“Потерянное время уже не найти”. Бенджамин Франклин
Время - один из самых ценных инструментов в жизни. Это так важно, что время сравнивают с жизнью; трата времени равносильна трате жизни.
Люди, которые многого добились в жизни, часто эффективно и разумно управляют своим временем и задачами. Без тайм-менеджмента и планирования мы склонны тратить много времени на непродуктивные задачи и проекты, и мы осознаем это, когда уже слишком поздно.
Поэтому, чтобы взять под контроль свою жизнь и достичь наших целей, нам нужно иметь правильный график и тайм-менеджмент.
Ниже приведены простые шаги, которые помогут вам более эффективно планировать и выполнять задачи:
1. Запишите свои задачи
Рекомендуется иметь ежедневный рабочий лист, в котором вы можете записывать все задачи на день. Записывание задач не только дает вам ясность в отношении работы, которую необходимо выполнить, но и помогает лучше организовать свое время.
Если в какой-то конкретный день в вашем рабочем листе есть свободные места, вы можете заполнить пробелы своей незавершенной работой или тем, что вам нужно выполнить в следующие дни. Вы также можете выделить такие моменты для обучения или самосовершенствования, чтобы помочь вам получить больше навыков. Таким образом, все ваши ежедневные моменты станут плодотворными, и время не будет потрачено впустую.
2. Приоритизация задач в зависимости от их важности
Расстановка приоритетов дает вам возможность классифицировать задачи. Часто мы тратим время на выполнение неважных дел и упускаем важные. Расставляя приоритеты, вы будете знать, какие задачи нужно выполнить в первую очередь. Даже если у вас не будет возможности закончить всю запланированную работу, по крайней мере, вы сделали то, что важно и срочно.
Иногда, не сосредотачиваясь на второстепенных задачах, вы лучше сможете сосредоточиться на важных. Это называется однонаправленностью. Удалите ненужное и сосредоточьтесь на главном!
3. Укажите для каждой задачи надлежащий крайний срок
Без дедлайнов мы часто не торопимся, занимаясь делами. Дедлайны дают вам цель и эмоциональное стремление закончить начатое.
Все мы сталкивались с тем, что когда крайний срок близок, мы становимся более бдительными, быстрыми и сосредоточенными, чтобы выполнить задачу, как и обещали. Поэтому для того, чтобы завершить свои задачи более эффективно, дайте им крайний срок. Это гарантирует, что вы закончите их, как ожидалось. Просто не забывайте ставить перед своими задачами реалистичные сроки. Если вы установите крайний срок, который нереалистичен и невозможен, через некоторое время вы будете разочарованы, и сроки больше ничего для вас не значат.
4. Групповые задачи вместе
Для повышения продуктивности рекомендуется группировать похожие задачи и выполнять их одновременно или по очереди. Это сэкономит много времени, которое обычно тратится на понимание и анализ задач, а также на настроение, чтобы начать и выполнить их.
5. Практикуйте пунктуальность
Пунктуальность рождается из ответственности. Если вы поработаете над своей пунктуальностью, вы не только сможете создать лучшее представление о себе, что придаст вам больше уверенности, но и сэкономит время, которое вам нужно, чтобы объяснить и убедить других и извиниться за опоздание.
6. Начните свой день с самых сложных задач
Это может быть немного забавно, но это работает. После планирования и определения приоритетов задач начните свой день с выполнения самых сложных в первую очередь. Часто люди склонны начинать день с проверки электронной почты, проверки Facebook и других вещей, которые не являются важными и трудными. В этом сценарии самые сложные задачи выполняются в последнюю очередь, потому что для их начала требуется очень много эмоциональной воли и усилий. Однако эта стратегия не работает, потому что сложные задачи будут выполняться, когда тело и ум устанут. Поэтому вероятность ошибок или затягивания работы возрастает.
С другой стороны, если самые сложные задачи выполняются в начале дня, их можно выполнить быстрее, с меньшими усилиями и ошибками; так как вы свежи и ваша способность сосредоточиться выше. Более простые и менее важные задачи, не требующие больших усилий и концентрации, можно выполнить позже.
7. Дайте музыку сольным заданиям
Музыка здесь используется как своего рода метроном для отслеживания времени. Музыка может помочь вам лучше управлять своим временем, особенно для повседневных дел, которые вам нужно повторять каждый день. Через некоторое время вы настолько освоитесь с музыкой и ее различными разделами, что будете знать, когда нужно ускориться, а когда закончить каждый раздел. Кроме того, это даст вам возможность выбрать музыкальное произведение, которое соответствует характеру вашей работы, что поможет вам повысить производительность и улучшить настроение.
8. Планируйте перерывы в работе в своем расписании
Перерывы нужны всем. Ваше тело и ум нуждаются в перерыве, чтобы позволить им сохранить энергию. Ваш мозг нуждается в регулярных перерывах для обработки, классификации и хранения информации. Никто не может работать непрерывно без перерывов и все время поддерживать свою производительность на оптимальном уровне. Перерывы необходимы, но вы можете запланировать перерывы.
После каждой трудной и трудоемкой задачи давайте себе передышку, чтобы дать мозгу отдохнуть, успокоить эмоции и сохранить концентрацию. После нескольких дней или недель непрерывной работы вам также нужен перерыв, чтобы отдохнуть и восстановить силы. Это придаст вам больше энергии и выносливости для будущих проектов.
9. Держите себя эмоционально сильным
Часто, когда люди не грустят, не подавлены и не удовлетворены, их продуктивность резко снижается. Поэтому очень важно сохранять эмоциональную силу и решительность. Это когда страсть вступает в игру. Многие успешные люди рекомендуют вам заниматься любимым делом, чтобы поддерживать нашу эмоциональную волю на оптимальном уровне.
Без эмоциональной выносливости и энтузиазма ваша продуктивность снижается, и в этом случае даже простая задача может занять очень много времени. Страсть и целеустремленность помогают двигаться вперед и сохранять концентрацию даже в сложных ситуациях и кризисах.
10. Научитесь говорить нет
Вы должны следить за своими лимитами. Вы не можете делать все, о чем вас просят, особенно если это не соответствует вашей цели. У вас всегда есть выбор сказать НЕТ! Часто многозадачность делает вас глупее!
В семейной жизни, как и в профессиональной, вам нужно отказаться от выполнения задач и обязанностей, которые выходят за рамки ваших возможностей и не помогают в достижении ваших целей. Если вы берете больше, чем обычно, это вызывает сильный стресс, который влияет и на ваши самые важные задачи.
Учитесь говорить НЕТ! Обещания, которые легко даются, часто не выполняются. Подумайте о последствиях принятия новых проектов или задач. Подумайте, соответствуют ли они вашей специальности и вашей цели. Подумайте, способны ли вы и обучены ли вы их делать. Тогда принимайте!