Поскольку технологии все больше и больше вторгаются в нашу личную и рабочую жизнь, становится все более важным, чтобы вы знали об этих советах по техническому этикету в офисе
1. Использование мобильного телефона
Все громко разговаривают, когда разговаривают по мобильному телефону - факт. Этого невозможно избежать, так как шум на обоих концах часто мешает быть услышанным и слышать других. Хороший технический этикет в офисе предполагает, что вам следует подумать о следующем:
- говорите коротко,
- перейдите в место, где вы не будете мешать окружающим,
- позвонить по стационарному телефону (чем качественнее звонок, тем меньше криков).
2. Использование социальных сетей
Если вы не являетесь царем социальных сетей в своей компании или это часть работы, технический этикет в офисе предполагает, что вы должны свести использование социальных сетей к минимуму. Узнайте о том, что разрешено, ознакомившись с любой ИТ-политикой и процедурами. Обратите внимание на то, отслеживается ли ваше использование компьютера, и ограничьте общение в социальных сетях до разрешенных периодов в день (обычно это обеденный перерыв).
3. Серфинг в Интернете для развлечения
Оставьте просмотр веб-страниц на время, когда вы дома или в перерыве. Просмотр интересующих вас веб-сайтов может помочь убить несколько часов, но также может и помешать вам добиться цели. Избегайте этого отвлечения любой ценой и сосредоточьтесь на текущей задаче.
4. Зарядка устройства
Отключение устройства, которое заряжается для кого-то другого, является нарушением технического этикета. Скорее всего, вы забудете снова подключить устройство и можете вызвать проблемы у коллег, когда они в дороге или на совещании. Вместо этого попросите заменить зарядное устройство или поискать другую розетку.
5. Злоупотребление или неправомерное использование системы обмена мгновенными сообщениями
Обмен мгновенными сообщениями (IM) становится все более популярным способом помочь коллегам оставаться на связи. Менее формальный, чем электронная почта, он позволяет коротко и четко общаться, для чего в противном случае потребовался бы телефонный звонок. Старайтесь, чтобы ваши сообщения были короткими и четкими, когда вы используете IM. Нет ничего плохого в том, чтобы ваша личность сияла в ваших сообщениях, но держитесь подальше от болтовни и шутливых сообщений, так как коллеги могут проигнорировать вас, когда вам действительно нужно, чтобы они ответили быстро.
Если вы получили сообщение, ожидается, что вы должны ответить быстро и лаконично, при условии, что вы не участвуете в собрании или не разговариваете между людьми.
И не используйте его, чтобы быть в курсе событий с друзьями за копейки компании.
6. Использование ноутбуков на собраниях
Сведите к минимуму использование ноутбука на любых встречах. Используйте свой ноутбук только для пользы встречи и не начинайте работать над чем-то другим. Если собрание сосредоточено и соответствует повестке дня, нет никаких причин, по которым вам нужно использовать это как возможность просматривать веб-страницы или отвечать на электронные письма.
Если вы оказались на собрании, где вы могли бы быть более продуктивным в другом месте, внесите свою лепту и извинитесь. Не начинайте возиться со своим ноутбуком и не отвлекайте других в процессе.
7. Расходные материалы для принтеров
Если в принтере закончился тонер или чернила, не оставляйте его для замены другим. Сделай сам. Если вы в конечном итоге используете последние расходные материалы для принтера из складского шкафа, обязательно сообщите об этом или напишите по электронной почте лицу, ответственному за заказ замены. Не думайте, что кто-то другой разберется. То же самое касается бумаги или необычных мигающих огней на принтере (обычно они что-то значат).
8. Задания крупной печати
Если вы собираетесь отправить большое задание на печать на принтер, который будет забивать его более чем на несколько минут, сделайте следующее:
- печатать на редко используемом принтере, чтобы его не заметили
- печатайте в то время, когда другие не будут возражать,
- распечатать после предупреждения коллег.
9. Рабочий адрес электронной почты для работы
Не используйте рабочую электронную почту, чтобы поддерживать связь с друзьями и семьей. Это предназначено только для работы и может помочь вам сохранить четкое разделение между работой и домашней жизнью. С распространением отличных почтовых сервисов, таких как Google, Microsoft и Yahoo, нет причин, по которым вам нужно было бы использовать свою рабочую электронную почту таким образом. Вместо этого создайте отдельную учетную запись.
10. Использование вирусов в работе
Легче сказать, чем сделать. Убедитесь, что все домашние компьютеры имеют актуальную антивирусную защиту, и регулярно сканируйте любые USB-накопители, которые могут соприкасаться как с рабочими, так и с домашними компьютерами. Еще лучше, если вы можете этого избежать, не используйте USB-накопители для перемещения данных между устройствами; вместо этого используйте облачные службы, так как они имеют встроенную проверку на вирусы, чтобы предотвратить непреднамеренное распространение вирусов в этих службах.
11. Ознакомьтесь со своей ИТ-политикой
Потратьте некоторое время на изучение ИТ-политики для вашего рабочего места. Несмотря на то, что в большинстве предприятий есть общие темы, будут некоторые нюансы, характерные для вашей работы и рабочей среды. Ваш работодатель имеет право контролировать использование вами ИТ, если это прямо указано в политиках, на которые ссылается ваш трудовой договор. Так что знание того, что вы можете, а что нет, может, по крайней мере, избавить вас от смущения или сохранить работу.
Свяжитесь со мной в разделе комментариев, если у вас есть другие советы по техническому этикету в офисе.