что важно в вашем бизнесе. Когда приходится выбирать между работой над чем-то важным или участием в нетворкинге, работа всегда побеждает.
Хорошее эмпирическое правило - посещать нетворкинг-мероприятия всего 1-2 часа в неделю. Конечно, это зависит от объема вашей работы и влияния сети на ваш бизнес. Для большинства опытных предпринимателей с большой сетью необходимо меньше сети.
Теперь представьте, что вы смотрите на свой список дел, за исключением того, что на этот раз у вас есть запланированные задачи в вашем календаре, и вы точно знаете, когда закончите каждую задачу.
Вместо того, чтобы беспокоиться о задачах, которые вы не смогли закончить в этот день, теперь вы можете спать спокойно, потому что вы точно знаете, когда каждая задача будет выполнена.
Не только это. Вы также больше не будете откладывать на потом длительные утомительные задачи, потому что знаете, как превратить длинную задачу в шутку, выполнив одно задание на отжимание.
Все потому, что вы реализовали методы, представленные в этом посте.
Угадайте, что: вы уже не тот человек после прочтения этого поста. Теперь вы знаете секреты безумной продуктивности!
Больше не теряется фокус, больше не нужно выполнять «срочные» задачи других людей, и вы точно знаете, как обращаться с электронной почтой и социальными сетями, по сравнению со средними Томом, Диком и Гарри.
Звучит безумно? Это не так.
Теперь у вас есть дорожная карта, теперь вам нужно ей следовать.
Твое новое продуктивное Я ждет тебя.