Таблицы - неотъемлемая часть делового мира. Если вы работаете с деньгами, финансами, бизнесом или чем-то подобным, вы, вероятно, используете электронные таблицы. Они даже используются в армии для отслеживания поставок. С таким количеством людей во многих отраслях, использующих электронные таблицы, вы можете себе представить, что люди делают много ошибок. Правильный! Вот десять распространенных ошибок в электронных таблицах, которые вы, вероятно, совершали раньше.
1. Ошибки в логике электронных таблиц
Электронные таблицы, как известно, очень строги в отношении таких вещей, как порядок операций. Если вы не введете свои уравнения и формулы правильно, вы получите неправильную математику, которая может разрушить всю электронную таблицу. К счастью, с этим можно что-то сделать, и это просто вопрос использования большего количества скобок. Поместите в них части ваших уравнений, чтобы получить желаемый эффект.
2. Неправильное использование встроенных функций
Одна неверная буква в функции может полностью изменить ее значение. Например, СРЗНАЧ будет игнорировать все текстовые и ложные записи. AVERAGEA преобразует все текстовые и ложные записи в ноль. Одна эта буква может полностью изменить мировоззрение и ценности вашей электронной таблицы. Компании годами злоупотребляли функциями и вносили неверные значения в свои электронные таблицы, что нанесло ущерб на миллионы долларов. Если вы используете какую-либо функцию, проверьте еще раз, чтобы убедиться, что вы используете правильные функции.
3. Не копируются все нужные ячейки
При работе с электронными таблицами можно много копировать и вставлять. Это очень распространенная проблема, когда люди не выбирают все ячейки, которые им нужно скопировать и вставить в следующую книгу. Если вы этого не сделаете, у вас будет недостающая информация. Это может вызвать много проблем, если его не поймать. Поскольку электронные таблицы могут стать смехотворно большими, это на самом деле сложнее, чем кажется. Если у вас есть 15-летняя финансовая история, и вы копируете ее только за десять лет, вы можете не уловить ее сразу.
4. Разделяйте ввод данных и ячейки с формулами
Ячейки формул и ячейки ввода данных никогда не должны находиться рядом друг с другом. Причина этого относительно проста. Если вы поместите значения в ячейки формул, которые должны быть в ячейках ввода данных, и наоборот, вы можете серьезно испортить свои книги. Когда вы держите их раздельно, вы мало рискуете перепутать их, и это сделает вашу бухгалтерию и ваших боссов счастливыми.
5. Сохраняйте только при необходимости
Это кажется странным, но это правда. Вы должны сохранять только тогда, когда вам нужно. Этот совет идет вразрез с часто сказанным советом почаще экономить. Вот почему вы должны сохранять только при необходимости. Предполагая, что вы не допустили ошибок до того момента, когда открыли сохраненную электронную таблицу, вы прошли проект с электронной таблицей без ошибок. Если вы сделаете ошибку и сохраните ее несколько раз, то ваша ошибка будет сохранена, и вы не сможете восстановить свою безупречную копию позже. Таким образом, вы должны сохраняться только тогда, когда знаете, что только что сделали правильно.
6. Создайте новые электронные таблицы, если хотите поэкспериментировать
Если вы хотите поиграть со своими электронными таблицами, вам следует сделать копию и изменить ее. Вы никогда не должны возиться со своими основными электронными таблицами, потому что вы можете потерять исходную копию в случае случайного сохранения. Чтобы избежать катастрофической ошибки, сделайте себе одолжение и сохраните копии.
7. Дайте новым ячейкам имя диапазона
Названия диапазонов могут помочь вам поддерживать порядок. Вы можете сортировать по имени диапазона, и это поможет вам быстрее найти информацию. Имеет смысл только то, что если вы создаете новые ячейки, вы должны дать им имя диапазона. Отсутствие имени диапазона для новых ячеек может ограничить способ их сортировки и поиска, что может затруднить их поиск. Вы будете удивлены тем, как много людей добавляют новые ячейки в огромную электронную таблицу и не дают им имена диапазонов. Это делает вещи беспорядочными и с ними сложнее работать.
8. Удалять имена диапазонов при удалении всех его ячеек
Вам также следует удалять имена диапазонов, когда вы удаляете все его ячейки, и это точно по тем же причинам, что и номер семь. Когда вы вносите серьезные изменения в свою электронную таблицу, вам необходимо обновить все, что связано с изменением, чтобы обеспечить надлежащую документацию. Невыполнение этого требования может привести к повторному вводу информации, которая должна была быть удалена, а также может помешать таким функциям, как поиск и сортировка.
9. Проверьте свою математику
Это кажется очевидной ошибкой, но это абсолютно необходимо. Бухгалтерская отчетность компании Fidelity однажды испортилась на 2,6 миллиарда долларов из-за глупого знака минус. Вы можете себе представить, какой эффект это произвело на инвесторов и на руководство компании. Однажды усталой ночью, и вы случайно нажмете знак минус, и вы можете сделать так, чтобы ваша компания выглядела так, как будто она заработала 1 доллар.на 3 миллиарда больше, чем он реально заработал. Обязательно проверяйте даже самые элементарные арифметические действия, которые вы выполняете.
10. Попросите кого-нибудь еще раз проверить вашу работу
Большинство самых больших ошибок, сделанных в мире электронных таблиц, происходят из-за того, что люди не проверяли свою работу дважды. Затем эта ошибка передается по цепочке управления, и никто другой серьезно не проверяет работу всех остальных, и это может привести к ужасным проблемам. Если вы работаете с электронными таблицами, вам следует найти кого-нибудь, кто будет время от времени проверять ваши таблицы, чтобы убедиться, что цифры складываются. Если вы отвечаете за людей, которые работают с электронными таблицами, вам следует чаще перепроверять их работу. В статье 2013 года утверждается, что в 88% электронных таблиц есть ошибка. Это не многообещающее число.
В конце концов, все сводится к тому, чтобы просто обращать внимание. Когда ваши глаза смотрят на крошечные цифры в крошечных блоках весь день, они обязательно начнут что-то упускать. Старайтесь время от времени отходить от компьютера на шаг и давать своим глазам и мозгу передышку. Электронные таблицы - это здорово, но они также очень утомительны, и очень легко сделать ошибку, если вы не обращаете внимания.